通过前一章的阅读，你学会了处理过量信息的方法。通过专注于你真正想要实现的事情，你现在拥有对每天涌到面前的大量信息进行过滤的工具，以及确保那80%不相关的信息不会让你手足无措的方法。在工作和生活中，几乎每个人都会有大量的文案工作需要处理，如何高效地完成这项繁琐的工作，本章将告诉你答案。
你是不是个邋遢的人——那会怎样？
你的桌子和办公室是否到处堆满材料，一派杂乱不堪的景象？如果是的话，那会不会对你的工作造成影响？嗯，套用美国电视菲尔博士（DrPhil）的问题，“那对你来说效果怎么样？”如果你能在需要的时候找到需要的东西，那么你的办公室乱不乱就不是什么问题。不过，很多邋遢的人（包括我自己）发现创造性混乱会出现失控的情况，当这种情形出现时，想要随时取得所需要的东西就成问题了。2004年，一份针对三菱日电（NEC-MITSUBISHI）所做的研究表明，混乱的办公桌会使办公人员患发疾病。研究所采访的2000名员工中，40%的员工表示杂乱的办公桌会让他们暴躁不堪。尽管如此，他们还是不愿意收拾桌子，35%的员工表示他们的脖子和后背都会因为坐姿不舒服而疼痛。
“我们能够对抗地心引力，但有时候文案工作实在太多了。”
沃纳·冯·布劳恩（Wernher VonBraun，1912—1977），德裔美国火箭物理学家
如果对你而言，办公桌的状态是个问题，那么很可能这是你处理文案工作的一个缩影，你缺乏明了的归档系统，需要更加系统的相关文案工作的处理方法。不过，如果你恰好是右脑创造型人士，你需要的是和大多数有关时间管理或者组织类书籍中所介绍的不同的文案处理解决方法。
你喜欢怎样工作
要知道你在处理文案工作和组织工作时更偏向于右脑还是左脑，你可以看看下面两份清单哪一种方式更接近于你想要的工作模式？
左脑型：
■喜欢一次做一件事；
■文件在档案柜进行实时归档；
■根据优先顺序处理待办事项；
■利用电子记事簿对约会进行管理等；
■能够按照进度表行事，从不迟到。
右脑型：
■喜欢一次处理几项任务；
■到处都是成堆的文件；
■归档工作不及时，喜欢将文件夹放在能看到的地方；
■利用纸条或便笺纸记录约会等；
■容易错失截止日期，经常迟到。
你在第5章已经知道要专注于自己的强项，如果你是右脑型的人，想要把自己变成左脑型的人是毫无益处的。无论这上面哪些内容最接近对你的描述，都会有适合你喜好的工具和方法。因为大多数书籍都不会特别提到右脑型人所喜欢的系统和策略，本章对此将会有所侧重，不过还是有些所有人都适用的方法。
处理文案工作的新策略
“每张纸仅处理一次”。这是所有传统时间管理书籍所给出的建议。我一直都觉得这条左脑型时间管理策略不太现实。是的，这想法其实不错，立即考虑你要处理的一张纸，是需要：
■扔掉（最好方法，如果合适的话）
■归档
■让其他人处理
如果需要对文件进行归档，在文件上贴一张便签条，写出其所应归属的文档名称，那意味着你不必做两次这样的决定。
如果需要将文件分配给其他人进行处理，在文件上贴一张便签条，注明为什么将该文件转给其他人。
根据我的经验，这样做之后，还会剩下很多其他文件。可能有些是在你找到其他信息前无法回复的信件，是你想要购买但还未下定决心的某个产品广告，是你想要参加的某个社会活动通知，但你还需和别人进行确认，等等。
在便签纸上写出你需要采取的行动，把它贴在这张纸上，然后把这类纸张整理在一起。如果是账单或者其他可能会引起麻烦的东西，把这些材料单独放在一起，并确保这些材料能首先引起你的注意力。当你一个礼拜后再次翻阅这些文件时，你的便笺纸将能快速告诉你需要做些什么。有些纸将不再有用，你可以把它们扔掉，此时你掌握了更多的信息，因此能够对某些纸张进行处理，其他的还需要再放些时间。
