除了过量信息、文案工作以及邮件，我们工作中还会遇到的两个最容易引起焦虑和挫败的主题是会议和社交。你将在本章找到处理这两者的技巧。让我们先从会议以及你必须要问的最重要问题开始。
这场会议真的必要吗
删除是处理文件和电子邮件时的一项重要技巧，它也适用于会议。一旦会议开始，就好像要很长时间才会结束。我们稍候将看到如何缩短开会时间，但最好是尽量减少会议数量。如果你是决定是否开会的人，那么考虑一下备忘录、电子邮件、电话或者简短的电话会议是否可以达到同样的效果。
你是否真的需要出席会议
如果会议由他人组织召开，考虑一下这场会议是否真的和你相关。如果不相关，不要参加。如果你需要向上级领导就此事进行解释，简明扼要地强调如果你将这段时间用来做最重要的事情，这将带来更大的价值。
如果你只需要参与会议议题中的一项，看看是否可以把这一项目提前，这样一旦事情处理完，你就可以提前离开。如果不行，而会议的时间会很久，可以让他人在你需要参与的事项即将被讨论时提前给你打电话，你再马上过去开会。
你们是否都知道会议的目的
很多会议之所以会开很长时间是因为缺乏明确的议题。会议的目的表达得非常模糊，比如“回顾马丁计划取得的进展”或者“解决上个月出现的所有问题”。这是会议漫无边际、毫无重点的症结所在，这种会议把时间都浪费在不重要的80%事情上。需要事先制作一份具体的会谈议程并提前通知参会各方。如果你的会议没有议程，把这件事情汇报给你的老板；如果你就是老板，安排处理这件事。
大家是不是都准备好了
如果你希望参会人员有可供分享的具体信息，也应该为此制作会议议程或者备忘录。这样就不会有人在被要求提供事实和数据时表示惊讶了。
是否有日程和时间限制
如果暖身闲谈似乎是让大家把注意力从几分钟之前从事的事情中抽离出来的会议必需部分，那么为这个闲谈设定一个时间限定。你可以在会议室中来回走动，让每个人都有几分钟时间来谈谈他们工作得怎么样。如果有人超过了时间限制并且没有停下来的迹象，主持人必须解决这个问题。
快速会谈的诀窍
■如果可能，让人们到你的位置上。
■保持凉爽的室温，使参会人员保持警觉。
■对于一对一的会谈，在散步时开会。
最好在议事日程上注明讨论每项议题的时间限制。这可以通过计时器强制执行，计时器可以在项目讨论时间即将结束时发出信号。如果有项目明显需要花费更多时间，最好为其另外安排会议时间，而不是让这个项目扰乱其他项目的进程。当然这也意味着需要为整个会议安排一个时间期限。就像工作需要根据时间来做一样，会议也是如此。明白时间期限将会被强制执行，每个人都会集中注意力，在更短的时间里说出需要说的话。
“在午餐前一小时制定一个一小时会议计划。”
一个聪明的策略就是在午餐前一小时或者下班前一小时制定一个时间期限为一小时的会议。这样，每个人都会希望会议能够按计划进行。
会议中所作的决议是否清晰
会议过程中应该有人对所形成的决策以及哪些人同意在将来采取何种举措进行记录。每项议程结束时，会议记录人员应用一两句话对要点进行总结。这些内容也可以写入总结性的会议纪要，并分发给参会人员以及任何需要了解这些信息的人。这会防止类似于“哦，我以为我们达成一致的情况不是这样的！”等问题。
如果这是集体讨论会议，你是否遵循了以下四条准则？
如果会议初衷是产生新的想法，遵循以下四个集体讨论法则：
■数量第一。集体讨论的目的就是生成尽可能多的想法。
■不加评论。在想法产生时对其进行评判会中断思路，稍后会有时间进行评估。
■把每件事都写下来。选择性的记录本身就是一种评判。确保身边有足够大的活动挂图、纸张或白板供人们用大字写下所有内容。
■别害怕在别人的观点之上形成自己的观点。有时一点点改进就能够使概念更加完善。
你是否保持会议尽可能简单
如果可能的话，尽量使用活动挂图、白板和笔。不要使用幻灯片或任何其他需要科技含量的设备。这些东西会出现故障。开会的时候，我们都曾遇到这样的事情，投影仪的灯泡突然烧坏、笔记本电脑接口不匹配或者电脑死机。这些事情不仅令人难堪，而且浪费时间。
“当你什么都不想干的时候，开会是个好主意。”
约翰·肯尼斯·加尔布雷思（JohnKenneth Galbraith，1908—2006），加裔美籍经济学家
