现在你已经熟悉了如何处理过量信息和文件工作，但现在还有一个令每个人都无比烦恼的失望之源：电子邮件。一方面，它是世界各地人们即时沟通的杰出方式，它对我们的工作产生了革命性的影响。另一方面，你所收到的垃圾邮件和大量的合法信息，也会让你感到非常烦恼，它能轻而易举地占用你的时间和精力，让你无法做本该做的事。不仅如此，发送电子邮件的过程也会充满陷阱。在本章，你将找到使电子邮件成为正如其所设计成的最伟大工具的最好策略。
控制时间
除非你负责了，比如说，保卫自由世界的任务，你真的需要在收到每封邮件后立即阅读邮件吗？并非如此。如果真那样的话，设定每天察看邮件的次数。你头脑中是否已经有这样一个数字？很好，把这个数字减去一半。很少有人真的需要每天察看邮件4次以上，3次或2次会更好。作为初学者，尝试根据下面的安排来查阅邮件：
■早上刚坐到办公桌前
■午餐之后
■快下班前一小时
如果你有立即回复邮件的习惯，担心如果忽然改变做法，人们会好奇发生了什么事，那么你可以开启自动回复功能，就像你不在办公室时所可能做的那样。回复的内容可以是，“为了提高我服务您的工作效率和能力，我会在上午9点、下午2点和5点定时察看邮件。如果有事需要我的及时关注，请拨打×××（电话号码）和我取得联系。”那些确实有急事的人不会感到失望，一般来说，电话是处理特别紧急事情的更好办法。你将发现其实真正紧急的事情实在少而又少。
保持专注
如果你无法坚持设定次数，另一个方法是在不同任务的间歇察看邮件。如果你在工作期间察看邮件，这会使你无法集中注意力。
新的邮件计划
从现在开始写出你计划每天察看邮件的次数，然后复印一份贴在电脑附近。
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邮件选择1：删除
处理邮件的最快方法就是删除。显然，对于垃圾邮件，这是很容易的事。如果你收到了过多的垃圾邮件，那么你需要调整或者更换你的垃圾邮件过滤器。然而，有很多邮件看起来似乎非常有趣。这会成为消磨时间的一种方式，而这些时间你本该用来做那些最有价值的20%的工作。如果你一直在使用这种方法，那么你需要考虑使用你在第7章所建立的某种“第二自我”，“匈奴王”也许是个不错的选择——果断地删除这些邮件。这里是应该删除的两大类邮件：
■笑话、怪异的新闻、卡通片等。这些信息可能大多来自数量很少的一群人。你有一个选择：你可以删除，或者把这些邮件转移到“休闲时光”文件夹中。你也可以给发信人回复一封邮件，写这样的内容，“尽管你发给我的笑话和卡通片很有意思，但我很难处理收件箱中过量的邮件，所以请不要再给我发送这些邮件。我非常感谢你的初衷，不过我肯定你能理解我的做法。”
■抄送给他人的邮件，通常标注为“供你参考”。如果你一直收到你并不需要的信息，这些信息对你来说和垃圾邮件一样。和之前的做法一样，你需要给那些给你发送这些邮件的人附上一条言辞委婉的信息，比如，“感谢你让我随时跟进事态的发展，但是你真的不必将这些信息抄送给我”。重要的是：如果有你需要被通知的情况，需要添加一个限定条件，例如，“除非项目无法按进度规定执行”，或者“除非你需要我的直接参与”。
你删除的“第二自我”
你将运用第7章中创造“第二自我”的哪种，来删除无关邮件？
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邮件选择2：委派
你已经删除邮件了，现在进行委派。如果一封邮件要求你采取某种行动，不要不假思索地立刻行动起来。首先想想是否利用他人的时间会更好（当然在你有这种权利的条件下）。如果是的话，把邮件转发给那个人，并附上一则附言告诉他们要求。附言的内容可以很简短，“玛利亚，请处理这件事”，或者你可能需要提供更多细节内容，然后通知发送邮件的人，你已经把这项任务分配给玛利亚进行处理，其他关于此事的讨论将由玛利亚直接负责。你自己当中间人的次数越少越好。这种方法甚至可以运用到一些小事上。比如，我有时会收到我自己某个网站的信息，说某个链接出问题或者某个视频不能正常播放。我的第一反应就是亲自去那个网站查看一番，即使我并不知道如果确实出现问题该怎么处理。现在我只是把这封邮件转给我的技术人员，并让他在解决问题后通知我或者发信人问题是否出现在客户端。
“你已经删除邮件了，现在进行委派。”
如果你想要委派任务的人是你同一级别的同事，而不是下属，你得采取不同的处理方式；也就是找到发送邮件的人，使他相信玛利亚才是处理这一工作的更好人选。你也许会想要自己处理这件事情，特别是当这件事并不会花费你很长时间，但当你这么做的时候，你也就开创了一个先例，那就是以后只要遇到类似的事，你都想亲自去做。
如果身边没有能够处理这项任务的人员，特别是你自己经营的事情，考虑是否可以通过虚拟助手或者相关服务把它委托出去。
你的委派计划
你能想到谁，你可以将至少部分邮件相关工作委派给谁？
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邮件选择3：处理邮件