我肯定这一系统会让很多左脑型的人很不舒服，但这种方法确实有效。
归档：你为什么可能讨厌档案柜
很多创造性的人都讨厌使用档案柜，因为他们都是视觉导向的人，他们喜欢能看到东西的这种感觉。一旦文件被放进档案柜，他们便不再能一眼看到这些文件，这会让他们觉得很不安。
你的新策略：
■使用档案盒。你可以在盒子一侧写出文档的名称，然后把档案盒放在架子上。文件很多的时候，这是个很好的办法。
■对于少量的文件，你可以使用带折叠封面的文件夹，在封面顶端靠近边缘的地方写下名称，让文件容易看到。
另外，档案柜和文件夹会让所有东西看起来都差不多，感觉很单调。要想能够通过视觉就将事物区分开来，我们通常会使用不同的颜色。你可以使用彩色编码的文件夹或者文件盒，比如，绿色代表财务，蓝色代表参考，红色代表邮件。
有用的归档系统
过去很长时间里，我都用带封面的文件夹对我的写作进行分类，比如“故事片”、“电视电影、”“情景喜剧”、“戏剧”、“非小说类图书”等。这样做的问题是，最后某些类别里会有很多文件夹，那么要找出某个特定的文件夹就意味着要查找很多文件夹。
现在我的替换做法是，对每个主要类别用一个字母进行标记。例如，A代表故事片，B代表电视电影，C代表情景喜剧，D代表非小说类图书，依次类推（哪个字母代表哪个类别完全是随机的，如果所有字母都用上了，你可以使用些字母的组合，例如AA、BB等。）我所使用的例子和关于写作的项目文档有关，当然你可以调整类别使其和你的工作相关。
给每个类别中的文件夹编定一个特定号码，使分类看起来像这样：
A 故事片（类别标题）
A1《超级鲍勃》（Superbob）（这是适合该类别的项目标题）
A2《疯狂！》（Mad！）
A3《分崩离析》（Coming Apart）
A4《无价之狗》（MillionDollar Dog）
A5《转化》（Switch）
下一个类别，电视电影，用下一个字母：
B 电视电影
B1《我会不会骗你？》（Would ILie to You？）
B2《鱼和单车的故事》（The Fishand the Bicycle）
B3《一无所知》（At Sea）
下一个类别，情景喜剧，用字母C：
C 情景喜剧
C1《热点》（Hot Spot）
C2《你想要什么》（What youwish for）
C3《奇异的人生》（Strange Life）
建立新的文件夹时，给这个新文件夹标注一个合适的字母，以及该类别下的一个数字。整理出一份总清单放在手边，这样你就不需要在找文件夹的时候每次都重新查看一遍所有文件夹。假设我正查找有关情景喜剧的手稿，我的清单显示它的位置是C3，我就能轻而易举地在架子上找到它。我把这份总清单在抽屉和电脑里各放了一份，我的助理也有一份。我们随时会对这份清单上的内容进行更新，先是手写更新，然后大概一个月左右会打印出一份更新后的文件。
这个系统的唯一缺点在于，当分类里的内容太多时，架子上的所有东西都必须挪出一些。
归档操作手册
你是否曾经有过这样的经历？你买了些高科技产品，如打印机、数码相机或者MP3播放器，结果没几个月这东西就坏了，你需要找到相关产品的操作手册。问题是你不知道操作手册在哪儿，然后你花很多时间找这个手册，找了很久却一无所获，你因此感觉无比沮丧，或者你想在网上进行搜索，想在厂家的网站上找到手册的相关内容。
Verco公司那些制造办公椅的聪明家伙想出了一个很棒的主意：他们在玛雅系列办公椅的坐垫下方设计了一个口袋，以供客户放置操作手册。你可以灵活运用这一方法，比如在设备或最常用的东西（扫描仪、打印机、复印机等）下面或者附近贴上一个塑料信封，把操作手册放在里面，这样它们就不会遗失了。
