作者：老范
时间对于每个人都是公平的，有些人工作效率高，有些人工作效率低，如何才能提高工作效率，提高单位时间的产能是每一个“效率控”最关心的问题。为了提高工作效率，我们使用个人日程表、待办单等各种时间管理工具，这些传统的时间管理方法在过去的时间管理中很有价值。
可是现在进入了信息时代，太多的信息和任务占据了我们的头脑，大脑充斥各种信息，我们的大脑开始不堪重负，从认知学的角度讲，我们的大脑只能处理3-5信息，如果超过5条以上，大脑就会反应迟钝，导致大脑停滞。有没有一个工具可以解放大脑的高负荷多任务处理的压力呢？GTD时间管理为我们提供了方案。
一、什么是GTD
GTD就是Getting Things Done的缩写，翻译过来就是“把事情做完”，是一个管理时间的方法。这个方法源自David Allen（戴维?艾伦）的一本畅销书《Getting Things Done》，这个工具在时间管理的领域拥有极高的影响力，可以说是一个一整套方法工具的集合，属于时间管理的高级工具。GTD已被许多世界顶级机构（包括微软、洛克希德、甲骨文、世界银行和美国司法部等）视为成功的工作习惯来推广。
如果你工作比较简单，做的是一份简单重复的工作，我想你可能用不上这个工具，如果你每天在处理很多任务，每天充斥着多份邮件，多个电话，多个会议，多个报告等，我想GTD一定能够帮到您。
二、GTD的核心理念
1、清空你大脑的内存：通常一件事情在你脑袋里所占的空间大小和你现实中已经完成多少成反比。把所有要做的事情分门别类，另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。大脑是用来思考的，不是用来记事的。我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们该做又没做的事情，应该把大脑从这种思维中解放出来。
2、把任何任务和项目具体成行动：不管是什么任务项目，我们要问的问题是下一个动作是什么？只有这样才能把计划具体化，任务行动化。这样一来，我们就可以把所有的注意力专注于行动，从而快速完成任务。
三、GTD的五大阶段
第一步：收集阶段一填充工作篮
如果你每天的任务很多，每天有忙不完的活，每天感觉非常累，感觉一件事情接着一件事情，没完没了。那你一定要停下来，思考整理一下你的工作，不要忙来忙去，防止到最后落下了最重要的事情没做。
收集阶段就是要帮助你把所有的工作量全部列出来，同时让你清楚“隧道的终点”在哪里。
收集各种任务，是为了让你看到工作和生活中各种事情的全貌，把藏匿在角落中的任务给挖出来。一旦你完全收集完毕，知道自己做多少活？做到什么程度？就不会担心有些重要的事情落下了，这样你就相当于拥有了第二个大脑，帮助你承载需要处理的信息，这样你的大脑就放空了，可以把所有的注意力专注于当下的事情，完全进入心流状态，进行高效工作。
如何进行收集呢？
1、所有信息统统写下来。
拿一张白纸，你大概需要20分钟到一个小时的时间把头脑中的内容一一地清理到记录用的白纸上。你会发现这些事情的出现往往随意性很强――鸡毛蒜皮的小事、重大事件、个人私事、工作问题等，没有任何特定的次序可依。不论大事小事全部写到纸上，清空大脑。
2、把所有信息进行分类
由于信息很多，所以你需要对他们进行分类，才能保证不遗漏重要的信息。每个人的情况可能不同。
例如：
工作方面：写周五报告的PPT、回复供应商报价、写营销方案等。
生活方面：陪儿子去博物馆、去办理社保卡等。
学习方面：写周末发表的文章、参加演讲的课程、参与网上考试等。
3、定期清空。
注意是清空不是清理。必须定期空无一物，清空不是扔掉，而是把任务从工作篮中移出，进入下一环节。
第二步：处理阶段一清空工作篮
当我们收集了所有的工作任务，我们就要清空工作篮，清空工作篮并不是要去全部把事情做完，而是去确定每一项工作的内容和实质，就是给每个任务打上标签，并判断出下一步的具体措施，我们要判断出哪些任务需要马上去做？哪些任务需要延后处理？哪些任务需要委托别人？只有对所有的任务打上标签，才能有条不紊的去处理。
1、加工处理的方法指导原则：
原则1：从最上面的一项开始处理。
