专注于一件事情比多件事情要容易得多。但在现实生活中，一次仅处理一件事情对绝大多数人而言都只是一种奢望。本章讲述的正是怎样游刃有余地同时处理多项事务，以及确保项目按时完成的最佳技巧。
如何通过逆向思维反推工作步骤设定最后期限
对于最后期限，人们常会问起这样一个问题：“你是要做得好，还是要做得快？”在如今的工作环境中，答案当然是“两个都要！”如果你把我们之前提到的策略都能付诸实践，我想你很快就能把事情做得又快又好。而第一步就是需要确认你所认可的最后期限是合情合理的。
设定最后期限的最佳方法就是从目标开始反推工作步骤。从最后一步开始，推断到达最后一步你所需要做的上一步工作，如此反复，类推之前的每一步工作。比如你计划在7月15日举行一场为期一天的研讨会。以下是逆向工作的部分清单：
1.7月15日：研讨会
2.7月14日：向所有参加人员发送最终邮件确认时间、地点等。最后检查视频设备是否均已到位。与配餐供应部门就会间休息提供的咖啡甜点做最终确认。
3.7月12日：复印研讨会所需的所有宣传材料。
4.7月10日：再次确认已预订所需视频音频设备。
5.7月8日：向配餐供应部门预订茶点。
一般而言，所有项目都可以被分解成类似的步骤。如果是长期项目，而项目涉及一些不在你管辖范围内的人员，你可能无法为他们执行项目所需的每一步骤规定具体时间。即便如此，给每个步骤限定日期依然可以帮助你管理项目进程。为项目的每一阶段都预留富余时间。很多人在安排项目日程表的时候总是想当然地认为一切都会按部就班地进行，而实际情况是，每天都有很多意想不到的情况发生。说不定什么时候，就有人忽然得了流感，需要休息一周；或者某个供货商突然破产，让你措手不及；又或者意外发现一份印刷品里有个大错误，需要重做。正因为这许多不可预知的情况存在，我们的日程必须提前考虑这些人为和技术性失误的因素。如果真的奇迹发生，一切都很顺利，你提前完成了任务，那么，恭喜你！
逆向工作进程具像化
具像化工作方式能帮助你从目标结果逆向推导工作过程。让我们以一场全国脱口秀节目为例（这仿佛是最近很流行的一个目标……）当你对其进行具像化管理，你会很自然地想要用一个对你有意义的目标来对这个脱口秀节目本身进行替代。
用15分钟时间进行这项练习。闭上双眼，放松，在最开始的一两分钟缓慢地深呼吸。然后用心观察、仔细聆听并感受当你实现这一目标之后，一切都有什么不同。这其实是“第二自我”策略的另一种解读——在这种情况下，你假设自己的另一身份已经实现了某一目标。
现在，尽情地享受成功。你需要考虑的是这些事情：
■人们在对你说些什么？他们在问你哪种问题？
■你的周围都有些什么事物？和你在一起的人都是谁？
■你的感觉怎么样？
让你的身心沉浸在这种幻想中，不要急着回归现实。现在想象你正接受某杂志的访问。采访者对你如何成就今天的事业非常感兴趣。在你的想象中，你倾听他们的问题以及你自己的回答。不要强迫自己说一些违心的话，想到什么就说什么。
让采访者渐渐深入，但也不要咄咄逼人。例如，假设他们会问，“你是怎样成为全国脱口秀节目主持人的？”你的答案可能是，“嗯，我先是做了一档地方台的脱口秀节目，这档节目非常成功，正因为如此，我才受邀主持全国脱口秀节目。”接下来，他们可能会问：“那么你是怎样让地方台脱口秀节目与众不同的呢？”再接下来，问题可能会是：“为什么会举办那场脱口秀节目？”
给自己足够的时间，假想采访经历的好处在于你有足够的时间来思考回答问题。不要评判你的答案，让一切顺其自然。当采访结束后，从你的白日梦中醒来，让你的灵魂归位，并迅速用笔记录下你所能记住的一切。有的人喜欢用录音机在他们做白日梦的同时记录下所发生的一切，这未尝不是一个好选择。
