专注于所做事情中最关键的20%，要诀在于摆脱那些没给你带来很好回报的80%的事情。通过本章的学习，你将清楚如何做到这一点。除此之外，还有另外一个障碍，这是个隐藏得极深的障碍，那就是做最重要的事。学会如何克服这一障碍，可能会是你阅读本书所能取得的最为重要的收获。首先，让我们来处理那些较为明显的障碍。
摆脱不太重要的80%
这听起来很简单：停止做那些不会给你带来最大价值的事情，这样你就能集中时间精力去做那些真正有用的事。但是当你仔细观察，你会发现，实际上这80%里的很多事情对你的高价值任务都会起到很好的支撑作用，甚至可以说这些事对促成高价值事项的完成是必要的。
让我们来举一个和工作相关的简单例子：归档。这是一件非常枯燥无聊的事情，并且这件事本身并不会给你所做的其他事情带来任何价值。但是，如果你长时间不对文件进行归档，这最终将导致你没法找到那些重要文件，从而会对你所从事的重要事项产生不利影响。
再举另外一个例子：日常来电。这种电话看上去好像很浪费时间，然而正是这些电话让你可以和他人一直保持联系，而这些人的合作与配合很有可能会在你最有价值的任务中起到重要的作用。
同样，即使在做研究的时候，人们的注意力也很容易被其他事情吸引。特别是身处现在这种网络社会环境中，在查找一条简单信息的时候，我们很容易会分神，去访问一些相关的网站，浏览些有趣的内容，不知不觉中一个小时就过去了。很显然，要克服这个问题，答案肯定不是停止做任何研究，而是留意可能的注意力分散点。
最后一个例子：在写作时，人们都想仔细推敲出一个完美的开篇，于是他们花很多时间对文章第一段或第一页写了改，改了写，而不是先完成整篇文章再进行修改。这和前面所举的例子一样，并不是你所做的事情有任何问题，而是你做事的方式过于浪费时间。
这些问题都有自己的解决方式。让我们来看看你都有哪些选择。
可选项1：删除或减少
通常情况下，有些事情是可以完全不必去做的，或者可以少花点时间在上面。对大多数人来说，这至少代表了他们所花费时间中的10%~15%。这听起来可能并不算多，但在一天的工作时间中，这代表着每天多出45分钟至1个小时能用于高附加值任务的时间。试想，如果每天在你最重要的目标上多花一小时，你能额外收获多少。
这里列举了一些绝大多数人都能从日常工作中进行删减的事项，稍后会详细讨论：
■获取不相关的信息（参见第10章）
■低效地处理文书工作（参见第11章）
■在邮件上花费过多时间（参见第12章）
■毫无价值或不必要的会议（参见第13章）
选项2：分配任务
第二步就是看看剩下的工作哪些可以分配给其他人去做。要记住，你的目标是尽可能多地把时间利用在能给你带来最大价值的事情上。如果你目前还在自己做归档、复印、出差、接听日常电话等工作，你很可能正在浪费大把的时间。你分配任务的可选方式包括：
■雇用兼职人员：根据任务的性质，可以雇用高中生或大学生，或者半退休状态的人。
■利用虚拟助手：你的很多任务并不需要助手在自己身边办公。事实上，他们甚至可能在世界的另一边。虚拟助手能帮你处理文秘、办公室、记录以及计算服务工作。在搜索引擎里敲入“虚拟助手”几个词，你就能找到提供这些服务的人。一旦你发现有人能够满足你的需求，你就可以持续雇用这个人。
■利用在线自由撰稿人：利用譬如elance.com [1] 的服务，你能够对你所需要的一次性项目进行指定，比如设计手册。世界各地的自由撰稿人会竞标参与你的项目。你可以先对他们的作品样本进行了解，然后再看看曾经雇用过这些撰稿人的客户对他们作品的看法，最后选定在你看来性价比最高的人选。
如果通过删除日程表中不必要的事项能够为你赢得一小时，而通过分配其他人完成某任务，能够为你赢得另一个小时，这也就意味着每个月你会多出来整整一个礼拜的时间能够用来做附加值最高的任务。
[1]美国专业提供自由撰稿人服务的网站，网站为保护买卖双方利益，提供第三方保证金服务，并对此抽取少量佣金，买家先打预付款到卖家ELANCE账户，卖家开始提供服务和产品。——译者注
真正做你应该做的事情的秘诀
一个隐藏的障碍会经常阻碍人们运用自己所了解的知识。你是否曾经阅读过关于个人发展的书籍，你是否曾经若有所思地在书中重要提示下画线，并开始运用书上所提到的技巧和策略……但几个星期后，你是否发现自己又重新回到以前使用老办法做事的状态？如果是这样的话，那你就已经遇到这个问题了。大多数关于时间管理的书籍都不会提到这一内容，因为那些书都是用线性思维考虑问题的人所写的，他们还不太接受事情很少沿着符合逻辑的方向发展这一现实。他们和那些极具创造力且思维方式天马行空的右脑型人群并不合拍。因此，在建议的实施过程中，这些人往往会忽视那些隐藏的障碍。
