树立正确的时间管理价值观
曾有人问主持人孟非:“在现实与梦想之间如何选择?”孟非回答说:“我最适合回答这个问题了,因为我从来没有梦想,该干什么就干什么,我一直都活在现实之中。”孟非的“该干什么就干什么”实际上体现了一种朴素且智慧的时间管理价值观。麦肯锡人一直强调,透过一个人的时间管理价值观,可以明确地看出这个人的人生价值观。
如何才能树立正确的时间管理价值观?实际上,管理时间便意味着管理自己。本·富兰克林说:“你的时间用完了,你的使命也就到头了。”若能创造性地将时间管理上升到生命管理的高度,便能利用有限的时间去发挥出最大的价值。
时间管理的根本是对自我状态和自我习惯的管理。时间管理专家研究发现,对于这个日新月异的时代来说,传统的时间管理几乎毫无价值。这是因为很多人从一开始就没有准确意识到时间管理的重要性。人们最常做的是抱怨以及逃避,抱怨时间不够用,逃避有限时间内该完成的事。
自1926年成立至今,麦肯锡逐渐形成了一整套高效卓越的时间管理方案。它告诉我们:时间是最宝贵的资本,是无法更新的财富,只有管理好时间才能管理好生活。
HALE连锁店的创始人早年是麦肯锡团队中一名精英分子,离开麦肯锡后,他于1946成立了第一家店,当年便发展成了四家店,二十二年后,他已经拥有了四十六家连锁店。他在接受《财富》双周刊采访的时候谈到了时间管理的问题。
面对犀利的提问,他说:“对于大部分人来说,这一生中能够下达的最重要的决策一定跟时间有关。如何使用自己的时间,是十分重要的事情。对于我自己来说,我不会将自己的时间花在需要很多生产劳力,而成果却平凡无奇的事情上面。而且只要我能找人代劳的事情,我绝不会自己去做。”
当你无法成为时间主人的时候,将被时间奴役。关于时间管理,麦肯锡咨询人员在工作的过程中凝练了十条原则,帮助你树立正确的时间管理价值观。
一、分清事情的轻重缓急,制订“紧急任务专制管理”方案。当紧急任务与重要任务纷至沓来,互相挤压着你的思维的时候,你应该如何平衡、利用好你有限的时间?紧急任务通常需要立即执行,这就迫使人们倾注所有精力去解决紧急任务,却一次次将重要任务扔至一边。然而,也许不久后,你便能体会到重要任务被耽搁的严重后果。想要解决这个问题,你必须要对紧急任务进行专制管理,匀出时间去做更重要的事情。
二、将精力投注于“少数关键性的活动上”。高效能人士不会愿意浪费时间于琐碎的、毫无帮助的事情上,而会集中精力去做少量的、关键性的事情,反而能够发挥出独特的效果。
三、区分效能与效率,要注重效果。效能可指“做正确的工作”;效率却可理解为“正确地做工作”。前者的作用要远远大于后者,因为工作的方向不能搞错,如果你做错了工作,效率再高,也不过是无用功而已。
四、行动要保持高效。对于患有拖延症的人来说,如果一天有三十六个小时也会嫌少。行动要保持高效,如何能用最少的资源、最短的时间得到最大的效益是我们最应该考虑的事情。社会发展的节奏和进程越来越快,只有高效行动,才能取得预期中的成功。
五、做事要灵活、机动,随机应变,沉着应对突发事件。面对突如其来的意外,如果你做事古板不知变通,一定会付出大量的时间和精力。相反,如果你灵活机变,极懂变通,便能在最短时间内控制住事态的发展,从而取得良好的效果。
六、做好时间预算,重视细微之事,不要盲目乐观。做好的时间预算与现实当然不会一丝不差,但是也不能相差太远,千万不能不切实际。要对自己即将要完成的任务有充分的认识,不要忽略那些小事。很多人对自己都充满自信,觉得任何任务对自己来说都是小菜一碟,他们往往会对那些小事、细节掉以轻心,殊不知正是这样的小事、细节如果做不好,便会耗费自己更多的时间。
七、要当机立断,忌犹豫不决。尤其是在做决策的时候,一定要有果断决策的能力。时机稍纵即逝,如果你犹豫不决,迟迟拿不定主意,除了浪费更多的时间外,并不会给你带来其他的好处。
八、做事之前准备充分,行动起来自然快捷很多。麦肯锡人在做任何事之前都会尽量做好准备,这样才能“知己知彼,百战不殆”。他们为了节约时间,提升效率,往往会在事前准备资料,收集信息。
九、善于团队合作。所谓“众人拾柴火焰高”,没有完美的个人,只有完美的团体。一滴水涌入江流才能以一己之力发挥出更大的力量,只有利用团队合作的优势,才能掩盖住自身的缺点。借助团队的力量,能更快更好地完成任务,并达到预期中的目标。
十、处于领导位置时,抛弃亲力亲为的观念,善于授权。当你处于某个重要地位的时候,要学会智慧地“放权”。将所有事情和责任都背负在自己的身上,只会被压垮压塌,既浪费时间精力,还容易把事情搞砸。
每一个麦肯锡人都对时间管理的重要性有着深刻的认识。他们会尽量保持办公地点的整洁,有意识地改变自己做事杂乱无章的坏习惯。他们在做任何事之前,都会在心底编排好不同事情的优先次序。同时,麦肯锡人意识到,图表不仅会为你我节省大量时间,还能使得目标更加清晰,可以充分调动起人们的积极性。
每天都可以为自己设立一张图表,当一天工作结束后,分析图表完成度如何,根据结果适当地调整目标。对于麦肯锡人来说,还有一个重要的原则在于:做事要从最简单的地方入手,循序渐进,有利于树立信心,更有利于目标的实现。集中精力,一次只做好一件事,不要搞得自己疲惫不堪,还白白浪费时间。