首先，中央政府除了有皇帝这一最终决策者之外，还需要有行政首脑，以辅佐管理国家行政事务，否则，偌大一个国家，皇帝是忙不过来的。而这位行政首脑便是“宰相”。“宰相”不是指一种官职，不是朝廷里官员的名称，而是指古代最高行政长官的通称，是辅佐国君处理政务最高官职的官员。“宰”指的是主宰，而“相”是辅助之意，“宰相”就是皇帝身边处理政务的最主要的助手，在行政官员中，他是首脑，所以，常常说宰相是“位极人臣”。
宰相不一定是丞相，而丞相就是宰相，是宰相最有代表性的高官，由于皇帝对宰相的不同态度，也由于官职设置的变化，属于宰相的行政首脑的正式官名在不同朝代或不同时期是有所不同的，曾经分别称为丞相、相国、相帮、大司徒、中书令、尚书令、参知政事、内阁大学士、军机大臣等。其实，这宰相官名的变化在一定程度上也反映了皇权专制中央集权下皇权与相权的矛盾，从制度上说，宰相的权位仅次于皇帝，君权掌控其他一切权力，相权依附于皇权，但是，相权所拥有的行政管理权有时也会对皇权构成威胁，相权有时会出现架空皇权或取代皇权的现象。
其次，皇帝赋予宰相一定的权力，而这权力主要体现在三个方面：其一是拥有行政管理权，即按照律法的规定和皇帝的授权，全面管理国家的行政事务，保证行政机构的健康运转；其二，拥有参与议政权，即有权参与议论政事，与皇帝议论国家大事，为皇帝就政策、法令、经济、管理等方面进行献言献策；其三拥有部分决策权，皇帝往往授予宰相部分决策权，对于国家战略、军事大事和皇家要事等重大决策事项以外的事，宰相有权拍板，这具体要看相权与皇权的关系，有的皇帝给了宰相很大的决策权，而有的皇帝却不允许宰相决策；其四，拥有部分人事权，包括选任贤才与罢免不称职官员的权力，用人权其实是在宰相诸种权力中是最重要的，古代管理体制基本上属于自上而下的管理机制，而当宰相拥有了人事任免权，其实就等于掌控部分朝局。
再次，古代设置宰相制度其实是有重要的功能的，对于维持和发挥中央政府的管理效能和建立纠错机制意义重大。其一，相权对于专制皇权有制约作用，皇权专制体制下，帝皇的权力至高无上，而由上而下管理方式很容易造成专断独裁，从而形成昏暗腐败的政治生态，相权的设置分担了行政管理权，分担了部分的议政权、决策权和人事权，因而对专制帝王有牵制作用，能维持皇帝与百官一定程度上的协调关系；其二，相权对于皇帝决策有一定的纠错机制，权力独断的皇帝很可能因由上而下的单向管理机制而缺乏反馈机制，因而出现决策失误，而宰相可以发挥参政辅佐和执行时的调整作用，在一定程度上对其失误进行纠错，以保证决策的正向效果；其三，相权对于辅佐皇权有减轻压力的作用，中央政权要管理的事务太多，如果没有把决策权和行政管理权分开来，皇帝要管理的事就太多了，而管的事太杂将没有那么多的时间和精力来做好决策的事，所以，宰相制度的设置有利于为皇帝减轻重压，替皇帝挡住各种各样的繁杂事务，让皇帝更专心于做关键决策；其四，宰相在皇帝与百官之间起着中介作用，皇帝自上而下进行管理，而面对着百官，皇帝可以先管着宰相，再通过宰相去管理其他官员，如此一来便能缩小管理对象的范围，能更集中地把政务管理好；另一方面，百官要决策的事务也可以汇总到宰相处，由宰相过滤后，选择重要的上呈给皇帝，此外，当皇帝有时震怒，一时对臣下做出超重惩罚，宰相有时可以通过利用参政的权力提出修正建议，避免惩罚失误，当然，这必须是在明君贤相的互动机制下才能实现。
在古代中央管理体制中，皇权与相权的关系至关重要，二者的关系协调机制的好坏往往关系到王朝的兴衰存亡。宰相与皇帝的关系处于良性协调和积极互动的状态，王朝一般处于兴旺发展中，反之，宰相与皇帝关系紧张，矛盾激烈，甚至皇帝取消了宰相，或者宰相架空了皇帝，一般来说，王朝将处于衰落局势中，最后将导致王朝的衰亡。历史上，明君一般都喜欢宰相制，而独裁的君王一般都不能容忍相权对于皇权的牵制和纠正，唐太宗李世民认为设置丞相有益于提高中央行政管理的效率，并有利于避免因君主决策的重大失误而导致亡国，李世民常常会与丞相等集体议政，然后他再做最后的决策，他让皇权与相权处于一种积极的协调之中；而在明太祖朱元璋看来，设置丞相正是造成政治动乱的主要原因，他更喜欢将权力集中于皇帝手中，不需要丞相，朱元璋取消了丞相，他直接掌管中央政府各部门，让各部门互不统属，只属于皇帝，朱元璋将皇权与相权对立起来，从制度上消灭了相权，从而保证了皇权的绝对专制。李世民和朱元璋是很典型的例子，值得深思。
