节省时间的秘密
过去几年来，我已经积累了不少有关时间管理的书，但没有一本能告诉我怎么找到足够的时间把它们全看完。这些书大多都带有各种练习和心理锻炼计划，还有些书会建议你上网参加额外的课程、填写问卷。等做完了这些，你也快累死了。在这些书中，我最喜欢的几本是：
· 《微时间管理术》（18Minutes），彼得·布雷格曼（Peter Bregman）著；
· 《高效15法则》（15 Secrets Successful People Know About Time Management），凯文·克鲁斯（Kevin Kruse）著；
· 《一天26小时》（The26-Hour Day），文斯·帕内利亚（Vince Panella）著；
· 《时间大事：每周多出5小时》（It'sAbout Time: Find 5 Extra Hours Each Week），哈罗德·C．劳埃德（Harold C. Lloyd）著；
· 《一天5分钟》（FiveMinutes a Day），琼·雷诺兹（Jean Reynolds）著；
· 《时间多一点，压力少一点》（MoreTime, Less Stress），朱迪·詹姆斯（Judi James）著；
· 《一年12周：用12周完成比12个月还多的工作》（The 12-Week Year: Get More Done in 12 Weeks Than Others Do in 12Months），布赖恩·P．莫兰（Brian P. Moran）与迈克尔·伦宁顿（Michael Lennington）合著。
以上还只是初级班的内容。它们讲的都是每小时、每天或每个星期能省下或赚到多少时间，你只要照着其中的步骤和方法做就行了。不过，这只是皮毛，下面是更进一步的“药方”：
· 《每天最重要的2小时》（TwoAwesome Hours），乔西·戴维斯（Josh Davis）著；
· 《半小时的力量》（ThePower of a Half Hour），汤米·巴尼特（Tommy Barnett）著；
· 《15分钟让人生改头换面》（The15-Minute Total Life Makeover），克里斯蒂娜·M．德巴斯克（Christina M. DeBusk）著；
· 《揭开时间管理技巧的75个秘密》（75 Secrets Revealed on Time Management Skills），乔·马丁（Joe Martin）著。
这些书中大多都有类似的建议，比如将早晨的时间留给重要的工作；不同时处理多项任务，而是把一件事做好；腾出时间给自己；保持充足的睡眠；一整天不开会，等等。新颖的建议纯属吉光片羽，例如，《高效15法则》的作者凯文·克鲁斯提到，我们应该停止列“待办事项清单”的行为，因为那些事永远都做不完，只会转移到其他更长的待办事项清单上。待办事项清单会使紧急事项优先于重要事项，而且人性使然，人们总是会从可以快速完成的事做起，却不对只需少许时间的事项和需要大量时间的事项加以区分。针对这一点，他进行了一项研究，得到的结论是：在待办事项清单上的项目中，有41%的未能完成。克鲁斯建议,与其使用待办事项清单，不如将你的计划按日期记录在日历上，然后按此执行。
克鲁斯也回答了以下这个问题：“能不能靠3个简单的问题让你每星期节省8个小时的时间？”答案当然是肯定的。他称这些是“哈佛问题”，因为它们源自朱利安·伯金肖（JulianBirkinshaw）教授和乔丹·科恩（Jordan Cohen）教授在《哈佛商业评论》上的主张。这两位教授认为，人们之所以喜欢随时都很忙碌的感觉，其中一个原因是这能让人觉得自己很重要。不过，两位教授在2013年所做的研究发现，忙碌本身其实并不是很有效率的。如果强制工作者慢下来，更深入地思考自己的行动，那平均来说，这些人每个星期会节省6个小时案头工作的时间以及2个小时的开会时间。这3个哈佛问题就是：
1. 在我的待办事项清单中，哪些事项是可以完全删除的？