备忘录做好后，把它放好，改天再打开看。在那些你认为是通向你所要到达目标必须经历的步骤事件下划线做好记号。在一张白纸上按时间顺序进行粗略排序，从现在一直到达成你的目标。如果其中有些步骤，你分不清它们之间的时间顺序，那不妨先猜一猜。
找到你认为至此你的目标已完成一半的这一中间步骤。在我们刚才的例子中，这可能是你刚刚开始做地方台电视节目的时候。重复这一过程：花20分钟想象下那会是怎样一个情景，你会看到些什么，听到些什么，感受到些什么。想象下另一个自己刚刚达成这一目标，然后想象你接受了另外一场采访。记录下你的发现，找出其中的步骤，然后按顺序进行排列。每次你这么做的时候，你都会获得更多的细节。
你可能需要再这么做一两次（每次从剩余步骤中部开始），这取决于你的目标大小，如果你即将面对的是一个很宏伟的目标，你可能需要重复的次数更多，一直到你认为你所得到的这一系列步骤，已经能够让你很舒服地从现在开始进行你的工作。在我们的例子中，或许你需要参加一个有关公共演讲的课程或者购买一台录像机对自己进行录像，这样你就可以开始掌握要成为一名脱口秀主持人所必须要掌握的各种技能。
所有信息都能用于描绘通向成功的地图，而这张地图是你完成所有步骤的指引。不过这种策略在运用的时候有一个难题，那就是为你需要完成的任务分配合理的时间。
利用时间评估经验
根据你做其他项目的经验，对于你认为某件事情需要多久，以下哪种表述最准确？
■我一般会低估50%或更多。
■我一般会低估25%~50%。
■我一般会低估10%~25%。
■我估计的时间通常与实际需要的时间差不多。
■我一般会高估10%~25%。
■我一般会高估25%或更多。
通过回答这个问题，你便能了解要完成你的下一个项目大约需要多少时间。如果你对于时间的估算总是少25%，那么下一次在你所估算好的时间上最少再补上25%或者更多。如果你想对于时间的把握更准确，那么在这个时间段上再增加10%的时间。对你的客户而言，他们所想要的“惊喜”一定是你提前完成任务而不是错过最后期限。
牢记3D准则
对于完成项目所需要的每一个步骤，你需要考虑它们分别适用于3D准则中的哪一条：跳过（delete）、委派（delegate）或者执行（do）。如果这一步骤对你来说无关紧要，那大可跳过，不必去做。如果其他人比你做得更快更好或者更节约成本，并且这在你80/20分析的20%以外，那么就让别人去做。否则，就自己用心去做。大多数成功人士在项目执行的每一步骤都会自然而然地考虑这些选择。
你的具像化预测过程和在以前类似项目中你所积累的经验一样，将会让你提前了解项目执行过程中可能存在的障碍。而你需要做的，就是多花点时间考虑如何解决这些问题。你最好能提前找到两个或者更多解决问题的办法。
“你的具像化经历将会提醒你潜在的障碍。”
监控你的进展
利用你的目标地图，你可以很轻松地监控自己的进展。如果你的项目中有其他参与者，那么你还需要监控他们的进展情况。如果他们的工作需要很长时间才能完成或者工作量很大，那么你便需要和他们沟通，为他们的工作过程设立节点，通过定期检查这些节点来避免意外的情况发生影响，从而保证项目按时完成。
即便如此，还是会有问题发生。让我来告诉你一个真实的故事。我曾经雇用过一位自由撰稿人帮我准备一系列案例分析的资料，这些资料将用于我所在公司为政府部门准备的一项重要报告中。每个礼拜我都和这位自由撰稿人联系，了解资料的准备情况，她一直向我保证资料的准备工作非常顺利。然而，到了要交稿的时间，她不但没出现，反而连电话也不再接听。
