成果是项目最终的结果,也是项目实施的主要目的。成果的产生过程事实上就是目的被实现的过程。在这一过程中,实施者需要时刻谨记项目的最终目的,以这个目的为约束,确定项目实施的方向是否正确,以及方法是否正确。如果在实施的过程中,出现任何可能影响成果产生的问题,就要立刻将其解决。同时,实施者还需要注意提高工作效率,确保成果能够在规定的时间内完成。因为只有这样,成果才真正有效。
1. 成果输出的两个应该注意的事项
按照麦肯锡人的习惯,接手一个项目后,他们会先找到项目中需要解决的问题,设定一个议题,之后根据这一议题进行假设,并设定一个故事线,然后对这一故事线进行验证。在验证的过程中,他们会采用图解的方式做出一个连环图,再将这一连环图转化为具体的分析过程。这一过程就是成果输出的过程。
在进行成果输出时,最需要重视的只有一件事,那就是“如何在有限的时间内有效率地产生真正有价值的输出”。在这件事中,我们必须注意的有三点:有限的时间,有效率地产生,有价值的输出。在这三点中,最重要的一点是“有价值的输出”。
何为“有价值的输出”?在麦肯锡人眼中,有价值的输出必须是高质量的,并且对活动有价值的输出。为了确保输出成果的质量,麦肯锡人指出,有两个必须注意的事项,其一是不要贸然确定验证内容的重要性或对验证内容下定义,其二是不要在还没有进行验证前便一心认定需要验证的内容是对的。
麦肯锡人提醒我们,在成果输出前,首先要对需要验证的内容进行划分,找出最重要的部分,切记不可以在还没确定关键点的时候,就贸然对验证内容下定义,或者从不重要的部分开始验证。如果那样做了,很有可能在验证了许多内容之后,才发现这些部分并不可以被验证,自己所花费的一切时间和人力都是徒劳。
在麦肯锡,良好的心态是每一位咨询顾问都必须具备的素质。心态对于工作的影响是巨大的,一名心态不好的人很容易在工作中产生负面的情绪,或者对工作有害的情绪,进而做出对工作有害的行为。比如焦躁,一个容易焦躁的人不会平心静气地对待工作中遇到的困难,甚至不会仔细核对数据和资料,而在麦肯锡,数据和资料都是每个人每天接触的主要内容,不容有一点失误。
对麦肯锡人来说,工作最忌讳的就是冲动,无论是冲动的思想还是冲动的行为,都有可能为工作本身带来极大的麻烦。在进行结果输出的时候,麦肯锡人坚持一个观念,就是不贸然直接进行分析或验证,因为他们知道,一旦贸然去做某事,就说明头脑中还没有仔细考虑过,对待此事的态度也就不够认真,这样的态度在麦肯锡是不被允许存在的。所以,在进行任何分析或验证之前,他们都会先让自己对要处理的信息进行反复思考、衡量,确定其重要性,之后才会开始行动。
很多时候,麦肯锡人会在一个议题下面设许多分议题。麦肯锡人认为,在同一级别的多个分议题中,一定有一个是最有价值的,而这个最有价值的就是应该被优先进行验证的。至于如何判断哪一个才是最有价值的分议题,他们采用的方式是,看这个分议题对故事线的影响如何,如果能够对故事线起到非常大的影响,那么这个分议题就是最有价值的,如果对故事线几乎起不到什么影响,那么这个分议题就是没有太大价值的。
为什么要这样做呢?麦肯锡人认为,既然最有价值的分议题会对故事线产生重要影响,那么如果在一开始,不验证其可行性,不确定它是否真的能够被验证,就没有办法验证之后的事情,没有办法确定这个故事是否能够继续下去。所以,在一开始就要对这个分议题进行验证,哪怕只能粗略地验证,至少要得到与其有关的信息,确定故事的前提,然后对故事进行深层挖掘,找出故事的关键视角。