2. 哪些事项可以交给下属去做？
3. 哪些事项需要做但可以用更有效率的方式做？
不只是克鲁斯，大多数作者和研究者都认为，在有限的时间内解决这么多问题的关键，就在于授权。所以，去招人吧。正如潜能激发教练安东尼·罗宾（AnthonyRobbins）所说的，找个人帮你去干洗店取西装，这样你就可以专心做其他事了，“只要别人能做得更好，我就不会亲自去做”。或者，正如《勇敢说不！》（Go For No!）一书的共同作者安德烈亚·华尔兹（Andrea Waltz）所说的，越是授权，你活得就越精彩。再或者，如播客主持人刘易斯·豪斯（LewisHowes）所说的：“集中精力做你最擅长的事，其他的让别人去做。”就算再找来30本讲时间管理的书，说的也是同一件事：谁有多余的时间，就向谁买时间。然而，如果你买不起该怎么办呢？“你一定可以做到的。”安东尼·罗宾说。
克鲁斯可不是时间管理方面的新手，他在22岁就创办了自己的公司，不过以惨败收场，穷到只能借用当地的青年旅舍洗澡。据他在自传中所说的，直到发现了“全身心领导力”的力量和“充分利用每一分钟”的方法，他才有了如今的成就，成为多家价值数百万美元的公司的创始人。一路走来，他积累了大量与时间管理有关的信息，能用以改变一天、一个星期甚至是一生。克鲁斯的主要信息来源是克鲁斯集团，这是他的时间管理研究库。其中，最亮眼的信息是这一则：
报告指出，主动将事情委派给他人的人有更高的生产力，更快乐，更有活力，也比较不会感到“工作过度和不堪重负”。
在如今这个数字化的时代，授权不再意味着公司里工资较低的人难逃工作负担过重的命运，你完全可以通过手机应用程序或互联网把工作外包出去。换句话说，现在你可以用很民主的方法节省时间，这也是创业者的宝库。所以，克鲁斯网罗了各路人马，在他写书的时候帮他节省时间。例如，新加坡的克拉丽莎（Clarissa）帮他设计封面，印度的巴拉吉（Balaji）帮他搜集资料，泰国的塞雷娜（Serena）帮他处理有关调查数据的邮件，美国的卡米尔（Camille）则是他在Fiverr.com找到的图书编辑。而且，他与克拉丽莎、巴拉吉和卡米尔都没见过面。
克鲁斯对人与事的描述有时可能显得过于平庸和简化，但那些人与事也是历经了艰辛的过程才有后来的成就的。例如，“29名优等生的时间秘诀”是需要严格的自律：
1. 关闭社交媒体；
2. 晚上不出门，并且在学期中主要和同学社交；
3. 5分钟以内就可以完成的事要立即去做；
4. 安排“只属于我的时间”，并效法医学院学生凯特琳·黑尔（CaitlinHale）的做法：“我会确定每个晚上至少有一个小时是给自己的。”
“13名奥运选手的时间秘诀”也很有成效：
1. 不要在手机上制订训练计划，而要在一张大的月历上做计划，它会帮你看清楚目前已经完成了什么以及还需要做什么；
2. 不要因为拒绝别人而心情不好；
3. 休息或许是最受忽视和低估的重要方面；
4. 效法美国女足的完美守门员布里安娜·斯卡瑞（Briana Scurry），并自问：“这项活动能让我表现更好或帮我们夺冠吗？”
克鲁斯等人的建议都是为了帮人们在工作上节省时间，他们的目标也都是耳熟能详的：使工作效率最大化、击败对手、致富、实现“美国梦”。的确，这些书籍差不多都是美国人写的，我们很少看到巴塔哥尼亚或珀鲁的部落里会有人热衷于安排“只属于我的时间”或者将开会的时间减少10分钟。人们在写这类书时还都喜欢在书名里加入数字，因为这样可以使目标量化。不过，还有一种时间管理法倒是较少有人采用。它的立场比较温和，更有整体性，要求平衡工作与生活。如果想要了解，可以参考下面这些书籍：
· 《不堪重负：无人拥有闲暇时的工作、爱情和玩耍》（Overwhelmed: How to Work, Love and Play When No One Has the Time），布里吉德·舒尔特（Brigid Schulte）著；
