最近，我碰巧读到一篇布伦尼·韦尔（Bronnie Ware）写的短文《临终病人的五大憾事》。许多年来，韦尔一直在照护临终前返家的病人。这些病人最常出现的遗憾是什么？“希望我曾经勇敢地选择忠于自我的生活，而不是照着别人的期待过日子。”其次呢？“希望我没那么努力工作。”
我们可以通过以下两种方式来理解这些遗憾：1、不要工作得太卖力，要把时间花在忠于自我的生活上；2、一样努力地工作，甚至更努力，但要做自己看重的事。这些事必须忠于自我的生活，是你认为重要且有意义的事。
如果把临终病人的两种遗憾放在一起看，就可以了解人们之所以感到遗憾，并不是因为花那么多时间在工作上，而是竟然那么努力去做一些自己并不看重的事。如果我们的工作是我们所看重的，能代表忠于自我的生活，我们就会活得更充实。当我们即将告别人世之时，就不会有遗憾。
每个人都能把时间花在自己看重的事物上吗？我曾听一位夜间清洁工充满骄傲地描述她有多擅于清理，在她打扫之后办公室看起来有多棒，而这件事对于白天在那里上班的人来说，又有多重要呢？所以，也许答案是肯定的。
没有任何测量办法——当然，绝对不是金钱——能够客观地衡量出某事对于某人的价值。惟一重要的是，去做你觉得重要的事。
专注于少数几件重要大事
这世界上有太多事要完成，有那么多有趣的人、好玩的活动、值得去做的事、有吸引力的机会，实在太难选择了。所以我们干脆不选，每一样都来一点？
大多数的时间管理方法都有个问题，那就是它并不是协助你解决这个问题，而只是专注于教你怎么以最少的时间完成所有事。但这是个错误，就好比在自助餐厅里每一样多吃一点，是个错误的做法一样。因为想要完成所有事情，会让人抓狂、筋疲力尽。
想从自助餐厅安然撤退，秘诀就在少吃几样。想要过着生气蓬勃的日子，秘诀也是一样，那就是少做几件事。也就是说，对于要做什么，必须要有策略；对于不该做什么，也得痛下决心取舍。
说得再具体一点，我们应该专注在少数几件事情上。我自己在经过多次的尝试错误之后，得出的数字是五件事情。
我决定把这一年的重点放在五件事情上，其中三件与工作有关，两件是私人事务。我做的（几乎）每件事，都必须属于这五个领域。如果不是，只好礼貌地拒绝。
为什么是五件事？因为对我来说，这样似乎运作得不错，必须完成的重要事项都包含在内，而且不至于筋疲力尽。但适合你的可能是三件事，也可能是七件，只要对你有效就行了。你会知道运作的效果，因为如果有效，你在每个领域都能得到成就感，不会杂乱而手足无措，或丢三落四。
那又为什么是一年？因为一生太长，一个月又太短，用一年来实现长期重点刚好。我们常以年进行思考，像是学年度、生日、宗教节日、薪资、红利、绩效评估，都是在一年期限内进行，而且一年的时间刚好足以得到真正的进展，却又不致迷失。
以下是我的五项重点：
三项与工作有关：服务现在的客户；开发未来的客户；写作及演讲。
两项与个人有关：与家人和朋友相聚；做些有趣的事，照顾好自己。
这些事大都是无法明确量化的，但没关系，这些并不是目标，也不是所有事情都要有个量化的目标。这些是重点领域，是你想要投入时间的事项。如果你想要的话，可以再为每个领域设立特定的目标。
你的清单会不同，因为你和我不同。重点在于你得有意识地去列出这张清单。在接下来的这一年，你想要专注在哪五件事情上？它们必须对你有重大意义，你才会投入那么多时间在上面，并知道你对时间使用得当。
换句话说，就是在自助餐厅用餐时，拿一个可装五种菜色的盘子，不能再多了。既然只能选择五种，就要确定拿到的是既营养又好吃的菜色。
怎样运用时间才算得当？确认你的清单能够运用你的能力、包容你的缺点、强调你的独特之处，并反映出你的热情，那就对了。同样重要的是，也要包括接受挑战、与他人合作的机会，以及受到认可的机会。
一旦确认能够反映出上述元素的领域，接下来就得针对不适合放入盘里的东西，做出困难的决定。
当决定好你的五个重点之后，把95％的时间用在上面，剩下的5％用来做其他零碎的事：帮忙同事；换机油；读完针对iPad的评价，然后排队去买一台，这些都能运用那5％的时间去完成。但如果这些事占用你20％的时间，那表示你花太多时间在别人的要务或无聊的生活琐事上，没有留足够的时间来进行自己的要务。
有时，你会面临重点之间的冲突；我就曾遇过，那次是TED邀请我去演讲。我觉得TED大会很令人赞叹，而且演讲明显符合我的“写作及演讲”重点，但日期和我妻子伊莲娜40岁及她父亲70岁的生日晚会相冲突。最后我决定推掉演讲邀请。
