写完序言后，就进入了文章的正文部分。这时需要写一段简短的文字，介绍每一关键句要点。在一些篇幅较长的文章中，也应该在每一组主要思想观点开始或结束的地方稍作铺垫，让读者知道已经论述的和下一步计划论述的内容，同时保证论点和论点之间的连接流畅且不机械。因此不应该像下面这样写：
本章探讨了优先考虑某些事项的必要性，下一章将探讨如何决定优先考虑的事项。
不要把两个章节在做什么连接在一起，而应该把它们说的内容，即主要思想观点连接在一起。就好像同时看两个方向——回头看已说过的内容，向前看将要说的内容。在每一章或节的开始，可以采用讲故事或承上启下的方法作铺垫。如果章、节比较长，也可以在结尾处作一总结，然后继续往下进行。
讲故事
一种把读者带人关键句要点的好方法是向他讲述背景一冲突一疑问三部曲，自然而然地引出关键句要点作为故事的答案。这是我们在第4章已经探讨过的方法，如图10-3所示。
背景（S)=全面质量管理（TQM) 是20世纪80年代热门的管理工具，被用于削减提供合格产品或服务的成本，从而使企业获得竞争优势和更大利润。
冲突（C)=多数大企业已经釆用某种形式的全面质量
图10-3用关键句要点作为故事的答案
为引导听众到每一个新论点，下面是演讲者可能使用的标题和介绍性故事：
标杆比对
首先介绍标杆比对。比方说，你是一家银行，已经实行了非常有效的全面质量管理，假设你的贷款申请时间已经从2天减为2小时。你可能认为这么大的降幅足以确保竞争优势。遗憾的是，不把自己与竞争对手作比较，就无法知道事实上是否如此。这就是正式的标杆比对必不可少的步骤。
行为管理
不错，你已经通过了正式的标杆比较评估，结果表明你是全行业最好的，其他所有人都在比照你衡量他们自己。现在，当然，你有权为你的公司骄傲。事实上你也可以这么做，条件是你从提供产品和服务中得到的实际收入足以弥补提供它们的实际成本。要决定什么是你最擅长的又最值得做的，唯一方法就是按行动，而不是按作用分析这些成本。这就是行为管理发挥作用的地方。
全面质量管理
好吧，你已经作了标杆比对，也采纳了行为管理，甚至可能取得了竞争优势。现在你能松口气吗？你对目前公司的经营方式有自信吗？如果你还在使用我们一开始说的老的全面质量管理流程的话，答案是“不”。因为现在的问题是，你能保持住你的竞争优势吗？答案很可能是不，除非全面质量管理流程符合现在使用的方法。这意味着你将进行哪些改革？
不论以上哪种情况，我们都遵循了文章序言的背景一冲突一疑问形式，但在范围上缩小了，主要考虑到一个新故事开始时读者所处的位置。不管介绍性故事位于文章中的哪一部分，它都应该只包括读者已经知道或与你一样也认为是真实的信息。
承上启下
承上启下的方法很简单：从金字塔结构的前一部分中挑选一个词、一句短语或总结其中心思想，把它用在下一部分的起始句中。你应该对段落之间过渡的方法不陌生。例如：
没有一位主管专职负责指挥集团事务。对高级业务和职能主管缺乏必要的领导和协调，导致……（问题列表）
这些由于缺乏专职领导产生的问题与交叉重叠的职责分工混合在一起……
在开始新的一节、一小节或一组支持性论点时，你可以采取完全一样的方法。假设你刚写完了一节，内容是里兹-赖恩饭店连锁集团没有充分利用其对许多宾馆、饭店和餐饮业务的共同所有权。你现在准备开始写下一节，概述集团存在哪些结构性不足妨碍它釆取应该采取的行动。金字塔结构如图10-4所示。
承上启下的连接段落可以这么写：
1. 两“节”之间
现有的最高主管和委员会机构存在两个严重问题，严重限制了里兹一赖恩饭店利用其联合资源。
2. 两“小节”之间
除任命一位董亊总经理外，里兹-赖恩饭店还应该大力改革主管机构，以建立明确的职权范围。
3. 两“支持论点”之间
正如只有设置一个专职的总经理职位，才能有效地协调各业务和各职能，只有专职的总经理，才能坚定地施加强大无情的压力，从而带来
图10-4节与节之间应该用词句承上启下整个组织的改进。
我相信你现在明白了这种方法。关键是从上一节挑选关键词或短语，并把它用在下一节的起始句，让两节之间的过渡既清晰又自然，当然，还必须和下一节的主要论点相结合。由于上一节引言的“解释”部分已经对下一节主要论点作了简单介绍，读者应该得到了理解论点所需的足够信息，因此没有必要和以前一样，再用讲故事的形式把下一节主要论点引出来。但是，每—节中各种思想观点如何分组，还是有必要介绍一下，并解释它们是如何支持主要论点的。
总结各部分内容
有时遇到一个章节特别长或特别复杂，你希望停下来作一个完整的总结后再继续往下写。第4章第1节的结尾处就是这样一个例子，对如何写序言作了总结性阐述。
下面是我们刚讨论过的里兹-赖恩饭店一章结尾处的总结：