“很多时候，做其他事情比做我们必须要做的事情要有趣得多。”
通过打电话推销产品或者新项目和稍微看看那本可能有某个章节跟你所做生意相关的书籍，或者查收一下邮件和浏览刚发生的新闻中随便哪一件事相比较，你可能都会觉得前者对你的吸引力几乎为零。看看那些和你的高附加值活动相关的任务，我敢说你会觉得这其中很多都挺难的、有些令人生厌，你甚至不自觉地就不想做这些事。
再来看看那些附加值低的活动，你肯定觉得这些事情对你来说简直可以信手拈来，你丝毫不害怕做这些事，并且你很可能会很乐意去做这些事情。
“低附加值活动倾向于那些很容易的、不会给人带来恐慌甚至可能会让人感到身心愉悦的事情。”
现在我们已经到达问题的关键所在，即便人们知道更好的问题处理方式，但大多数人仍保持自己原有的80/20平衡的真正原因。我为什么把这叫做“秘密”障碍呢？因为几乎没人承认这个障碍的存在！
随便问问你的任何一个朋友或者同事，问问他们是否觉得自己的潜力都已经得到充分发挥。我很怀疑会有很多人给出肯定的回答。接着再问问为什么他们的潜力并未完全得到发挥。你会得到各种各样的答案，有人会责怪外部环境：他们所接受的教育有问题、没有遇到对的人、经济形势不好、没有人能给他们提供好的建议。另外一些人可能会选择自己承担责任，他们可能会说自己的判断有误或者选错了生意行当。
可能一千个人中只有一个人会说，“你得知道，这是因为当我在做容易的事情还是困难的事情两者之间作选择时，我一般都会选择做简单的事。”
很多书籍和课程都会宣传一些极具鼓舞性的讲话来激励你做那些困难的事情。它们让你变得跃跃欲试，它们让你觉得必须马上开始接受任务。有的会使用大众的力量来振奋你，有的会让你劈断一块木板、赤脚踏过灼热的炭火或者攀登某个高峰。这些都是很棒的精力增强剂，但第二天早上，当你回归现实社会，之前那些做法都会悄然失色，不论你多想用劈断木板的技术来对付你那位难缠的上司，这真的不是什么可取的做法。
行走于炭火之上的秘诀
如果你想知道人们为什么可以在炭火之上行走，其实这并不是什么很神秘的事，而是简单的物理知识。这里列举了部分关键要素：通常这些煤炭上都覆盖了炭灰，而炭灰导热性能很差；煤炭的表面并不平整，因此足底实际接触煤炭的表面非常小；当煤炭冷却时，燃烧会停止，新的热量并不会生成；行走者通过的时间非常短。参与者可能觉得自己完成了一件不可能完成的任务而大受鼓舞，实际上，这件事任何人都能做到。
你所需要的是真正能让困难的事变得简单、变得更加有趣的方法和技巧。这是人类的天性：一旦你曾经觉得很困难的事情、那些高附加值的任务开始变得和低附加值任务一样简单和有趣，你就会做更多这类事。这些事情做得越多，你就能创造更多的价值，并且获得更多的回报。
现在，你找到了80/20法则中缺失的部分：抛开不必要的工作、处理能够委派的工作、更有效地做你该做的事，至此你已经成功了一半。成功的另一半就是让高附加值的工作变得更加有趣、更加简单。在谈到如何才能这么做之前，你需要花点时间回到第1章看看你所列的工作项目清单。对清单上的每一件事从1到10标上数字，1代表你讨厌做的事，10代表你真正喜欢做的事。
你时间花得最多的那些事，并没能给你带来最多的价值，但这些事情却比最有价值的事情得分要高？如果答案是肯定的，那么运用本章接下来将要提到的技巧很有可能会给你的生产力带来巨大的改变。
如果答案并非如此，那么你所面临的问题可能就不是你并不喜欢做排名前三的那些事，而是你任由满足他人需求或者“紧急但不重要”的任务主宰你的时间。在这种情况下，你还是需要阅读本章剩余部分的内容，你会发现更大的改变发生在本书稍后将提到的策略。
将任务分解之后再开始做
一项过于庞大的任务会让人望而却步、心生不悦。要完成这种任务，秘诀是把任务分解成易于完成的子任务。要持续不断地对任务进行分解，直到这些子任务都很容易完成，直到你不再惧怕面对这些任务。举个例子，你不得不打电话解雇你的网站开发工程师。你知道这不是什么令人愉快的差事，于是你就一直没打这个电话。但这么做有个问题，那就是原本的工程师只要还在位，你就没办法雇用新员工，这使得网站信息的更新受到延误，而网站信息的滞后直接限制了网站盈利收入的增加。这种“捡了芝麻，丢了西瓜”的现象非常普遍。首先，检查这项任务是不是可有可无？不是。第二，这项任务是否可以委派他人完成？有可能，但如果没法分配给其他人，那么你可以把打电话这件事情分解成以下步骤：