· 《抓狂妈咪的时间管理术》（TimeManagement for Manic Mums），艾莉森·米切尔（Allison Mitchell）著；
· 《全神贯注管理时间》（ManagingTime Mindfully），汤姆·埃文斯（Tom Evans）著；
· 《老板们，家人想念你们》（Business Owners: Your Family Misses You），迈克·加德纳（Mike Gardner）著；
· 《吃了那只青蛙！停止拖延并用更少时间做更多事的21个方法》（Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Donein Less Time），布莱恩·特雷西（BrianTracy）著；
· 《吃掉那只大象：克服不知所措》（Eatthe Elephant: Overcoming Overwhelm），卡罗琳·V．布卢姆（Karolyn Vreeland Blume）著。
等你吃完青蛙和大象，可以从下面这本书开始进行自我整顿和提升：劳拉·范德卡姆（LauraVanderkam）所著的《时间管理手账》（I Know How She Does It）。范德卡姆说：“时间管理永远都是热门的主题，因为我们都生活在时间中，而且我们的时间都一样多。”
阅读这类书籍的时候，你或许会取笑他们的文风。但是，范德卡姆或许能让你的嘲讽转为欢呼。虽然她的文笔有时太过甜腻，但她的情绪化还是会让人印象深刻。她的书告诉我们：6月的某个下午，她和自己的两个孩子在宾夕法尼亚的一个农场摘草莓，当时她有过瞬间的开悟。她注意到空水果盒上有一行像诗一样的句子：“莫忘了浆果的季节如此短暂。”如果把那个水果盒装满，大约是4.5千克，堆得满满的则大约是7千克。她想知道人生是否也是如此。“你的一生如何度过是一道函数题，也就是如何利用一年里的8760个小时，如何利用构成你一生的那么多个小时，而那可能是70万个小时吧。你的人生就是这样的一道函数题。”于是，她决定把更多时间用在“摘草莓、哄孩子入睡、至少能改变世界一角的工作上”。
对范德卡姆而言，那项工作需要她向143名职业女性发送一份详细的每个星期的时间计划表格，请她们提供总计1001（143×7）天的生活内容，以供她研究她们在工作、家庭和自我追求方面是怎样分配时间的。这个“马赛克项目”（Mosaic Project）中的时间计划表格由以半小时为单位的小方块组成，这些方块从每天早上5点一直到午夜。参与者必须填写好每一个小方块，无论那个时段的活动内容有多么沉闷、可想而知、重复，或者有多么难为情，都必须填写。如果你在Facebook上消磨了两小时的时间，那就填满4个小方块。而且，一定要诚实地填写。
2014年3月中旬，35岁的范德卡姆填写了自己的时间表格，并把填写的结果出版了，我看到时觉得自己简直就像个偷窥狂。比如说，3月18日星期二，她在早上6点起床工作，这项活动持续了3格。7点半，她和孩子们吃早餐。接下来，她进行一项未具体说明的工作，工作到10点半。这时，工作的性质开始改变了，有两个小方块内写的是“工作（头脑风暴、想点子）”。下午1点开始处理电子邮件，这持续了一个小时，然后是一个小时的访谈。再来是3点和4点之间的方块，被工作和跑步分割了。下面，事情稍微有点不一样了。下一个小方块是花在为《奥普拉秀》打草稿、继续马赛克项目以及前往图书馆写作，标注的是“写小说，2000字！”。7点半，她在外面吃寿司。8点，给车加完油后开车回家。下一个小方块是念书给孩子们听，然后让他们上床睡觉。再来有一格是看电视，一格是洗澡，还有许多格是上床睡觉。
星期三的重点包括一格“工作，为视频电话打扮”，然后是一格“视频电话没打成，真没效率！”下午两点，有一格是“下午两点电话也没来”。不过，这天接下来就有好消息了：6点半“和家人吃晚餐”。再下面的事有点算是灾难：“陪两个孩子去宜家，看《冰雪奇缘》。”