总之，本章建议的最高主管机构包括里兹-赖恩董事会和主席，一位集团董事总经理和3位向他汇报的关键高管，3人各负责一个集团的主要业务。这些职位和汇报关系为整个集团业务的长期领导和控制建立了强力的框架。只有通过机构改组提高控制和承担责任的程度，集团才能实现本报告其他部分提出的改进。
这类结论性的总结并不难写，只要记住其目的是尽量凝练地复述前文的主要论点和基调。你的金字塔结构里已经有了这些东西，你要做的只是为读者提炼和汇总。
得出完整结论
理论上，如果你是按照金字塔原理写序言和构思文章正文的，就没必要再写结论性的文字，因为你已经在文章开头清楚地说明了读者的问题，并按无懈可击的逻辑关系给予了完整的回答。但是，你会感到一种心理需要，应该优雅地结束，而不是简单地停笔。就像人们在备忘录的最后往往写上“如果您有任何问题，请随时来电话”，表达的就是这种心理需要。
比较醒目（也许过于醒目）的办法，是在文章正文的最后用一行星号，有时被称为“日落”（sunset)，表示正文结束，然后写最后一个自然段。可以使用“结论是……”这样的字眼，提醒读者你的主要论点，但要避免简单地重复已经说得很清楚的内容，比如：
这份报告提出了有关公司重组的建议，并阐明了每个部门应采取的具体措施。
应该使用具有说服力的语言，不但要为读者总结文章的内容，而且要让读者产生一种恰到好处的情感。这是亚里士多德关于如何下结论的忠告：
读者是否要在一篇商业文章的结尾产生“恰到好处的情感”，可以进行商榷，但我认为作者应该让读者感觉到有一种采取行动的需求和愿望。因此应该给读者一些提示，他在读完文章获得新的知识后要思考什么或能够做什么。
这种提示可以釆取哲学观点的形式，也可以采取立即行动建议的形式。亚伯拉罕·林肯在他的第二次总统就职演说中就同时使用了这两种方法：
对任何事不怀恶意，对所有人心存宽厚，对正义坚信不疑，因为上帝使我们看到了正义。让我们继续努力完成正在从事的事业，包扎好国家的创伤，关心那些肩负战争重任的人，照顾好他们的遗孀孤儿，去做能在我们自己中间和与一切国家之间缔造并保持公正持久和平的一切事情。
当然，如果你希望根据主题或读者的要求保持敏感和克制，可以对不同的文章釆用不同的结尾。比如，一篇措辞激烈、敦促釆纳新计划系统的陈述报告很可能会触怒一位航空公司的总裁；但如果换个他有切身感受的话题，如航空业的重新管制，他肯定愿意听到强烈的呼吁。
总之，如果你坚持在文章的最后加上结论，应写一些能阐明所传达信-息重要性的内容。下面是一篇报告的结论性段落，报告要传达的信息是，建立一个全欧洲的、快速的技术文献计算机查询系统，在技术上是可行的：
如果能成功推出该系统，不仅可以使工商业、专业或学术界的用户能更快地获取科技资讯，而且可以创造一个信息共同市场，向所有用户，而不只是国家收藏机构，提供现有全部资源。不仅可以引发标准化和一体化方面的进步，还可能促进全新标准的开发。我们认为前景是激动人心的，也非常愿意和您一起推出试验计划。
说明下一步行动
你可能从我的语气中感觉到，我不鼓励大家写结论性段落，原因是不容易写好。一个简单实用的原则就是写不好还不如不写。但是，有一种情况下，必须写结论性的章节，就是当你希望读者在最近的将来采取行动时。
如果你的文章是建议读者采取一系列你认为他有可能釆取的行动，而且篇幅较长，就有必要说明下一步措施。因为如果他决定釆取该行动步骤，有些事情他必须在第二天晚上就做。为了说明这些行动，你必须专门写一节，题目就叫“下一步措施”。写作的唯一原则是读者不会质疑你写入该节的内容，也就是说，要釆取的行动必须是逻辑上理所当然的。
比如，为了建议客户收购一家公司，你写了 30页精彩的分析文章，解释你为什么认为它是个好主意，而且你相信他会这么做。这时，你会取一个标题叫做“下一步措施”，并写下下面这段文字：
如果你认为收购该公司是个好主意，你应该：
1. 打电话给该公司老板，邀请他共进午餐；
2. 打电话给银行，确认当你因收购需要用钱的时候，可以随时得到；
3. 再次召集收购委员会处理管理上的细节。
显然，你的读者不会问你“为什么我要邀请他共进午餐而不是晚餐？”这些都是不言而喻的论点，读者毫不迟疑就会接受。但是，从另一方面来说,如果读者对这些论点有疑问，你应该把这些论点放进文章的正文，看看它们在横向上和纵向上能否和你说的其他内容相吻合。
介绍以上各种方法，目的是方便读者思考，毕竟读者中接受过分析和思考培训的很少，根本比不上你对主题的理解，哪怕主题就是他自己的公司。在诠释你对主题的思考方面，他和你不在同一条起跑线上。
因此，当你写完长长的一组论点，准备接着写下一组时，你不能期望读者对某一点的理解和你要求的一样精确。可以说，各种不同的过渡方法都是为了抓住读者的思想，把它拉回到它应该属于的地方，让读者理解你想说的内容。可以把写过渡性文字当做礼仪练习，当需要的时候以优雅的方式写。