最后，无计可施的我只得找到她的丈夫询问情况，他的回答让我吃惊万分。原来这位自由撰稿人患有臆想症，她一直以为自己在做着我需要她做的事情。至于她的丈夫为什么不早点把这个消息告诉我，这个问题咱们暂且搁置一边，当下最棘手的是，到目前为止，我一个案例也没有，而只剩下一个星期的时间，这份代表公司的报告就该交给政府了。为此我所付出的代价是每天工作18个小时补齐所需要的资料。因为这件事，我才明白这句格言的真正意义：“不要寄一切于希望，要仔细检查！”
在你的工作中，你会以哪三种方式开始运用“不要寄一切于希望，要仔细检查”这一格言？
不要急于追究责任
当问题发生时，人们很容易立即想到是谁的过失引发了这一问题，而不是应该怎样解决问题。在这种情况下，更具建设性的做法是提出以下问题：
■现在能做些什么来解决问题？
■谁是解决问题的最佳人选？
■我们怎样避免相同问题再次发生？
留意暗示和机遇
一旦计划中的某一部分出现问题，它就有可能影响到项目执行过程中的其他步骤。因此，你需要经常审视目标地图并对其进行必要的相应修改。如果对于可能发生的情况，你已经进行考虑并预留了充足时间，那么它们应当不大会对你的项目进度产生影响。如果真的有很严重的问题发生，那么你需要考虑的是你的计划中有哪些因素会因此受到影响，以及你需要为此做些什么。有可能你需要为此寻求外界的帮助，看看哪些事情可以让别人去做，或者对原始计划进行修改，从而让你依然可以按时完成任务。如果确实需要对最后期限进行调整，那么你应该尽早通知可能因此而受到影响的人。
在项目执行过程中，你也有可能为某些步骤找到捷径，比如采用新技术或者把更多的事项分配给其他人去做。实际情况是，在项目执行过程中，人们往往过于依赖原计划而无法认识到这样的机会。既然你的目标无法改变，那么实现目标的最好办法就是保持思路开放。
保留之前的项目地图，定期查看你曾做出的调整，看看这些改动能否给项目的剩余部分或未来的项目提供某些启发或者教训。
隔离问题
如果你发现自己落后了，不要只是试着更快地做每件事。把问题隔离出来：是什么让你无法实现目标？是因为其他人没能按时完成工作？如果是这样的话，有些最重要的问题需要考虑：
■他们是否清楚你对他们的期望？如果不知道的话，你将如何改变和他们的沟通方式以解决这个问题？一种做法是给他们一份目标地图，这样他们就能明白自己的工作对其他任务的影响。
■他们是否同意根据你的要求按时按量提交工作？
■你是否为他们建立了确保工作按进度开展的时间表？是否有对应的检验方法？
■如果他们未能按时交付工作，问题是什么？你和他们需要做什么来保证解决问题？
■如果解决方案不起作用，你是否准备了备选方案？
如果问题出现在你身上，问自己这些问题：
■你落后的具体原因是什么？
■你可以立即做些什么来对当前的状况进行弥补？这可能需要你从当前形势下后退一步，换个角度看待问题。正如爱因斯坦指出的一样，你无法在问题产生的层面解决问题。通过利用第7章描述的几个“第二自我”的视角看待这个问题，你将会获得很多关于正在发生事情的信息。
■如果你依然无法找出问题的症结所在或者找到解决方法，谁能够给你提供帮助？理想人选是能够以全新的视角，毫无偏见地看待当前情况并给你提供建设性反馈的人。不过，仅靠听听其他人的观点就足以让你想出新的办法来。
■你能否在不对自己的其他义务产生消极影响的情况下执行解决方案？从一个项目往另一个项目中挪用时间或者其他资源只会转移问题，不能解决问题。