并没有任何公式可帮助你在五个领域之间做抉择，但当冲突发生时，静下心来想一想，大多数时候你会有答案。如果没有，那这里提供一种方式：想想看你最近花最多时间做哪些事，如果其中某个领域占用的时间明显较少，就选它，作为平衡。如果不能决定，那选任何一个都好，至少你知道两个都值得做。
一件一件选定要做的事
你已经知道这个年度首要的五件事是什么。这些事必须成为每日生活的基础，也就是你的组织结构。想让你的年度重点工作有进展，就必须专心把时间投入其中，每天都是如此。
这时，一份有条理的工作清单就能帮上忙。这份清单必须保持单纯，否则光是制作工作清单，就又多了一项工作。制作工作清单时，请依据你的五个领域来分类，然后加上第六类，并标示为“其他5％”。
以我的某一天为例，工作清单会像这样：
透过这样的清单架构，把令人手足无措的事项，切分成容易管理又切实可行的工作区块，同时确保时间花在对的地方。光说不练没有意义，要真的花时间去做。我的工作清单就是我的计划，也是我要投入时间心力的重点。
这个架构既单纯，又有助于专注，是你展开一天的好方法，但功用不仅于此。它还能提供信息，让我知道自己怎么处理各项重点领域、各领域之间如何建立关系，以及为了在各领域取得进展所做的努力。
看看前述清单，你会发现在这个特定日子，“服务现有的客户”的比重远超过“开发未来的客户”。只有一天这样没关系，但如果是长久现象，在整个月当中，关于现有客户的工作都填得满满的，而对未来客户的工作却空荡荡，我就会知道自己必须调整，才能让业务成长。
当工作时间发生冲突，必须有所取舍时，这个清单架构尤其有用。例如有两个会议都很重要，而我必须择一参加，这时就可以根据自己运用时间的多寡，看哪个重点领域的活动较少而做出决定。这能帮助我保持平衡。
另一方面，在“做些有趣的事，照顾好自己”的领域，我也只有一个活动项目，但因为写作、家人和朋友全是我能量的来源，所以没有关系。
我也注意到“其他5％”的活动总是满的，这些都是非常行政事务导向的，而且占据我超过5％的时间。这可能表示我应该雇用一位行政人员，或该把一些事项延后，直到行程表空出更多的时间。
只要有条理地把任务做成清单，着重在本年度想完成的目标，就可以减少令人窒息、动弹不得的状况。
18分钟轻松管理每一天
你可能不知道：人们在工作时，平均每小时会被打扰四次，而且有40%不会回到被打扰前的工作；有将近95%的经理人认为，最浪费他们时间的三件事是不必要的会议、不重要的邮件、冗长的简报内容；而电子邮件与电话造成的分心，会让人的智商降低10分，比抽大麻的影响高出一倍；一心多用，则会让生产力下降40%。
成功者都有一个管理工作生活的好习惯，而这个习惯可以只占每天的18分钟：
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上班前花五分钟，规划当日工作重点。在打开计算机前，先坐下来，拿出工作清单，看看有哪些项目可以让这一天变得很有成就。有哪些事项是实际可行的，能让你更专注在年度重点上，并让你在一天结束时感到自己过得很有效率而成功？然后，把这些项目从工作列表上挪到日程表。别忘了：要确保列表上的任何项目不会留在那里超过三天，要么把它们写入日程表，要么就从清单上拿掉。
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每小时花一分钟，重新聚焦。把手表、手机或计算机设定成每小时响一次，然后开始针对日程表上面列的事项工作。当闹钟响起，深呼吸，问问自己，过去一个小时是否有效率。然后看一下日程表，有意识地承诺自己要如何度过下一个小时。一小时接着一小时地管理每一天，别让时间来管理你。
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下班前花五分钟，诚实检讨并反省自己。在一天工作即将结束之际，关上计算机，回顾今日，问问自己三组问题，例如：今天过得如何？今天学到了什么？需要向谁回复最新消息吗？快速写几封电子邮件或打几通电话，确保自己与应该联络的人联系。
每天给自己18分钟。你将学会如何有效管理每一年、每一天、每一刻：掌握专心的秘诀，有效排除干扰；除了管理自己，还要熟知如何设定界线，以防别人浪费自己的时间；不必忙于搞定所有的事，而要在有限时间内完成真正重要的事。站高一点看自己，心灵富裕，工作才有效率。
彼得·布雷格曼（Peter Bregman）|文
彼得·布雷格曼是战略咨询师。
《哈佛商业评论·自管理》
编辑｜周强qiangzhou@hbrchina.org
