最后，来看看程度顺序，也称重要性顺序。是你对一组因为具有某种共同特点而被聚集在一起的事务所釆用的顺序，如：3个问题、4个原因、5个因素等。表达者将思想简单罗列出来而缺乏深人思考的现象尤为严重。
创建适当的分组
在为事物分组时，你可能会说：“这家公司存在3个问题。”这时，你的大脑自动将这3个问题与该公司可能存在的其他问题分隔开，形成如图6-9所示的分支结构。从名称上看，这两个组完全穷尽，按照分组的意图，它们也应当相互排斥。
图6-9通过分组将思维集中于某个范围内
为了证明这两个组具有相互排斥性，你必须明确指明每组中的所有问题具有共同特性，然后根据你的知识，确保将所有具有该特性的问题列人该组。然后，在每组中，根据各个问题具有该特性的程度高低排序——最具有该特性的问题排在第一位，即先强后弱，先重要后次要。
很多人曾问我，在确定了各要点的相对重要性（具有某特点的相对程度) 后，是否必须将最重要的列在第一位。他们指出，如果将最不重要的放在第一位，依次增加重要性，将最重要的思想放在最后，会更具有戏剧性效果。
的确，这样会更具有戏剧性效罘，但是戏剧性是出于情绪的考虑，而不是出于逻辑性的考虑，因此这是一个写作风格的问题。有时，你完全可以按先弱后强的顺序，以产生更大的对情绪的冲击力。
但是，多数情况下，你应该将最重要的思想放在第一位。举个例子，假设你列出以下要点：
设计电信计费系统时，应当注意让其适用性更加广泛：
1. 能够满足外部客户的需求。
2. 能够符合内部管理的要求。
3. 能够符合国家法律法规。
虽然电信计费系统必须满足所有这3种功能性的要求，但是以上顺序表明，满足客户的需求比符合国家法律法规更重要。作出这种评价是基于以下分组，如图6-10所示。
在商务公文的写作中，这种基于重要性顺序的分组远比时间顺序或结构顺序用得少。但这并不是说分组行为很少。分组行为是人类普遍的习惯。人们看到任何事物时，都会为其命名或说出其名称，这就是一种分组。但是，人们并不局限于根据思想具有的某个共同属性而将其分组，还会考虑这些思想是否源自同一个过程，或来自同一个结构，并据此将相似的思想分组。
如果你清楚了解了分组的原则，就完全可以按照过程或结构顺序组织思想。例如，以下是支持某一观点的3个“理由”：
你们不应该采取用仓库空间换取销售商专营权的策略：
1. 你们的仓库既不宽敞，位置也不好。
2. 即使仓库符合以上条件，该方法会造成双重管理。
3. 即使你们能够接受双重管理，在周转方面可能节约的成本也很有限。
但是，这种顺序又说明，这些思想属于某种已存在的结构（有仓库，在仓库中采用该方法，通过该方法计算节约的成本)。
提示
重要性顺序：
明确指明每组中的项目（思想、观点、问题等）具有共同特性，确保将所有具有该特性的项目（思想、观点、问题等）列入该组。在每组中，根据各个问题具有该特性的程度高低排序——最具有该特性的问题排在第一位，即先强后弱，先重要后次要。
识别、调整不适当的分组
找出某假定分组的正确的分组基础，可以帮助你更清晰地表达自己真实的思想。假设你看到以下这段话：
传统投资评估的财务重点误导了企业的行为：
1. 企业应当在所有的收益可能超过资金成本的领域投资。
2. 对未来不确定性因素及风险进行完善的量化处理，是更有效进行资源分配的关键。
3. 计划和资本预算编制是两个单独的过程。
o 资本预算编制是一种财务行为。
4. 最高决策层的作用是根据数据而不是思路作出决定。
似乎这4种“误导”呈现的是很多公司都相信的“经验法则”。真的是这样吗？如果你根据其产生的结果为以上思想重新措词，并简化一下，我们将看到：
财务重点将：
1. 鼓励公司投资。
2. 强调对不确定因素进行量化。
3. 区分开计划和资本预算。
4. 使最高决策层关注数据。