■找到这人的电话号码，记录下来。
■写下你想要说的话以及你将怎样说这些话。
■做好最坏的打算。在这种情况下，这可能是对方非常情绪化的或者非常敌对的反应，那么你可以准备好说这样一些话，比如，“很抱歉这件事情让你如此烦恼，我会给你发一个书面声明，表明我们之间的合同将不再生效。”如果这听起来好像整个事情即将变成一个法律问题，告诉对方剩下的事情将由你的律师出面解决。大多数情况下，这种最坏的情形并不会出现。
■现在不要去想这个任务会怎样，而是想想结果会怎样。一旦你打完这个电话，你将会感觉多么轻松？不用再为这件事感到烦恼将会多美好？用这种积极的预期激励你完成这项任务。
“良好的开端是成功的一半。”
古罗马诗人霍勒斯（Horace），公元前65——公元8年
有人觉得把大任务分解成很多小任务挺傻的，但这确实是一个让你行动起来的好方法。比如，你决定要一个礼拜去健身房锻炼三次，但实际发现自己不太愿意这么做。那么先这样，拿着你的健身包跨出自家大门，告诉自己，如果你不想去健身了，就可以立刻回家。事实上，一旦你拿着包走到门外，很有可能你就会真的去健身。
同样，如果你要写一份报告，试着先开始写出第一句，很有可能你就会继续写下去。
现在就试试。找一个和你的目标相关的而你一直都不想去做的任务，把它分解成三个或更多的小部分。
任务：___________________________________________________________
部分1____________________________________________________________
部分2____________________________________________________________
部分3____________________________________________________________
部分4____________________________________________________________
部分5____________________________________________________________
部分6____________________________________________________________
你觉得今天就完成第一部分怎么样？如果行的话，你可以现在就开始做，并且享受开始实施任务所带给你的满足感。如果你觉得还能继续，那么接着做；否则，把部分2放到你明天“即将要做事项”清单中，第二天再做，这样一天一天继续下去，直到你完成这项任务。
谁说你必须从头开始
很多情况下，你并不需要从头开始。打个比方，我在教那些写作有困难的人写文章的时候，我会建议他们准备一盒索引卡，记录下一天中他们脑子里所冒出来的所有想法。这个方法可以很容易地运用到书写商业计划、开创新发明，或者任何其他大目标的实现过程中。把这些卡片收集起来，差不多每周都拿出来翻一翻，看看这些想法是不是能拿出来用，或者这些想法能不能促使你想到其他主意。然后再决定你现在能做这一大项工作中的哪一小块。如果你正在写一部小说，你可能已经对最后的关键场景进行了设想，那么完全没理由不先把这个场景的情形写下来，然后再完成之前的其他剧情。如果你正考虑开创一种新产品，而你早就想好了新产品要怎么包装，那么你完全可以在产品完成之前先处理包装方面的工作。如果你选择以做你觉得有意思的事情为开始，这么在做的同时你已经为剩余的工作准备好了冲劲。
花一分钟想想你的某一个目标。这个目标的哪一部分对你来说是最有吸引力的？不管它们是否与逻辑上正常的开头相关。哪些部分能让你足够激动到想要今天或者明天就立即开始？
捕捉你的灵感
如果在灵感乍现的瞬间你没能及时捕获它们，很有可能你很快会忘掉这些灵感。你可以用纸、笔，或者索引卡，或录音笔，或者你可以给自己打电话，把这些想法记录在语音邮件上。要经常捕获这些想法，然后决定哪些可以付诸行动。
创造流程