即使第二项事情是重要领导给你的一封信，而第一项仅仅是一个垃圾邮件，你也必须首先对付这个垃圾邮件。虽然这是一个夸张的例子。但是这个原则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等机会的处理。“处理”这个动词并不意味着“花费时间”，它仅仅是指“判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后相应地处理掉”。无论如何，你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部，而且不逃避任何一件事情的处理。
原则2：一次只处理一件事情。
思考最大的敌人就是混乱。饭要一口一口吃，事要一件一件办。如果我们同时处理事情太多，就会导致什么事情都做不好，那样只会降低工作的效率。因为头脑里有太多的信息反而会导致思考受阻，就像电脑塞满了处理命令会导致运行缓慢甚至死机一样。因此，我们要一次处理一件事，不要为了速度，进行多任务处理，这样有可能会让你的大脑受阻，反而变得更慢。
原则3：永远不要把任何事情再次放回工作篮
有时候一件事情，你既不判定的性质，也不考虑下一步对策，只是把它们弃之一旁，然后又把它放回工作篮，这是一种非常不好的习惯。他会让你越积极多，影响你的进程。
所以要根除这种不良习惯，最好的办法就是：“当你第一次从工作篮中取出时，立刻判定它的实质以及处理方法，永远不要把它再次放回工作篮内。
2、处理的步骤
问题1：是否可以付诸实施？
如果你的回答是不可以：那么这就是一些不需要采取行动的任务。一般有三种情况：
垃圾：如果是些没用的事情，例如参加一个没有意义的会议，你考虑后不参加，就把这条任务删除。
储备：例如你想学习英语，想出国旅游或者你有一个产品策划案的好想法。现在不需要采取行动，你就可以加入“将来某时／也许”清单；有时候也叫愿望清单，愿望清单一般都是你的一些想法，还没有落实到计划，只是在未来有这种可能性。
参考：有一些参考资料，例如：一些工作类PPT，或者电子书等资料。不能扔掉，因为以后有可能用的着，这时你需要建立一个“文件夹”，把他们分门别类的整理好，以备未来查阅之用。
问题2：下一步的行动是什么？
针对可以采取行动的任务，我们要问一下自己下一步的行动是什么？例如：给客户制作方案、回复供应商的邮件、写工作总结等。这些带有明显指令的工作，都是一些可以具体行动的任务。有些任务一步就可以完成，有些任务需要多个步骤完成，例如一项持续6个月的项目方案，需要每月完成一定的进度，此时你需要把项目进行分解，形成可以执行的任务清单。
当我们筛选出可以采取行动的任务时，这时我们需要问第三个问题。
问题3：2分钟是否完成？
针对这么多的任务，我们要问一下自己，2分钟之内能否完成？这时，我们会面临着3种选择：
第一种：马上实施（如果２分钟内可以完成的话）
如果2分钟之内可以完成，但你又不得不做的事情，就马上去完成它，不要拖延。
第二种：指派给他人（如果你自己并不是最佳的执行者）；
有些任务不是你擅长的，或者你不是最佳的执行者，例如，项目方案的撰写，你可以把它交给你的助理。不要什么事情都事必躬亲。
第三种：交给你的管理系统（作为日后处理的一种选择）。
针对超过2分钟以上的任务，我们要进入自己的清单管理系统。
第三步：管理阶段一建立好清单
在处理阶段，我们对各个任务进行了判定，也就是打了标签，下面要对各种任务放入不同的清单系统里。一般有四种清单：愿望清单、等待清单、项目清单、执行清单。
1、愿望清单（未来也许会做）
想做但不是现在，也未安排何时，总觉得有朝一日会做。比如：想出国旅行，想学高尔夫等等。可以先标记一下，有空再说。
2、等待清单（交给别人做）
针对交个别人的做的任务，要放到等待清单，例如：财务报销，方案撰写等。
3、项目清单（需要多步骤完成的）
有些项目跨越周期长，例如：内训师培养项目，历时6个月的时间。把这类项目，放入项目清单。
4、执行清单（自己需要做的）
需要自己完成的任务就放入执行清单，如果有明确的行动日期，就标示到日历中。
在执行清单填写时，要遵循要事第一原则，也就是艾森豪威尔法则。先做重要紧急的事件。