利用清单的专注力
有一种文件你可能使用得还不够多，那就是清单。对于所有需要做的要动些脑子的事情，你应该有一份能够帮助自己更快完成这件事情的清单。出差前的行李打包就是一个例子。很可能你每次都需要准备相同的东西，那为什么不做一份清单，让这个过程更快些呢？你甚至可以分配别人来做这个打包的工作。这里是我主清单的一部分：
袜子 积分卡
T恤衫 地铁卡
内衣 驾驶执照
手帕 通讯录
裤子 日记本
鞋 办公装备
衬衫 荧光笔
运动夹克 折叠文件
外套 名片
套头外衣 手机
游泳裤 手机充电器
手表 笔记本电脑
行程表 磁盘驱动器
票 笔记本电脑适配器
护照 磁盘（包括需要进行的项目）
在打包之前，我要决定自己将会需要多少衣服（3天的行程=3双袜子），划掉清单中不适用的物品（如果酒店没有游泳池，那么就不需要带泳裤）。然后按照清单中的其他内容进行收拾，这样收拾行李整个过程只需要几分钟。
对于工作上会反复做的事情，清单的作用也非常大。比如，你可以准备一份清单，把每次写新闻稿需要涵盖的内容都列在上面。
商务清单
由吉恩·马克思（Gene Marks）编辑、亚当斯媒体（AdamsMedia）公司出版的《街头小生意清单手册》（the Streetwise Small Business Book of Lists）一书提供了一个绝佳的清单来源，书中介绍了成千上万个帮你削减成本、增加收益以及刺激盈利的清单。
其他一些需要用到清单的场合包括准备以下事项：
■介绍
■网络事件
■访问
■谈判
这种清单能够让你更容易地把自己之前一直在做的任务分配给其他人，因为清单能够帮助确认接手工作的人不会忘记或者忽略任何重要的步骤。同时，制作一张你委派任务的清单，表明任务由谁负责做，什么时候做以及要取得什么结果。你可以每天检查清单，定期和清单上的人进行核实以保证任务将按承诺完成。
“清单能够让你更容易地把自己之前一直在做的任务分配给其他人。”
另外一份需要随身携带的清单是，当问题出现时你可能需要的联络人电话。这可能包括电脑维修服务、软件咨询、中介公司、送货服务、运送色剂盒以及其他办公用品的商店，等等。事实上，最好在清单上写出至少两个联系人的电话。众所周知，问题总是在最不合时宜的时候发生，这时你肯定不想因为慌乱地四处寻找帮助而浪费更多时间。
什么清单会帮助你专注
花点时间想出三份可能对你的工作有所帮助的清单，在这里写出它们的名称，并安排时间制作这三份清单。
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待办清单中需要做的事和不需要做的事
最常用的清单是每天的待办事项清单。这是一个很棒的工具，但却常常被误用。它不应该是你在未来数天或数礼拜中要做的所有小事的集合。一定要先做一份下周所有需要注意事项的总清单，但每日清单应该仅包括你在当天需要完成的任务。好的经验法则是一天中最多专注于6件事情。
如果你发现自己不得不重复地把一张清单上的任务挪到另一张清单上，这说明你对自己在可用时间内所能完成的任务并没有现实的考虑。每天都不能按时完成任务的挫败感将耗尽你的精力。一个能够解决问题的方法是将80/20法则运用到你的待办清单中。
首先依惯例制作你的待办事项清单。对大多数人而言，这个清单是他们应该做的、想要做的或者能够在那天做的，不是他们真的想要在那天做的所有事情的组合。
