2. 如何根据紧急性和重要性确定优先级
优先级，顾名思义，就是拥有优先处理权。优先级属于时间管理的问题，在处理问题的过程中，优先级体现为优先级越高的问题越需要被重视，越需要被优先处理。那么如何确定事情的优先级呢？麦肯锡人采用的是这样的原则：重要性越高，并且越紧急的事，优先级就越高；重要性越低，并且越不紧急的事，优先级就越低。
麦肯锡在使用四象限法则之前，会先对事情进行标准评估，其方式为根据四象限法则建立两个坐标轴，一个为重要性，另一个为紧急性。在同样的环境中，重要性所起的作用要比紧急性所起的作用大，当我们面对的所有事情都是重要的事情时，紧急性才会成为我们判断做事先后顺序的标准。
对于企业来说，事情的重要性与企业的定位密切相关。企业的定位指的是一家企业通过产品和品牌，以顾客的需求为基准，进而在消费者心中建立起良好的企业文化和生动的企业形象，从而在消费者心中占有一定的位置。在麦肯锡看来，企业的定位主要取决于客户群体、获得价值的途径、战略控制的选择以及业务范围。
麦肯锡认为，当一件事情非常靠近基础服务的需求时，这件事情就具有较高的重要性。对于以环保为理念的涂料企业来说，最重要的事是研发出真正环保无害的涂料。所以企业在发展过程中，会将大量的资金和人力投入在研发环节，而不是扩大声势、快速抢占市场、提升销量。作为这样一家企业的员工，也应明白研发是企业发展的重中之重。
对于上述企业，在提倡开源节流计划时，就不能将减少研发资金作为缓解企业资金压力的办法。而若是一家不以研发出环保无害的涂料为宗旨的普通涂料企业，研发过程屡屡失败，并且多次为企业带来了重大损失，那么在提倡开源节流计划时，减少研发资金就可以作为一项重要的提议。因为对于企业来说，这不是必须做的事。相比之下，做好现有的业务，维持企业发展才是最重要的。
在一些企业中，能够直接对企业的收益产生影响的事情会被视为最重要的事。在这样的企业中工作，就需要时刻将企业的收益放在第一位。比如扩大生产比丰富产品种类更能直接增加企业收益，那么扩大生产就比丰富产品种类更重要，应优先考虑。
有些时候，有些事在我们看来并不是十分重要的，但这件事若是出现问题，公司其他部门都会受到影响。比如企业内部平台上发生了一点小故障，在程序员眼中，这只是一件再小不过的事情，十几分钟就可以解决，然而对于整个企业来说，在问题解决前，所有部门都无法使用这一平台，会导致企业项目运行不下去，所以这件事情属于非常重要的事情。
处于不同阶段，对重要的定义有时也会发生变化。比如对于一个还在学习走路的婴儿来说，最重要的事是会走，而对于一个已经学会了走路的孩子来说，最重要的就不再是“会走”，而是走得稳、走得快。对于企业也是同理，对于一家刚刚成立的企业来说，最重要的不是成为一家上市企业，而是成为一家各方面都成熟的企业。而对于一家各方面已经成熟的企业来说，最重要的就不是如何让企业稳步发展，而是让企业得到进一步的发展，在业务和规模上有所突破。
在个人发展方面，麦肯锡人认为，想要分清事情的重要性，首先要确定自己的长远目标。活在当下很重要，但做一天和尚撞一天钟的思想却是不可取的。对于每个人来说，只有确定了长远的目标，才能知道自己每天都应该做什么，应该如何去做。这样也可以避免我们在前进的道路上受到不重要因素的干扰，被一些表象所迷惑。
莉莉想要成为一名优秀的销售人员，然而在一家大型销售企业实习了三个月后，她却感觉自己没有学到任何与销售相关的经验。她对自己这三个月的工作进行了总结，最后发现自己每天大部分的时间都用在接待来访客户、收发通知、整理文件、打印文件、送资料等事情上，真正接触到销售业务的部分非常少。而造成这种情况的根本原因在于她碍于自己是新人，所以对其他人交给她的琐事来者不拒。
重新明确了自己的长远目标，并找到问题所在后，莉莉改变了自己的工作态度，着重接触和学习与销售相关的资料，而不再随便给其他员工帮忙。只用了一个月，她就掌握了销售人员应具备的基本技能，可以独立开展销售业务了。
在第三章中，我们提到过麦肯锡的20/80原则，这一原则也可以帮助我们区分事情的重要性。当我们发现在我们所做的工作中，有20%的工作内容能够为我们创造80%的业绩，而另外80%的工作内容却只能为我们创造20%的业绩时，我们就应该将这20%的工作内容看作最重要的事，在这些事上投入更多的时间和精力。
我们已知最重要的事情我们需要最先解决，相对没有那么重要的事情我们则可以排在后面解决。那么当许多重要事情同时存在时，我们如何判断它们的紧急程度呢？
区分紧急且重要的事和重要但不紧急的事比较容易，因为紧急且重要的事往往带有鲜明的特征，如果不马上做，那么后果就会非常严重。比如对生命危急的人施救，发现火灾后立刻灭火，急救中心的电话响起时立刻接听等。这些事情因为非常重要且紧急，所以会在人们心中形成一种条件反射。
作为一名公司的前台接待人员，接听电话和接待访客都是重要的职责，然而当电话铃声响起时，同时也有访客走进来时，应该先接待访客还是先接电话呢？按照麦肯锡的逻辑，应该先接电话，然后再接待访客。因为接电话的时间限制比较短，而且每一个错过的电话都可能是一个重要电话。访客既然来了，说明他有事要谈，不会立刻离开。对两件事情进行权衡，接电话更紧急一些。
除了紧急且重要的事之外，其他重要的事之间要如何区分先后顺序呢？麦肯锡建议我们可以按照事情的时限进行划分。当一件重要的事需要完成的时限比另一件事短时，那么这件事的紧急程度就强，优先级就高。反之，这件事的紧急程度就弱，优先级就低。
事实上，我们每个人在工作中最应该将精力集中于处理重要但不紧急的事情上。如果我们能够把每一件重要但不紧急的事情做好，那么我们的生活中就几乎不会出现让我们陷入混乱的情形，也不会出现什么让我们手足无措的事情。
当我们手中同时拥有两件重要但不紧急的事情时，麦肯锡建议，我们最好一件一件去完成。除非这两件事情有共通之处，或者以同件事情为基础。在判断这两件事的紧急性时，我们也可以根据事情结果要求的时限来进行判断。先做需要早一些得到结果的，后做需要晚一些得到结果的。
准确判断事情重要性和紧急性的能力与我们的个人经验有关，也与我们所处的环境有关。对于一名刚刚步入社会的年轻人来说，他用来判断事情重要性的标准会比较单薄，不太有说服力，而当他经历了许多事情之后，他就能够根据自己所处的环境和外面的形势，准确地判断出事情的重要性和紧急性。
虽然环境会对我们的判断产生一定的影响，然而无论环境变成什么样子，麦肯锡所提出的评判标准都是适用的，那就是重要性越高，并且越紧急的事，优先级就越高；重要性越低，并且越不紧急的事，优先级就越低。至于具体什么事是重要的，什么事是紧急的，那就要因时因地来进行判断了。