是否已设定基本准则
有些能使会议更富成效且更有乐趣的基本准则。前文已经提到的是对每个参会人员都已做好准备的期望。这里还有其他一些内容：
1.每个人都要准时。这个方法极端但却有效：迟到者不得参加会议。下一次他们就会准时。
2.关闭手机。这个方法极端但却有效：在门口没收通讯设备。你可以做个轻松的暗示“酒吧门口上缴枪支”，参会者都会明白你的意思。
3.每个人都需保持警醒。这个方法极端但有效（同时也有利于缩短开会时间）：把椅子都搬出去，这样每个人都必须站着开会。
4.气氛热烈的讨论固然很好，但也要有基本的互相尊重，表现为不打断他人的讲话以及不主宰整个谈话。如有必要，这应由主持人强制执行。
5.冗长的会议中应安排合理的休息时间。
6.应提供健康的零食（特别是水果）和水。
你可能无法控制或影响会议中的所有因素，但改变其中哪怕很少的几个因素，都会带来很大不同。如果你无权决定会议的方式和时间，和负责此事的人进行讨论，很可能他们和你一样对冗长而缺乏重点的会议感到沮丧不已，因而非常愿意接受你的想法。
你的会议决策
你能够运用或建议以上哪些策略，从而使你参加的会议产生不同？
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社交天敌
一种值得单独提出的会议形式是社交。这里有个小测试。下面的话出自一位不愿透露姓名的企业家。读一读这段话，注意它给你的感觉：“（社交）很有意思也很有意义……随时跟人们交谈，在商店里、沙龙、飞机上……不知道怎么开始谈话？随便说一句赞美他人的话。一个陌生人身上总有吸引人或令人羡慕的东西引起你的注意。真诚地看待这一点。”
如果你觉得“当然，那千真万确！”那么跳过本章的其余部分，因为你显然是：（1）美国人；（2）是一个天生的社交达人。但如果这段话让你觉得有些不安，那就跟我来，我们将找到让你专注于自己长处的方法，即便社交并不是其中之一。
通常，社交活动中会有很多人一边要稳住手中的葡萄酒杯，一边互相递送着名片。到活动结束时，你的口袋或者包里满是名片，但你已丝毫不记得这些名片的主人都是谁。所有那些拿到你名片的人的感觉也是一样。常规的建议是你要表现出对他人的兴趣。这就造成了两个人都假装对对方感兴趣，私下里却一直等着要谈论他们自己以及他们所提供的东西。我的建议是：如果你对参加这种社交活动感到不自在，那就不要去参加。是的，互相联络很重要，但还有其他方法。我们稍后会讨论那些方法，但如果你已经参加了某个社交活动，有些指导性原则会使你的参与更富成效。
找到最有效的社交“第二自我”
你是否有非常乐意结识新朋友的时候？是否有一些你在展示自我时感到非常放松和自信的时候？回忆这样的时刻，或者想象那种时刻会是怎样的情景，然后为那种状态创造一个“第二自我”。当你选择参加社交活动时，进入那种状态。不必试着努力模仿那些热情四溢的、外向的在和人握手时主动而有力的人，表现得像个理想的社交人士；你只需要寻找一种自己觉得舒服的状态就可以。
参加20%的最易取得成功的活动
很多的大会、小会、商业聚会和其他活动每天都会举行，对这些活动的优先顺序进行排列很重要，你只需要参加这其中可能给你带来80%回报的那20%的活动就可以。这些活动有两个共同的元素：
■那里的大多数人和你所从事的行业不同。如果你自己就是保险代理人，那么去参加保险代理的聚会有什么意义？当然，谈谈老本行、抱怨某种类型的客户或者最新的政府规定可能会很有趣，但这并不能给你带来更多的生意。参加一些能找到可能需要你所销售险种的客户活动会更有前景。
■除了社交，还有其他活动。这可以是颁奖典礼、庆功会或者慈善活动。这能给你提供一些除自己以外的谈资。如果人们对你所从事的工作感兴趣，你可以简单地介绍一下，如果他们仍然感兴趣，他们可能会向你索要名片。没有人会觉得尴尬或者感觉强买强卖。如果你付不起入会费，你可以做志愿者为客人登记或者帮助提供茶点，只要确保你能有足够的时间进行社交。
你能参加哪些符合上述标准的活动？
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怎样不费力地与人闲谈