除了第三点，其他3点都可以看做是决策过程的一个步骤。决策过程要求用时间顺序。用时间顺序能够使主题思想更明确：
传统的投资评估的财务重点可能导致错误的资源分配决策，因为其：
1. 强调对未来不确定性因素及风险进行量化处理，是选择项目的关键。
2. 使最高决策层只看重数据，不看重思路。
3. 鼓励在所有的收益可能超过资金成本的领域投资，而忽略了其他因素。
这个例子中的思路比较容易理顺，因为只需要多读一遍，你可以很容易地找出你需要处理的思想种类（决策过程)。但是，在很多情况下，你可能会遇到一大串都被列为“原因”或“向题”的思想，难以看出这些原因或问题还可以归结为一些小的类别。让我们回顾一下本篇引言中提到的例子：
客户对销售报告和库存报告不满意：
1. 提交报告的周期不恰当。
2. 库存数据不可靠。
3. 获得库存数据的时间太迟。
4. 库存数据与销售数据不吻合。
5. 客户希望能改进报告的格式。
6. 客户希望去除无意义的数据。
7. 客户希望突出说明特殊情况。
8. 客户希望减少手工计算。
对这个例子用的办法，是先将其整理出大致的类别，再仔细检查作者的思路。你可以根据每一点所涉及的问题的类别，先归纳出几类问题。如，“提交报告的周期不恰当”属于“时机不好”，依此类推，如表6-1所示。
表6-1 正确归类分组的例子
客户的意见
问题所属的类别
1.提交报告的周期不恰当
3.获得库存数据的时间太迟
—、时机不好
2.库存数据不可靠
4.库存数据与销售数据不吻合
6.客户希望去除无意义的数据
二、数据不符合要求
5.客户希望能改进报告的格式
三、格式不对
7.客户希望突出说明特殊情况
三、格式不对
8.客户希望减少手工计其
三、格式不对
经过这样分类后，你可以看到，原作者的销售和库存报告存在3类问题：时机、数据和格式。那么这3类问题应当按什么顺序排序呢？这取决于你讨论的是编制报告的过程，阅读报告的过程，还是解决问题的过程。换句话说，逻辑顺序呈现的是一个过程，而过程取决于需要回答的问题，如表6-2所示:
表6-2 需要回答的问題
这个例子说明，想了解某一组思想真正想表达的思想观点，只有经过以下过程：
1. 确定该组思想的类型（类别）。
2. 将同一类型的思想归类、分组。
3. 找出各类别思想之间的顺序。
为了说明这一过程的具体应用，再举一个例子：
纽约衰退的原因非常复杂，其中包括：
1. 工资高于美国其他地区的平均工资水平。
2. 能源、房租和土地成本高。
3. 交通拥堵使运输成本增加。
4. 缺少建立现代化工厂的空间。
5. 税率高。
6. 技术的变化。
7. 美国西南部和西部地区与之竞争经济中心的地位。
8. 美国经济和社会生活的重心向郊区转移。
这又是一个简单罗列要点而缺乏思考的例子。我们可以采用归类、分组的方法了解作者的真实思想。首先，找出这些要点之间的相似之处，如表6-3所示。然后，找出逻辑顺序和作者的真实思想。在本例中，逻辑顺序应当是重要性顺序：
我们很容易找出纽约衰退的原因：
1. 成本过高。
2. 工作条件差。
3. 来自其他城市的竞争。
表6-3找出各要点之间的相似之处
综上所述，我想用前面这些例子说明一点：检查逻辑顺序是检查某一分组是否恰当的重要手段。当你遇到任何一组归纳性思想，需要找出其真实意义时，一定要先快速浏览一遍该组中的所有思想。你能否发现某种逻辑顺序(时间顺序、结构顺序、重要性顺序）？如果不能，你能否发现这种分组的基础（过程、流程、结构、类别），并釆用某种逻辑顺序？如果某组中所列的思想很多，你能否发现它们具有某些共同特点，并根据这些共同特点将思想归纳、分组，然后使用逻辑顺序？
如果你确认某一组思想的划分既合理,又完整，你就可以推导出一个逻辑结论。具体细节请见第7章“概括各组思想”。