你可能对“流程”的概念比较熟悉，米哈里·奇肯森德米哈依（MihalyCsikszentmihalyi）教授对这一概念进行了深入的阐释。当“流程”状态出现时，你常常无比投入于你所从事的事情，而失去了时间的概念。这是一种令人愉悦的经历，在这个经历中，你仿佛成为你所做事情的媒介——一种紧张而又容易的专注状态。问题是，你要怎样创造这样一个状态，而不是一味地等待并希望这个状态自然发生？这里有三个关键因素：
1.选一个刚好在你能力范围之内或者刚刚高出你能力范围的任务，要是这个任务太难或者太简单，你都不会进入“流程”状态。因此，如果你想写些东西，把这个任务分解成你能够处理的部分。这可能是撰写大概的框架，可能是列一个关键点的清单，或者在脑子里先绘制一张目标地图。像这样写下一个和你的目标相关的任务。
2.确保任务包含即刻的反馈，这样你便能在任务执行过程中随时了解任务的完成情况，是完成得好还是不好。比如，你可以开始设定一个要写一定字数文章的目标，或者在你第一个工作时间内获取某一特定信息。一般来说，你需要在任务前期拥有乐观积极的感觉，渐渐地这项任务可能会让你非常投入，使得你不再去想怎样做这个项目或者项目做得怎么样。写下能够给你带来这种反馈的方法。
3.创造一个注意力分散点尽量少的环境。同样，稍后在这一过程中，你可能会非常投入以至于你甚至注意到电话铃响之类的事，但是如果你能在一个容易集中精力的地方开始工作，这显然更有益处。这也包括预留一段时间，在这段时间里，你不会觉得自己必须要去做些其他的事情。写下在何时以及何地你会集中精力做之前所选择的任务。
安排一些时间来处理对你的最高价值目标有益的任务，创造上面所描述的所有条件。带着这种想法进行工作，那就是如果“流程”出现，这自然很棒，但如果“流程”并没有出现，你还是能做成很多事情（那种精神状态会让你不至于总是用“我进入‘流程’没有？”这种问题来分散自己的注意力）。
充分利用零碎时间
分解策略同样适用于时间。把那些零散的时间利用起来，我们可以做成很多事情。只是这需要一些新的策略，这里有三点建议：
■在你的电视节目表里放上一张便笺纸，上面写着“下午7点半到8点半，目标时间，我自己主演”。然后把你平时看电视的一小时或半小时时间用来进行工作。从现在开始的一年以后，你会更后悔做了什么：没看成新的一季《X音素》（TheX Factor） [1] ，还是在实现你最重要目标的道路上，没有任何进步？
■在你的购物清单上，加上“为实现目标奋斗20分钟”。当你外出购物时，在购物前或者购物结束后，去附近的咖啡店花20分钟在你的项目上。
■下次当你的孩子或者伙伴想让你去看一场你自己其实不怎么想看的电影时，你可以和他们一起去电影院，让他们进去看电影，然后你到附近的咖啡店做和你的目标相关的事情，直到他们看完电影。然后你可以带他们去吃冰激凌，让他们告诉你关于这部电影的一切。
在群体中创造“流程”
奇肯森德米哈依提出了一些可以依靠群组刺激“流程”的方法，包括：拥有一个多元化的群组；不用桌子，这样人们只能站着或不停走动；很多记录观点的方法，包括图形和图表；轻松的氛围。
[1]由“选秀节目之父”英国娱乐电视大亨西蒙·考威尔（Simon Cowell）创办的美国版《The X Factor》，即《X音素》唱歌选秀类节目。——译者注
发明你自己的障碍克服策略
本章提到的所有策略都是为了使你之前想要逃避的任务变得更容易做，做起来更有意思。除了上面提到的，还有些其他方法，包括：
■做这些工作的时候，听一些你喜欢的音乐。
■和你喜欢的人一起工作。
■当一件事情完成时，给自己一定的奖励作为回报。
■和别人打赌你一定能完成这些工作，要保证赌注是你真正会心疼的东西。
你可能很清楚最能对自己起到激励作用的东西是什么。有的人会对回报有更好的反应（获得晋升），而对有的人来说，惩罚更有效（失业的威胁）。对于你而言，最有效的是什么呢？写出三种你会用来使你曾经想要逃避去做的事情更加容易的技巧或策略，这些技巧或策略可以是这一章里提到的，也可以是你自己想出来的。
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下一步是什么
现在，当你为自己的目标努力时，你知道秘诀是什么了：你需要为专注于所有事项中最重要的20%制造空间，并且你需要让做困难的事和容易的事一样充满乐趣。在下一章节中，你将学会使用另一个关键策略：专注于已经奏效的事。