尽量提前到达社交场所，并和尽可能多的人交谈。你依然不必强行进行推销。那些潜在客户会自然而然地对你所从事的工作感兴趣。
一个让人们知道你从事什么工作的好方法就是问别人他们是做什么的。给他人关注，如同你想要得到的，毕竟对他们而言你也是一个潜在客户。
你不需要为谈话准备一个开场白，只要评论一下正在发生的事情就可以。如果能想出一个轻松有趣的评论当然更好，不过任何表述都能让谈话继续下去，“你觉得演讲者怎么样？”或者“参加活动的人真多啊，对吗？”不过，一旦僵局被打破，你就要准备一个包括更多内容的陈述或者问题。
你腼腆吗？看看房间里有没有其他腼腆的人，和他们进行交谈。他们会因为有人找他们说话而感激不尽。但不要整晚一直和同一个人说话。
对于由他人主办的活动，建立一个容易逃脱的途径，如果你不喜欢这个活动或者没法取得自己需要的东西，可以预先告诉主办人你可能需要提前离开，这样你就可以在不冒犯任何人的情况下中途退场。
深居简出的人如何进行社交
现在有一种个人社交的很好选择：互联网。如果你没有在鸡尾酒会时和别人闲聊，你还是能够结识新朋友，至少是通过虚拟的方式。找出你想要吸收成客户的人最常访问的网站，经常浏览这个网站上的内容。在博客和网站论坛上发表相关评论，尽量少地提到你自己的网站以及业务。当你成为这些网站上的常客时，人们将开始询问你所从事的工作，然后你可以告诉他们更多细节。
如果你本身就是很腼腆的人，那为什么不让别人主动来找你呢？不必和那些与你所服务市场无关的80%的客户打交道，而又能够吸引真正有关的20%的客户，这难道不是特别棒的事么？为了吸引这些人，你应该创建一个个人网站，网站上发布一些和你所从事项目有关的文章和小窍门，以及人们能够与你取得联系的方式。
博客的效果更好，因为在博客中添加内容比网站容易得多，你还能用它来建立粉丝基地。鼓励他人的评论，但如果没有收到评论，也不要因此而感到沮丧。不要期待立刻能看到结果，人们发现你的这个过程需要时间。一旦你拥有了大量的文章，搜索引擎也会开始把人们引导到你那里，如果有其他博客和网站链接到你的网址更好。不要在博客上强卖，只是让人们开始认识你。如果你让自己的博客（播客，或者网站）反映自己的个性，人们将能感受到与你合作会是怎样的感觉，你的生意也就来了。决定你想要发表新内容的频率，并坚持下去。
“永远不要惧怕对生意的渴望。一个工作做得好的人永远也不会失业。”
美国总统托马斯·杰斐逊（ThomasJefferson，1743—1826）
你也可以写关于自己的文章，并把它们发表在类似www.ezinearticle.com的网站上。每篇文章的末尾带一份个人小传和你个人网站的链接。人们会阅读这些文章并且可能会被其他网站转载。比如，我本人会写些文章，我在那个网站上发表了25篇与写作相关的文章，这些文章有3300次的阅读量，并且被245个ezine出版商转载。这些效果的出现是缓慢而长期的，如果你坚持定期发表文章，效果会更好。
考虑为当地出版物撰写一篇关于你所从事的工作的文章。编辑会允许你在文章结尾署上自己的名字、业务名称以及联系方式。如果你拥有能吸引大众兴趣的专业知识，你也可以定期为专栏写稿。其他媒介包括公司的新闻通讯和行业出版物。
如果适合于你的工作，你可以考虑出版通讯季刊。即使你的主要目的是推广产品或服务，你还是要确保这其中包含足够多的有价信息，使其具有较强的阅读性。
你是否觉得说话比写作更舒服？如果是这样，你可以考虑创建一个播客。就像在博客上发表文章一样，定期发表视频比创建新视频的频率更重要。如果你愿意进行公众演讲，那是另外一种吸引他人的好方法。
你的社交策略
以上提到的吸引他人的策略中，你认为哪些策略对你最有效？
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接下来是什么
本章我们讨论了很多专注于会议及社交的方法，以使它们相对不那么让人痛苦并且更容易让你取得想要的结果。你可以把这些方法添加到前面章节你获得的武器库中。如何运用这些工具以使你可以轻松应对截止日期以及多项任务是下个章节将要讨论的内容。
