3. 优先级的四种情况
人们在进行时间管理时，总是在强调应该将主要的精力和时间放在最重要的事情上，而不要为一些无足轻重的小事花费太多的时间和精力。于是，管理学家科维提出了一套时间管理理论，将工作从重要性和紧急性两个程度上进行划分，从而得出了四个象限。这就是麦肯锡公司一直应用的“四象限法则”。
在四象限法则中，事情被分为重要且紧急的事，重要但不紧急的事，紧急但不重要的事，既不紧急也不重要的事四类。这四类事情的优先级逐级下降，重要且紧急的事优先级最高，既不紧急也不重要的事优先级最低。麦肯锡人在工作时，就是按照这样的优先级去处理问题的。
第一象限是重要且紧急的事。“重要”说明此事会产生重大的影响，“紧急”说明此事需要马上去做。对于麦肯锡人来说，这样的事一旦发生，就必须放下手中其他所有事情，优先对此事进行处理。因为一旦耽误了时间，让事态发展下去，事情的性质就会越来越恶化，并且会让处理此事的人陷入越来越被动的局面。
在麦肯锡公司中，所有人都会将属于第一象限的事情放到第一位去做。比如一位麦肯锡人正在研究如何完善一个刚刚接手的项目，这时他的上级突然让他将手中关于此项目的所有资料做成一份报告，一小时之后的紧急会议上要用，那么他的当务之急就是将这份报告做出来，而不是将继续研究如何完善该项目，再将完善后的计划写在报告里一并上交。
生活中，我们也应遵循这一原则。每到休息日，我们总会感到有太多事情需要做，然而如果这些事我们都去做的话，两天的休息日是不够用的，这时我们就应该挑出当中最重要且紧急的事情，优先去做。比如明天再不交电费家里就会停电，那么我们就应该优先去交电费，而不是去找几个朋友逛街吃饭，或者去健身。
第二象限是重要但不紧急的事。“重要”说明此事会产生重大的影响，“不紧急”说明我们在真正去做这件事情之前，可以有一段准备的时间，这个时间也许很长，也许很短。这样的事情往往不会马上发生，然而一旦它发生了，我们就必须将它做好，绝不可以出任何的差错，否则后果也会非常严重。
在麦肯锡人眼中，如何对待第二象限的事取决于一个人的生活态度和工作态度。第二象限的事虽然重要，但因为不紧急，在生活和工作态度不积极的人眼中，它便显得不是那么重要了。特别是当处于第二象限的事没有一个严格意义上的期限时，很多人就会对此事产生松懈、倦怠的情绪，一再拖延，甚至渐渐将它遗忘在脑后。直到事情真的发生时，他们才慌乱地应付，却找不到适当的方式。
刚进入高中时，有些学生总认为高考距离他们很遥远，不需要太早下功夫学习，于是这些学生上课漫不经心，作业也不认真去做，总是想着等明天再用功。日子一天天拖下去，直到高考近在咫尺时，他们才突然发现自己不会的知识太多了，而可以复习的时间却太少了。此时对于他们来说，原本只是重要但不紧急的事突然之间就变成了既重要又紧急的事。
从上面的例子中我们可以看到，如果我们处理不好第二象限的事，那么第二象限的事就有可能转化为第一象限的事。正因如此，麦肯锡公司的人绝对不会轻视第二象限的事，在他们看来，处理好第二象限的事能够对个人和企业产生积极影响。个人长期规划一类的事往往被他们归于第二象限，因为个人长期规划的目标是重要的，而实现这一目标的过程是漫长的。企业的调研也往往会被他们归于第二象限，因为调研的过程是为了积累更多的经验，从而促进企业未来的发展。
麦肯锡人在经验中发现，第二象限的事情更容易做出成绩。因为第一象限的事由于时间紧任务重，在进行的时候会非常吃力，也难以做出很好的成绩。而第二象限的事情既重要，又不是非常紧急，这就使得人们可以提前做好准备，准备充分后再具体实施。