周末看起来很不一样，因为那是家人优先的时间。星期六，范德卡姆比平常晚起了一个小时，然后清洁打扫，在童子军松木车竞赛上花了4格，在户外陪孩子玩耍，又投入了5格和丈夫在餐厅共度约会之夜。读了这么多，难免会让人忍不住想找找看有没有哪一格或哪几格是用在性爱上的。唯一的暗示是星期天晚上10点半的那一格，因为其他日子这一格写的都是“洗澡”，而那天的变成了“洗澡及其他”。
在这个星期结束后，范德卡姆分析了自己的时间表。她是个习惯多任务处理的人，由于每天晚上的内容都没有她想象得那么充实，她感到很泄气。如果必须在晚上工作，那么她希望能更清楚地知道自己想要达成的目标是什么，这远远胜过在邮箱里漫无目的地进进出出。我问范德卡姆，从其他人那里收集到的时间表让她最惊讶的是什么。她说，让她印象最深刻的，是人们强大的适应性。
即便是在传统行业工作的女性，也能找到方法挪动工作时间，让生活的各个部分可以相互协调。我发现，差不多有四分之三的女性会在上班时间做自己的事。同样，也有四分之三的女性会在晚上、周末或者一大早做与工作相关的事。对我来说，工作与个人生活是完全结合在一起的，所以评价谁好谁坏根本没有意义。
在研究的过程中，范德卡姆揭露了一些不正确的预设。如今的美国人总以为自己比父母那一代的人工作时间更长，但事实可能正好相反。美国圣路易斯联邦储备银行的一项调查显示，美国人每个星期的平均工作时间，从1950年的42.4个小时减少到了1970年的39.1个小时。2014年，美国劳工统计局则发现，美国人每个星期的平均工作时间（非务农）已经降到了34.5个小时。当然，平均数可能会骗人，尤其是不能用来暗示人们会因为工作时间变少而感到高兴。工作时间变少也可能意味着收入的缩水，意味着人们没有能力享受增多的闲暇时间。此外，工作时间也不太能表示忙碌与否。
范德卡姆发现了大多数调查分析老手都已经知道的事实：人们总是爱说谎。“从这些数据来看，大多数人并没有过度工作。我已经在时间和工作这个领域写作了10年，也看过不少研究，而它们都显示出一个非常好玩儿的趋势：白领阶层会夸大他们的工作时间。”这一点特别适用于所谓的“白领血汗工厂”的职员。从传统上来说，也就是金融和科技这两个行业的职员。毕竟，“谁都不想被看到比旁边那个家伙的工作时间还要短”。
数十年来，马里兰大学的社会学家约翰·鲁宾逊（JohnRobinson）及其同事进行过许多研究，其结果均可以支持范德卡姆的观点。2011年，他们以“美国人时间利用调查”（American Time UseSurvey）的数据为基础进行的研究指出，对比一下估计的工作时间和详细的工作时间表可以发现，那些声称每个星期工作75个小时的人对工作时间夸大了约25个小时。2014年，伦敦政治经济学院的“执行主管时间利用项目”（TheExecutive Time Use Project）调查了6个国家的1 000多位CEO，结果发现，CEO平均每个星期花在工作上的时间是52个小时。这个数字很大，但他们却不像文学和电影中表现得那样过度打拼。在接受调查的CEO中，有70%的人说自己一个星期工作不超过5天。
范德卡姆说：
人们爱说谎，这让我心情很低落，但又让我非常火大，因为我知道谎言背后必定有阴谋。人们夸大工作时间，借此让有些工作看起来好像很难，是那些在乎家庭生活的人承担不起的。于是，人们就会想到总有一天他们必须在特定的工作与家人之间做出取舍。如此一来，很多竞争者就会自己打退堂鼓了。
就这些时间计划表格而论，有一点可能是确定无疑的：人们想要充分利用清醒时的每一分钟，而时间计划表格只是深化了这一渴望，同时也让采用了这种做法的人知道，他们的生活并不完全像自己以为的那样子。正如范德卡姆对我所说的：
对某些人来说，最好的结果就是改变她们对自己所说的故事。有一个最流行的故事是，如果妈妈是职业女性，就没有足够的时间陪伴孩子了。有一位女性检视了自己的时间表，领悟到了一件事：当自己还在念书的孩子在家时，只要他们还没睡觉，其实她就一直在陪伴他们。她说，过去她一直感到很内疚，但自从看清楚这一点，她就再也不会有罪恶感了，并且觉得如果想花时间去健身房也没有关系。