用MAD创造动力
大多数项目都有进度减慢、延迟或其他不顺利的事发生的时候，这不仅会减弱参与者的动力，也会削弱士气。这是使用高度专注技巧的好时机，我将这一技巧称为MAD：大规模行动日（massiveaction day首字母的缩写）。这一天你抛开其他所有事，集中全部注意力，在8个、10个或12个小时内完成平时可能要花一星期才能完成的事。当然你并不会想要一直保持这个速度；这和长跑运动员要超过对手时所进行的冲刺道理相同。它能够给项目注入新的能量，能够重振你和其他人的热情和信心。以下是如何进行MAD的方法：
■提前一天准备好所有必需物品和文件。在大规模行动日，你不想为寻找文件、钉书钉或任何其他东西而浪费一点时间。
■在大规模行动日开始时为这一天设定明确的目标。制定一份以小时为单位的行动计划。完成每项任务后在计划表上相应做出记号，保持享受任务完成所带来的成就感。
■每90分钟休息一次。研究表明，90分钟是注意力集中的循环周期，所以每过一个半小时休息10分钟将会比连续工作更具成效。
■在休息时做些体力活动：绕建筑物快走或者上下楼梯，伸展运动甚至原地跑步都可以。你可以做任何能够加速血液流动的事。
■保证大量饮用水和健康零食的供给。如果你通过喝咖啡或者喝茶来保持警醒，要少量多饮，而不要多量少饮。
■在大规模行动日结束时，进行庆祝并给自己一定的奖励——一顿丰盛的晚餐，看场电影，或者任何其他你喜欢的事。
你的生活中目前是否有停滞不前的、能够在大规模行动日受益的任务或项目？如果有，在这里对它进行描述，并且表明你将利用大规模行动日重新做这件事情的时间：
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专注的另一个秘密武器：“时间胶囊”
过于频繁地使用MAD是不切实际的，但你可以使用另外一种技巧以在更短时间里取得最佳效果。我把这一技巧称为“时间胶囊”，建议你把它用在90分钟的时间段里。这里是它的使用方法：
■拿一张纸。在纸的顶端写出你在未来90分钟内将要完成的任务。要有野心。
■接下来，写出为了实现目标所需要的全部物品，比如某些文件、办公用品、书籍等。
■准备清单上你认为必要的所有物品。
■关闭手机，在办公桌上放置“请勿打扰”的标牌，做好一切能够确保自己不被打扰的准备。如果有必要，去另一个地方。
■设置一个每90分钟响一次的计时器（比如厨房计时器或者电脑桌面上的计时器，甚至可以是闹钟）。
■开始工作。不要查看邮件、手机短信或做任何其他会干扰你的事。全神贯注地工作。
■如果你在90分钟之内完成任务，继续做下一件事。如果没能完成任务，当计时器响后，停止工作。
■在这张纸的最下方写下你在“时间胶囊”中完成（或未完成）事项所得到的经验教训。比如，如果你发现隔壁工作间传来的噪声会让你分心，那可能意味着下一个“时间胶囊”的执行需要更换地点。
如果你没能在那90分钟里完成所有你所期望的事，你可以选择将未完成的部分转移到另一个“时间胶囊”中。但要先休息一下，做些必要的事以免之后受其干扰，然后重复这个过程。重要的是在这一过程中进行记录。你所记录的内容会帮助你真正做到专注，并能够从有效的和无效的事情中汲取经验，这样才能在今后使用“时间胶囊”时变得更加熟练。
如何利用恐慌
如果已经使用了这所有技巧，你应该永远不必感到恐慌。假设你已经做了最大努力，但项目还是失去控制，这就要求你做出重大努力来赶上截止日期，这里有些建设性的方法能够让恐慌为你所用而不是妨碍你。你会发现，这里面的一些方法其实是大规模行动日方法的延伸。
