自上而下地构建金字塔结构通常容易一些，因为你开始思考的是你最容易确定的事情，即文章的主题，以及读者对该主题的了解情况（你将在文章的序言中引导读者重温其了解的情况)。
但是，你还不能现在就坐下来开始写序言。你应当先利用序言的结构，将头脑中的观点、论点、想法逐个梳理出来。为了做到这点，建议你遵循图3-1介绍的流程。
图3-1 金字塔结构中互相关联的各要素
自上而下法构建金字塔步骤如下：
1. 画出主题方框
这个方框就是你文章的金字塔结构最顼部的方框。在方框中填人你要讨论的主题，当然前提是你知道要讨论什么主题，否则请跳到步骤2。
2. 设想主要疑问
确定文章的读者。你的文章将面对哪些对象？你希望文章能回答读者头脑中关于该主题的哪些疑问？如果你能确定读者的主要疑问，请写出来，否则跳到步骤4。
3. 写出对该疑问的回答
如果你还不清楚答案，请注明你有能力回答该疑问。
4. 说明“背景”
你需要证明，现阶段你能够清晰论述该主要的疑问和答案。具体做法是: 把要讨论的主题与“背景”相结合，作出关于该主题的第一个不会引起争议的表述。首先，关于该主题的哪些表述肯定不会引起读者的疑问呢？（因为读者知道这一表述，或者根据以往经验很容易判断该表述的正确性。）
5. 指出“冲突"
现在你已经开始与读者进行疑问/回答式对话了。想象一下，读者表示同意，点着头说：“对，我知道这个情况，有什么问题吗？”此时，你就应当考虑“背景”中发生了哪些能使读者产生疑问的“冲突”,例如发生了某种意外，出现了某个问题，或出现了明显的不应当出现的变化。“背景”中发生了哪些“冲突”，以致引发了读者的“疑问”昵？
6. 检查“主要疑问"和“答案"
对“背景”中“冲突”的介绍，应当直接导致读者提出主要疑问（已在步骤2中列出）。否则，应重新介绍“背景”中的“冲突”，使之可以直接导致读者提出主要疑问。可能有时“背景”中的“冲突”与主要疑问对不上号，这就需要你重新构思。
进行以上步骤的目的，是确保你了解自己将要回答哪些疑问。一旦确定了主要“疑问”，其他要素都很容易在金字塔结构中各就各位。
提示
自上而下法构建金字塔的步骤：
1. 提出主题思想。
2. 设想受众的主要疑问。
3. 写序言：背景一冲突一疑问一回答。
4. 与受众进行疑问/回答式对话。
5. 对受众的新疑问，重复进行疑问/回答式对话。
下面举例说明用以上方法时人的思维的发展过程。下面是美国某大型饮料公司财务部主管写的一份备忘录，我们将试着用以上方法改写该备忘录。
处理交货单→ 发送账单→ 接收支票→ 处理收款
饮料公司的送货员将产品交付给客户后，客户应向财务部发回一张交货单，列明产品代码、交货日期和交货数量。公司的记账系统要处理这些交货单，处理流程如下：
—家卖汉堡包的公司是该公司的大客户，长期从该公司采购大量饮料，我们称其为“大客户”。大客户出于自身数据统计的需要，希望跟踪每天的账单情况。大客户想知道自己是否可以留存每次的交货单，将有关信息及计算出的总数输入计算机，然后每月将数据盘和支票送至饮料公司总部。也就是说，大客户建议财务系统釆用以下运作方式：
接收数据盘和支票→ 处理收款
饮料公司的财务部主管需要审核和答复该方案的可行性。于是，财务部主管提交了一份备忘录，但其回答的内容仅仅是：“我们对该方案的运作方式有以下发现”，而并未直接回答该问题，如表3-1所示。
表3-1答非所问的例子
收件人：罗伯特·赛尔蒙先生
主题：大客户
我们按照要求对大客户（公司编号8306)提出的用数据盘将交货单信息发至我们全国财务系统的建议进行了可行性研究。将由大客户和我们基于预付款方式共同完成对信息的处理。经研究，我们对该方案的运作方式有以下发现：
1. 我们对接收任何来自外部的全国财务数据的主要要求，是这些数据必须是按规定格式发送的：
A. 公司编号
B. 销售点编号
C. 交货单编号
D. 交货单金额
E. 交货时间
如果大客户没有公司编号或销售点编号，我们可以根据我们的客户管理系统向其提供相关信息。大客户将这些信息录入其系统后，将为我们今后处理交货单数据提供很大便利。
2. 大客户将开发一个信息提取程序，从其系统中提取所有现有的交货单数据，并录人数据文件。该文件的格式可适用于全国财务系统的现金收据子系统（参见数据格式），然后大客户将此数据导出至数据盘，并送至我公司用于结箅。同时，大客户还将把支票和数据盘的详细清单（参见报告格式一）送至我公司的全国财务系统银行保管。
我公司数据处理部门收到数据盘后，将根据规定程序进行结算，最终结箅的结果是，大客户提交的支票金额与数据盘的数据必须为“零差额”（0.00)。
3. 结箅完成后，我们将通过全国财务系统对数据进行处理，将交货单编号与更新的历史报表对照，并制作全国财务报表。
约翰·杰克逊
日期：
如果你是这位财务部主管，并用表3-1中的方法组织你的思路，你的思维过程将大致如下：
1. 首先画一个方框，并问自己：“我将讨论什么主题？”（大客户提出的改变记账方式的建议。）
2. 我将回答读者头脑中业已存在的关于该主题的哪些疑问？（这个建议可行吗？）
3. 我的答案是什么？（可行。）
4. 然后与序言相对照，检查该疑问和该答案是否仍然相对应。将要讨论的主题与背景相结合，作出第一个不会引起争议的表述。首先作出的关于该主题的哪些表述肯定不会引起读者的疑问呢？即读者肯定会当做事实接受，且不会提出任何疑问的表述。（大客户建议改变记账方式。）
5. 现在假定读者说：“是的，我知道这回事，有什么问题吗？”你就可以直接指出冲突。（你们问我该建议是否可行？） 你之前作出的关于疑问的表述现在将跃人读者的大脑。（该建议是否可行？）读者想到的疑问与你之前提出的疑问基本一致，因此你可以说，读者的疑问和你的回答相匹配，你讨论的主题对读者是有意义的。
6. 作出该建议确实可行这样的表述后，你将沿金字塔结构继续向下思考，以确定读者在看到这样的表述后会产生哪些新的疑问。（为什么这么说？）
7. 针对“为什么”之类问句的回答必须是“原因”，因此，你在关键句要点这一层次上提供的所有要点必须都是“原因”（可以用单一名词概括)。你的原因有哪些呢？
o 该建议将提供给我们所需的信息。
o 该建议将增加我们的现金流。
o 该建议将减少我们的工作量。
8. 在确定了以上要点都是正确且符合逻辑之后，下一步就是继续沿金字塔结构向下思考，提供能够支持以上观点的思想。但是，在篇幅较短的文章中，也许无需进一步构建金字塔结构，就可以开始写正文了。也许你在写到每一具体部分时很容易从脑海中找到支持以上观点的思想。
从以上步骤可以看出，这种方法迫使作者在写作构思时仅从头脑中获取与读者的疑问有关的信息。但是在具体操作中，这种方法能够迫使作者全面地考虑该疑问，而不是像表3-1中的例子那样只考虑了疑问的一部分。而且，如果作者在写作时能够遵循这种自上而下的思想组织方式，读者就能非常容易地理解作者的全部思想，如图3-2所示。
图3-2紧扣读者疑问的回答