对于剩下的邮件，你可以使用和前一章推荐的真实文件夹相同的虚拟文件夹系统。任何你需要当天处理的邮件都可以归入标记有当天日期的文件夹，然后你可以安排最适合自己的时间来处理这些邮件。一般来说，最好能集中处理这些任务，而不是一件件地处理。如果这件工作并不紧急，你可以把它归入标有其他日期的文件夹，到时再进行处理。如果有些事情需要一个多月以后再去关注，你可以把它归入那个月份的文件夹内。
如果你正同时处理多个项目，那么你可能需要为每个项目建立单独的系统。当你为第二天的待办事项清单作计划时，你可以迅速查看那天的文件夹并相应做出安排。如果你想更直接地看见要做的事，一个替换做法就是为每个项目单独准备日程表，然后把工作记录在日程表上。
你可能已经有自己喜欢的对邮件进行分类和归档的方法，那很好！主要目的是不要让邮件累积到100封或更多，否则你每次打开收件箱都要重新查看一遍。
有几类邮件特别麻烦。
■永无止境的信息。有句名言曾帮助过很多人，包括马克·吐温和亚伯拉罕·林肯。那是一封长篇书信的附言，它这样写道，“很抱歉我写了如此长的一封信，因为我没时间写一封短的。”你也许认识喜欢写长信的人，如果这些信能短点会更好。如果可以的话，你可以建议他们在邮件开头把邮件将要提到的关键点简明扼要地提出来。如果他们习惯给你发一些包含以前邮件内容的信件，要求他们对之前的内容进行总结。如果这些没完没了的邮件是你老板写的，你可能就不得不忍耐一番了。但你可以使用浏览印刷品时使用的相同技巧：先看第一段和最后一段以及每段的第一句话。通常这样就足以让你了解邮件的主要思想。
“艺术之真谛，表达之荣耀，文字之光芒，唯简洁而已。”
美国诗人沃尔特·惠特曼（WaltWhitman，1819—1892）
■不应发出的邮件。你可能发现自己会收到一些情绪化的邮件，信里的一些内容显然是头脑发热或者酒后的胡言乱语。如果你很仁慈，最好的举动就是假装你从未收到过这封邮件，或者几个小时或一天后给发信者回复邮件，表示你的收件箱中有一封他们发来的邮件，但你无法打开这封邮件。他们也许会看穿这个策略，但他们还是会永远感激你。
发送邮件时该做的以及不该做的
想知道在发送邮件时该做些什么，最简单的方法就是尽量避免别人做过的所有让你觉得厌烦或者浪费时间的事情。这里有些具体的方法让别人喜欢收到你的邮件。
■在主题中写出信息。如果邮件的主题是你想要对方执行当天早上讨论过的采购事宜，不要在主题中写“回复：购买新打印机”，然后在邮件主体中写更多的东西。只要在主题栏中写明“请采购我们今天上午所讨论的打印机”，邮件正文部分不需要写任何内容。这将节约时间，同时树立一个令人赞赏的简洁邮件的榜样。
■不用电子邮件传递敏感信息。如果你不得不告诉别人他们的工作做得不够好，甚至他们被解雇了的信息，这种内容不适合通过电子邮件来表达。去找那个人谈话或者至少打个电话。永远不要在电子邮件中传递任何小道消息或者谣言。电子邮件很容易被打印出来，也经常会被打印出来。如果你不想自己说过的话在办公室里永远流传，那就不要用电子邮件发出去。我们总能听说一些愚蠢的人因为自己在邮件中所说的话而丢掉工作或者感情的事。出于某种原因，我们认为这种事情不可能发生在自己身上，这和他们过去所认为的情况一样。
■别用邮件承认自己的错误。同样，这也是敏感的事情，最好能在会议上解决。电子邮件的一个缺点是它无法表达出情感上的不同，就算你使用笑脸或者皱眉的图标也无济于事。任何带有情感内容的信息最好能用其他方式处理。
■在邮件开头简明扼要地概括邮件内容。一封以“不，这不是个好主意”开头，然后继续解释为什么这不是一个好主意的邮件，如果收信人根本不了解“这”指代的是什么，这种写法就毫无意义。记住你的邮件可能会是别人50或100封邮件中的一封，所以别指望收信人记住“这”指的是什么，别让他们再重读之前发给你的原始邮件。最好你的标题就已经告诉他们这封邮件是关于“重建接待处”，更好的做法是，标题就能告诉他们，“重建接待处，我不同意”。然后，如果有必要的话，邮件的正文可以列出你不同意的三个理由。
■别忘记附件。我们都经历过这样的事情：我们写了一封标明带附件的邮件，但却忘记粘贴附件，于是不得不写一封致歉邮件，再发送附件。简单的解决方法：养成在写邮件之前粘贴附件的习惯。
■尽量具体地说明你希望收信人所做的事。如果你正发送一封要求收信人采取行动的邮件，尽量明确地说明你要求他们做的事，如果可能的话，写出截止日期。
■如果你正处理多个项目，每个项目单独发送邮件。这样更有利于收件人对你的邮件进行分类，并归入适合的文件夹中。
■像对待手写邮件一样尊重并严肃对待电子邮件。商务信件无需使用彩色背景、表情符号，不能有错误的语法或标点符号。你的电子邮件发送了关于你和你形象的第二信息。
底线：掌控一切
这是本章的关键内容：控制电子邮件而不是被电子邮件所控制。电子邮件的作用是服务于你，而不是让你沮丧和惹恼你。你可以选择是否查看邮件以及何时查看邮件。你可以选择是否回复以及何时回复邮件。你甚至可以就邮件内容以及发送邮件的最好方式对发信人进行教导。当你发邮件给他人时，你可以模仿这些有效行为以使你和收件人都有所收获。所有这些都将阻止电子邮件在你做最重要的事情时分散你的精力。
接下来是什么
现在你知道了如何毫无压力地处理电子邮件，下一章提供了掌握会议和建立关系网的工具。
