有一次我去一家企业的年会做主题演讲，我提前一小时到了现场，正好看到企业的各位老大在台上就2018年取得的成绩做演讲。令我惊讶的是，不光是销售副总裁只讲各种数字，连HR的领导也只讲数字，我都怀疑自己走错了地方，就好像去了一家大数据公司。只不过台上人讲得眉飞色舞，台下的人有的玩儿手机，有的昏昏欲睡。
在当今数据驱动的商业社会，我们开会时会做个PPT，如果没有数据简直都不好意思开口了。然而，拿数据说话，和罗列一堆数据图表是两码事，因为数据并不等于有效信息。我们在辅导高管演讲中，发现大家在呈现数据的时候普遍存在两大问题。
第一大问题就是只有“数据”没有“说话”。
“拿数据说话”的落脚点在“说话”不在“数据”。然而，很多人在讲数据的时候，不会明确地说出数据背后的故事，而是让听众去猜。Hubert的一个客户，是一家外企中分管华东地区的销售总监，他的PPT的第一页就是一张中国地图，他在各个大区的位置上标出了自己公司和竞争对手的市场份额。他是这么说的：“各位领导，这就是在中国这几个大区，我们公司和竞争对手的市场比例。”
Hubert问他：“然后呢？”他说：“还要什么然后呢？这不是明摆着的吗？”Hubert问：“所以你希望管理层得到什么结论呢？”他说：“我就想让他们感受一下大的画面是什么样的！”
要知道，每个来听你汇报的人都是带着目的来的，有时候还边听边盘算着自己的小算盘。所以如果你想要影响听众，就要先明确你的目的，再明确听众的目的。当你呈现一份数据的时候，是为了比较、否认还是证明？如果听众看不出结论，要么会打断你提问，要么会妄下结论（很有可能是错误的结论），要么索性走神儿不听了。
第二大问题是缺乏清晰的故事线。
对我这种做了11年IT的人来讲，我深知数据可以给我们带来丰富的信息。有时候数据可能有点儿太丰富了，以至看到这些数据后，你可能这个也想讲，那个也不想落下，结果就是PPT上全是密密麻麻的数字，整个汇报缺乏一条清晰的故事线。
如果你总结不出这个故事主线，不管你的数据再多，PPT做得再炫都没有用。因为这对听众都没有意义。所以准备一个商业汇报，都得从故事线开始思考，以故事线为主，搜集需要的数据，分析得出合适的图表。
好莱坞著名编剧，《故事》一书的作者罗伯特·麦基提炼故事主线的秘方就是：“一句话描述人是为什么和如何从一个情况变化到另一个情况的。”这个方法也适用于为自己的工作汇报做一个总结。在这一句话里，你要告诉听众，他们“为什么”以及“如何”从当前到未来。如果你汇报的内容不能帮助任何人或团队，使其发生任何变化，那么这个汇报就是浪费时间。比如：
各位，今天我想花10分钟时间分享一下最近咱们部门面临的一个____挑战，这对我们造成了____影响。针对这个问题，我们这个新项目可以____，从而解决这个挑战，并为公司带来____更好的发展。
当你有了这样一个故事线，接下来就可以把数据放到这个故事线里支持你的论点了。当然，在具体操作的时候，有时候你是先有了想要讲的故事再去找数据支持，有时候，你先有了数据才想到要怎么讲故事，无论哪种情况都可以，因为数据和故事在商业沟通中本来就是相辅相成的。
先有故事再找数据
先说先有故事再找数据的例子。回到华东销售总监的故事，假设你觉得集团总部调拨给你的销售经费不够用，你想讲一个故事，能够让公司给你更多的预算，原因是你将会为公司带来更高的销量，创造更多的价值。那么，你需要怎样的数据和图表去支撑你的想法，成功地说服管理层呢？
首先，你想要更多的资源，就需要证明你能创造更多的价值。所以你需要证明这个观点的数据。其次，你需要证明你现在得到的资源跟你能创造的价值是不匹配的。这时候你要拿到全国各个大区的销量数据，以及各个大区的销售费用预算，你发现华东地区的销售额占比在四个大区里最高，然而销售预算占比仅仅排在第三位。你可以用图表去彰显这种资源分配上的不平衡，从而为自己的地区争取到更多的资源。当然在做具体汇报的时候，你也需要考虑到其他几个大区的销售经理，弄清楚他们的故事又是什么，怎么讲才不会得罪他们。
先有数据再找故事
如果你是先有数据再想故事呢？还是前面那家企业的例子，当HR部门拿到员工满意度的数据，看到和往年的数据相比有了很大的提升时，他们需要做的就是挖掘数据背后的故事，找出是什么成就了这样的结果，从而找到成功的要素。通过对公司不同层级的员工进行访谈，进行案例和背后原因的分析，让员工说出他们的故事，并引用他们的原话作为最终的结语。
数字是静态描述，光看这些数字并不能给下面的听众创造新的洞察。你需要做的是把员工的接受模式从静态描述转换成动态故事，把数据转化成戏剧。这样做就远比只拿数据说话更令人震撼，也更容易打动管理层，让他们在来年花更大的精力和财力持续提高员工的满意度。
现在有了数据图表和故事，我们应该如何讲呢？其实现在的情况和之前没有任何区别，只不过现在你有了数据和图表这些强有力的工具。
人们理解事物时都是希望能从大到小，由浅入深，逐步深入细节的。所以在开头，你需要给你的听众一些基本的背景介绍，让大家对整体状况有一个总体的认识，统一大家的认知水平，比如：我们的现状不错或者不太好，我们是否可以达成设定的目标。如果你有一些非常能说明情况的数据，可以把它们拿出来吸引观众，让他们有兴趣继续听下去。
接下来，你还可以通过数据和图表制造一些冲突，比如上年和当年在业绩上的对比，说明曲线转折的地方突然发生了什么，面临什么样的挑战、困难，这对大家产生了什么样的影响。这很可能是与观众想当然的认知不太一样的事实。如果只是干巴巴地解释数据和原因，其实并不能让观众信服，他们脑海里会一直萦绕着这样的疑问：“真的是这样吗？是这样的原因吗？”
用故事让观众沉浸在起承转合中，他们就更加容易理解你当下的处境，以及后来你做出某些决策的原因。通过故事，你能够营造一种画面感和可信度，让观众更能理解数据和图表背后的意义，让他们得出属于他们的结论。这个结论就是你要表达的核心，也许是感激你们团队坚持不懈为兑现承诺所付出的努力，也许是认可你们团队的能力和智慧，也许是团队接受你提出的建议，按照你的需求采取行动。
数据和图表如果只是干巴巴地摆在那里，很可能就只是一堆事实，而如果配上故事，就能给我们的汇报锦上添花，有理有据还有情。
小结
工作汇报是你向老板展现实力的最好机会。你不仅要让老板认可你的结果，欣赏你的能力，更要让他意识到你的潜力。在我20多年的职业生涯中，有近10年是和自己的老板不在一个国家的，而在这期间我被提升了5次，从负责中国区到负责一个全球团队。不谦虚地说，这其中一个重要的因素就是我在汇报中讲故事的能力，我清楚在什么场景下应该讲故事，如何讲故事才能为沟通效率和效果做乘法。这一切的前提就是围绕老板的需求和痛点展开，否则都是空谈。你需要了解老板向往什么，害怕什么，让你的故事和老板的故事产生交集，在这个不确定的世界，为老板和公司带来一些确定性和价值。
小结
请为你的下一个工作汇报设定理性目标和感性目标（例如表3）。
表3 你的理性目标与感性目标