从现在开始，把那种清单作为你的清单第一稿。利用这份清单凭直觉说出所有你可能会做的事情。然后仔细察看清单，从每10个项目中选择两个会给你带来最大价值的项目，只选两个。
只有你能够对“价值”进行定义，因为这只对你适用。通常人们会将价值解读为能带来最多财富的东西，但如果你的办公室混乱得无法处理重要工作，那么整理办公室可能就是你所能做的最有价值的事情。
如果你一开始有10件或者更少的事情需要处理，那么现在你首先需要处理的就只有两件事。如果你开始时有20件事情需要处理，那么现在减少到4件，你还必须再重复这一过程：这4件事情中（或者6件，或者其他可能的数字），哪两件会给你带来最大价值？
如果可能的话，先做这两件事。这可能会需要一点意志力，因为通常最重要的任务都不是最有趣的事。把它们先放在一边，做些不那么费神的事情来暖暖身，或者根本不去做这些事，或者采用其他一些看似合理的做法要容易得多。等到热身完毕，我们会突然发现还有些其他事情需要关注，我们真的必须再查看一遍邮件，然后接个电话……不知不觉中（一天结束时），你忽然意识到不得不把那些关键的事情转移到明天的待办清单上。
首先处理真正有价值的任务的意思是把这些事情做完。这会让你这天之后的时间轻松不少，你将因为这么早就完成这些事而感到压力小很多。有时我们会逃避做那些最有价值的事情，因为这些事看起来很复杂、很难完成。在这种情况下，把大任务分解成小任务，直到形成你可以在45分钟之内完成的任务块，然后一点点向着更大的任务进军，你很快会意识到自己有很大进步。
如果你无法首先做最重要的任务，那么至少交替做一个容易快速完成的任务以及一个有些困难但却重要的任务，这样来保持前进。不过最好还是能花一个礼拜的时间先做最重要的任务。到这星期结束时，这么做的好处将会非常明显，你会觉得更有动力，从那以后你会觉得做起来越来越顺手了。
如果你喜欢每件事情都能被看到，你也可以把每项任务写在便利贴上，贴到墙上，等这些任务完成之后，再把便利贴拿下来。把这些便利贴作为你已完成任务的工作记录保存起来。
保留那些清单！
把旧的待办事项清单放在一个文件夹或者文件盒里，至少保存一年时间。如果你需要记起开始新项目或者电话会谈的时间，这些清单将会有所帮助。
总是在身边放一份待办事项清单。你可以在索引卡上手写或者打印一份迷你清单，把这份清单放在口袋或者包里。那样当你参加会议或者外出时，就不会忘记你在当天所需要完成的任务了。
最后，在清单中安排一些休息和反思的时间，哪怕一天中只有一到两次的15分钟也行。像对待清单中其他任务一样严肃地对待这件事，如果清单上的其他任务花费了比你想象中要长的时间，休息和反思的任务不应该成为首先被牺牲的选项。记住，当今世界要想成功，你应该更聪明地工作而不是更努力地工作。更聪明的工作是洞察力和创造性思维的产物，这需要时间和思考。
如何处理未来的任务
有些任务很重要，不过你知道自己并不需要今天就去做它。事实上，这其中的某些事，比如电话或者会议，是将来某个特定时间才需要做的。记住这些事的一个好办法就是做一个盒子，里面放上从1到31排好序的文件夹，每个文件夹代表一天，再加上12个带有月份名称的文件夹。如果今天是6月12号，你知道6月20号需要给潜在客户打电话，把这件事写在便条上，然后把它放进编号为20的文件夹。在6月19日，当你计划第二天的待办事项时，打开那份文件夹然后安排打电话的事。如果这个工作需要在8月份才做，你把它放进8月的文件夹内。在每个月开始的时候，检查月份文件夹里的内容，然后把它分配到每个月具体天的文件夹里。
接下来是什么
现在你已经知道怎样更有效地处理文件了，但还有一项毁誉参半的主题：邮件。在下一章你将了解驯服“邮件怪兽”的策略。