在填写清单的时候，有时候项目清单和执行清单有交叉的现象，这样很正常。项目清单执行周期长，执行清单执行周期短，要把项目清单转为为具体的行动，然后放入执行清单。
项目清单单独设置的目的是为了解放我们的大脑，如果把它混合到执行清单里，会加大分辨难度，不易复查。筛选和回想很费脑，而GTD的宗旨是省脑。
第四步：检查阶段一回过头看看
检查阶段非常重要，回过头看看，哪些任务完成了？哪些任务遇到困难了？任务进行到什么程度了？哪些任务需要调整？检查可以优化我们的时间管理系统，进而提升工作效率。
1、检查时间
检查一般分为日检查和周检查。每天抽出10分钟时间，对自己一天的工作进行检查和回顾，了解自己任务的完成情况。
每周五的下午最好抽出1小时左右的时间，对自己一周的情况进行回顾。
为什么周五的检查回顾非常重要，主要是因为：
第一、对于这一周的事物你很可能还记忆犹新，这使你能够进行完整的剖析和回顾
第二、整理和清空一下大脑，之后你就可以安心地享受周末的休闲时光。
2、检查内容
检查「工作篮」是否清空。
检查「愿望清单」是否有任务需要执行，把它转化成具体的行动或项目。
检查「项目清单」了解项目进度，并保证每个项目至少有一个行动。
检查「等待清单」委托人是否完成？是否遇到了困难？是否需要转化为行动？
检查「执行清单」是否按时的完成各个任务？是否遇到了阻力？
检查各清单是否有已完成、已作废的条目，立刻删除。
检查各清单中任务是否需要调整和优化？
第五步：行动阶段一选最佳方案
执行就是按照行动清单和日历进行任务的处理，最好的状态就是我们每天按部就班的执行行动清单，可是现实不是你想的那么简单。由于多方面的原因和突发事件，不一定完全按照行动清单的顺序去完成，有些事情可能需要先做，有些事情可能需要后做，选择下一步行动计划的标准是什么呢？如何才能在短暂的一天处理更多的任务呢？戴维?艾伦给了我们四个标准。
标准1一环境：有时我们在办公室，有时我们在高铁上，有时我们在飞机场，根据所处环境的不同，选择不同的行动。例如：在飞机上我们可以写方案或者看书等。
标准2一时间：有些项目需要整块的时间去完成，比如写一个报告。有些行动需要零碎的时间就可能完成，比如给供应商打电话，背单词等。如果我们在等高铁，有30分钟的空闲时间，我们就可以打个电话，或者背单词。
标准3一精力：精力充沛的时候去做一些复杂性高、难度大的行动。比如早上我们可以写策划报告等。疲劳状态或者无精打采时去处理一些简单的事情。例如：定火车票等。
标准4：重要性：
根据你的目标，确定那些事情对你更重要，先做重要的事情，后做不重要的事情。
通常，我们在执行的过程中，更容易被卷入到随时冒出来的紧急情况之中，而不是按部就班地去处理我们行动清单上的任务。遇到突发时间不要慌，你要知道突发事件本来就是工作的一部分，针对突发事件，你要对他进行打标签，放入工作篮，如果2分钟能够完成，那就快速完成。如果2分钟完不成，就要根据他的重要性确定要不要马上执行，还是延后处理。
总之，工作和生活不是按部就班的，充满了很多不确定性和突发性事件，因为这才是真实的世界，世界是混沌的，我们要学会拥抱不确定性和突发性，处理突发事件也是你积累人生智慧的重要方法。
总结
GTD不仅是一个时间管理工具，更是一个生活工作管理工具，在信息爆炸的时代，大脑充斥了太多的信息，多任务处理向来就不是大脑的强项，因为大脑就是一个认知吝啬鬼，能不用脑就不用脑。这是由于人类进化的进程决定的。我们很难去改变。所以为了更高效的使用我们的大脑，就必须借助于外部工具对信息进行整理，化无序为有序，让精神熵和信息熵达到负熵状态，才能让大脑更好的去思考。
GTD时间管理工具可以帮助我们整理工作和生活中的各种任务，通过收集－处理－管理－检查－执行五个阶段，一个工作篮，四张清单和多项原则把各种大小事件，整理成一套高效的可执行的行动，大大提升了工作效率。
再伟大的梦想都需要设计成一个个目标，再远大的目标，都需要分解成一个个的小任务，把每一个小任务执行好，就需要一套周密科学的管理工具，而GTD就是可以帮助你实现目标的好工具，那就从现在就开始使用吧，祝你好运。
参考资料：
《尽管去做——无压工作的艺术》［美］戴维·艾伦著 中信出版社
ＧＴＤ最全面教程，从入门到精通 作者：逗总手记 简书