对于麦肯锡人来说，不紧急的时间恰好是储存能量的最佳时机，他们可以利用还未到来的时间充实自己，提升自己的工作能力，这样在第二象限的事时限到来时，他们就可以顺利地将这一事情解决。这就好比对于赛场上的每一位运动员来说，正式参加比赛前，他们必须每日坚持不懈地训练，提升个人能力，最后才能在比赛中取得较好的成绩。
区分第一象限和第二象限很容易：比如依靠锻炼来保持健康是第二象限，看病是第一象限。当一个人已经生病时，就应该先去看病，而不是为了坚持锻炼而不去看病。防火是第二象限，救火是第一象限，当火灾已经发生时，就应该先灭火，而不是考虑怎么让周围的环境更加安全。
第三象限是紧急但不重要的事。这些事时常会给人们造成一种假象，让人们陷入焦躁和不安之中无法自拔。有时，这些事情还会让人们忘记真正重要的事，而对其投入大量的时间和精力。这是最糟糕的情形。遇到这种事时，我们最需要注意一点，就是不要因为事情紧急而自乱阵脚。因为我们越是慌乱，越容易将事情做坏。
皮特是一位足球球迷，对他来说，今天晚上11点有世界杯直播这件事算得上是一件重要且紧急的事。然而快下班前，他的领导却让他加班修改一项设计，设计必须第二天早上交给客户。皮特为了能兼顾两者，决定先改一部分设计，等看完球赛后再改另一部分设计。看完球赛后，皮特因为过于疲惫，在修改中出现了许多错误，影响了公司的业务。在这一案例中，皮特犯的错误就在于他将紧急但不重要的事情放在了第一位，而忽略了真正紧急而重要的事情。
第三象限的事往往会因为它们很紧急，而让人误以为它们十分重要。事实上，事情的紧急性与重要性并没有绝对的关系，不是所有紧急的事都很重要，也不是所有重要的事情都十分紧急。在对第二象限与第三象限进行区分时，麦肯锡建议人们一定要清楚“重要”和“紧急”之间没有必然联系这一点。
在麦肯锡公司中，当人们无法第一眼就分辨出一件事情属于第二象限或是第三象限时，会遵循这样的一个原则，当面前的两件事情都十分紧急时，要以“重要”的程度来判断先做哪一件。如果这件事十分重要，那么它属于第二象限，应优先处理。如果这件事只是紧急但不是十分重要，那么它属于第三象限，可稍后处理。
一家超市里的限时抢购活动就要开始了，有不少人早已等在那里，对于他们来说，参加抢购活动是最紧急的事情。就在此时，超市的火警铃声突然响了起来，虽然暂时不能确定是警钟误鸣还是真的失火，但此时最紧急且重要的事只有一件，那就是快速离开超市。也许对于一些等待抢购的顾客来说，抢购也是紧急且重要的事，但相较于逃离火灾现场，抢购的重要性明显要很弱，所以在这一案例中，优先级最高的是逃离火灾现场。
第四象限是既不紧急也不重要的事。这些事通常情况下没有人会去做，但如果有足够的时间时，我们也可以选择其中一些作为生活的调剂品，比如看电视剧、逛街、打球、跑步等。这里需要注意一点，有些事情的性质需要因人而异。比如对于一位编剧来说，他需要通过看电视剧来学习成功电视剧的模式，并了解现在的影视市场，那么看电视剧对他来说就不是既不紧急也不重要的事。而对于一位长跑运动员来说，他需要每天进行体能和技能方面的训练，那么跑步对他来说就不是既不紧急也不重要的事，而是非常重要的事。
根据上述原则，我们就可以对生活中的一些事情进行象限上的划分。当我们将事情按照象限进行划分后，我们会发现生活变得容易得多。我们再也不需要因为分不清事情的先后顺序而感到头疼。