每个故事中都有绝对不可以瓦解的部分,我们称之为关键要素。比如我们在给孩子讲《白雪公主》的故事时,白雪公主是世上最漂亮的女人就是整个故事的前提,没有这个前提,就没有皇后的忌妒和加害,也不会有王子对她的一见倾心。所以,白雪公主的美貌在故事中占有了重要地位,是整个故事产生的前提。
在成果输出的过程中,也存在这样的前提。比如一家生产玩具的工厂因为员工流失而陷入困境,如果员工继续这样流失下去,那么工厂就会倒闭。在这一案例中,“员工继续流失会令工厂倒闭”是前提,因为有了这样一个前提,工厂才需要尽快寻求解决的办法。如果将这一问题解决,那么工厂就能够摆脱困境了。
如果我们没有找到准确的前提便开始层层验证,那么我们就不会尽快找到解决的办法。同样以上面玩具厂的问题为例,如果我们没有找到“员工继续流失会令工厂倒闭”这一前提,那么我们就会在研究时无从下手,或者从多错误的点下手。比如以减少工厂开支来缓解工厂压力,暂时减少工厂的业务量,或者强迫工人加班来提高生产效率,同时任由员工继续流失。
大多数情况下,前提总是能够与故事线中一些较大的分岔点对应。如果前提没有找准,那么在之后的分析中,就极有可能偏离真实情况。所以麦肯锡人指出,确定前提是结果输出的第一步。前提确定之后,我们需要做的是找到问题的视角。在故事中,往往会有一个关键性的视角,这一视角可以决定整个故事只向一个方向发展,并且只有一个结局。在结果输出的过程中,视角也起着同样的作用。在关键视角的作用下,我们可以发现能够被输出的只有一个结果。
麦肯锡建议我们,在验证关键的分议题时,我们需要以让不同论点代表的含义明确化为目的,确定真正的议题,再确定真正的视角,这样我们才能得到一个确切的结果。
当我们确定了实际操作的顺序后,我们需要注意,在进行成果输出时,千万不可以在还没取得答案时就先认为自己的观点是对的。比如一位经营者认为企业最大的问题在于成本消耗过大,于是他就以这为议题,只去调查与成本消耗相关的内容,并且只取与成本消耗相关的结果,并将这些结果作为自己判断正确的依据。
麦肯锡提醒我们,千万不能只搜集那些可验证自己的假说为真的资料,而忽略其他同时存在,并且同样重要的资料;更不要不去验证,仅仅因为手中的资料能对假设提供证据,就认为自己的判断是正确的。就好比一家巧克力生产商,不能因为所生产的巧克力在某一城市范围内占有率很高,就认为自己生产的巧克力是受消费者欢迎的,并且不会被任何其他品牌的巧克力所分走市场。而是应该对市场中自己品牌和其他品牌的巧克力占有率都进行调查,比较两者在占有率上是否有曲线上的变化。
美国科学家发明了一个名词,叫“远洋钓鱼”,意思是如果钓不到鱼,那么无论将船开出多远,都没有任何意义。用在结果输出中,可以理解为,如果得不到一个确切的结果,无论做多少努力都是白费。也就是说,结果输出看的是结果,而不是过程。也许我们为求结果付出了许多的时间和精力,也吃了不少苦,但如果最后没能得到一个确切的结果,我们付出的那些就是无意义的。相反,如果我们得到了一个确切的结果,哪怕结果证明我们一直以来坚持的是错的,那也是有意义的。
为了确保成果输出的有效性,我们需要对假设进行有意义的分析和验证,而不是偏离方向,或者由着自己的性子胡乱猜测。在成果输出的过程中,我们需要克服我们的主观思想,从客观的角度出发,对问题的前提和角度进行判断,找到最确切的求解方式,这样才能得到最正确、最有效的成果。当我们找对了方向,确定了目标后,我们再去适当地提高工作效率,就能让成果的输出既准确,又高效。