■果断地删除项目中可有可无的东西。这是调整多余元素的时机。现在你的目标仅仅是交付完全承诺的东西。摒弃自己身上任何完美主义的残留。在步入正轨之前，你的新目标是“足够好”。
■果断删除任何项目以外并非绝对必要的东西。如果这个项目需要你投入更多时间，那么取消所有社交活动，并推迟其他项目，前提是这种做法不会造成致命后果。保持适量能让你清醒且有效工作运动的睡眠，不必贪睡。
■寻求帮助。委派别人做哪怕很少的一些基本工作，比如校对、查证事实以及保持咖啡供应都会有所帮助。如果这个项目需要团队的力量，营造一种“齐心协力”的氛围。比萨、音乐甚至一些简短而滑稽的游戏都会使团队成员保持清醒。对愿意和你一样做出牺牲的人承诺一些奖励办法。比如，如果你要求别人加班，可以告诉他们，问题解决后，他们可以获得丰厚的加班补偿。
这些特别的方法应该留待特殊场合使用。如果所有项目都以这种恐慌告终，你就无法做出计划。恐慌结束以后，花些时间分析你可以做哪些事情来避免恐慌，以及下一次碰到这些事情的应对方法。
如何管理多个项目
很少有人能够享受一次只做一个项目的奢侈待遇。事实上，如果真的这么做了，很多富有创造力的人们一定会觉得枯燥至极。无论是你自己的选择还是他人的要求，你很可能必须要同时应付多个项目。令你难以想象的是，你可以利用它，使其成为自己的优势。要想让这种方法发挥作用，你需要做几件事：
■如同前文提到的一样，为每个项目制定目标地图，标明你想要实现每一步骤的时间。通过这种方式，你可以对项目进行排列，从而了解自己在某个星期、某天中所需要完成的任务集合。
■把所有相同的活动安排在一起，按照活动而不是项目来给自己制定日程表。假设有两个项目需要你进行一些网上研究和拨打电话，先做完所有的网上研究再拨打电话和先在网上研究项目A，随后拨打项目A所需要打的电话，接着在网上研究项目B，然后再拨打项目B所需要打的电话相比，前者会使你的工作更有效率。
■对于一个项目，无论你正在学习或者经历些什么，主动寻找能够运用到其他项目上的方法。这并不要求所有项目都是相似的；事实上，通常最具创意的解决方案都是人们把一种情况下的有效方法运用到另一种情况时产生的。比如，麦当劳开发出的标准流程相关课程现已被其他众多行业采用。
■利用一个项目中的间歇时间来促进另一个项目的进展。当你到达一个无法让项目继续前进的节点时，可能因为你正等待别人的帮忙，这时你很容易转移到80%的那些低价值活动中。如果休息时间到了，一定要休息，这会是查看其他目标地图的好时机，看看在等待的过程中你可以做些什么。值得注意的是，这并不是广受质疑的多工作业。结果毋庸置疑，当我们试着同时做两件事情时，我们没法把其中的任何一件事做得跟我们倾注全部精力做一件事情时一样好。
如何为多个项目设定时间
如果有选择的余地，最好把几个项目错开，这样它们各自的最后期限就不会离得太近。无论如何计划，你可能还是会发现截止日期到来前的一两个星期，你需要投入更多的努力。如果碰巧两个或两个以上项目同时出现的情况，这就会造成压力。同样，很多人发现他们更愿意使项目处于不同的活动阶段，这样在某个星期里，他们可能处于项目A的计划阶段、项目B的早期执行阶段以及项目C的完成阶段。
调整项目的另一种做法是把一个项目中的大部分工作分配给其他人去做，此时你可以集中精力全面参与到另一个项目中去。
接下来是什么
利用这些工具来应对目标截止日期，运用技巧来应对多项任务，你现在已经了解了成功的全部技巧。当然只有当生活的所有部分处于平衡时，真正的成功才会到来，这就是下一章的主题。
