总结句要使用明确的词汇或语句

总结句要使用明确的词汇/语句

在一个由因果关系组成的多层级结构中，你可以说，“我做最下面这些事情是为了达到上一层的这个结果，我做上面这一组事情是为了达到更上一层的结果”，等等，依此类推。每一个思想都必须与其同组的另一个思想相互排斥（即没有重叠），而且每组中的思想对于上一层概括它们的思想而言，都必须是完全穷尽（即没有遗漏)。

在判断某组思想是否完全穷尽时，我们必须非常明确地指出期望这组行动能实现的结果或达到的目标，明确到就像手中拿着成品一样。举个例子，你不能含糊地说：“我做这3件事是为了提高利润。”因为利润提高10个百分点和提髙2个百分点都是提高，但是为此而釆取的措施肯定不同。

为了使读者理解得更清楚，也为了便于自己检查思路，你可以这样表达：“我做这3件事是为了在明年1月15日以前将利润提髙10个百分点。”这种明确的措辞有助于判断你罗列的措施是否确实能够实现该结果。

当然，你想要达到的结果不一定总是可以用数字表达的目标，但是必定有某种明确的方式可以判断是否实现了这一结果。你可以采取一种有效的方法，就是想象一个真实的人确实釆取了这些行动，以便了解他所能取得的结果，然后根据这一结果修改行动性思想的措辞。根据上面的判断标准，下面这个句子简直就是胡言乱语：

我们必须培养一种全球意识，使每一个人都认识到自己是全世界社会中的一员。

这句话想让我们做什么？我们怎样才能知道自己已经达到了这一目标？你能将一个已经‘‘培养了全球意识”的人，与一个还没有做到这一点的人区分开吗？如果不能，就说明你根本无法了解作者的实际意图。更糟的是，你也没有办法想出为实现这一目标所必须釆取的措施，即你无法回答“如何做到”这个问题，无法填写图7-5中的方框。从这个意义上说，上面这句话没有任何意义。当然，也可能有人认为这句话还是有情感价值的。

图7-5无法回答“如何做到”

如果你用模糊的措辞表达一系列行动步骤，问题就更严重了，因为人们不可能理解你究竟想让他们做什么。例如：

为了就事论事，进行健康有益的辩论，尽可能降低将矛盾演化为冲突，特别工作组必须做到以下几点：

·    处理好各种个人态度问题。

·    与公司员工建立良好关系。

·    培养良好的谈话技巧。

·    有效安排和进行谈话。

·    学会求同存异。

特别工作组究竟要做到什么，才能保证进行健康有益的辩论呢？如果他们做到了这5件事情，将会达到什么结果呢？我们无法想象最终的结果，也就无法明确判断我们实现的结果就是这些步骤应当产生的结果。而且，由于不知道最终的目标究竟是什么，没有衡量成功的标准，我们也无法判断这5个步骤确实能够实现这一目标。

唯一能够避免出现这种问题的方法，就是强迫自己找到一个明确的最终结果、’目标或里程碑，使你能够据此判断某步骤已经完成，然后根据这一结果修改各行动步骤的措辞。表7-1列举了一个典型的措辞含糊的例子，并根据作者的真实意图作了适当修改。

表7-1说明行动的措辞必须明确

你可以看到，修改后的句子比修改前容易理解了，因为修改后的句子能够使大脑产生某种形象。在阅读的过程中，如果读者能够“看到”某种形象，读者将对文章产生更大的兴趣。这种将结果明确化的方法对作者具有更重要的意义，因为能够促使作者进一步深入思考。

例如，在表7-1中的例子中，当我假定我已经将制订计划的权力授予各地区后，我可以想象到各地区在制定年度计划。这会促使我进一步思考：除了这些计划，是否还需要做什么以达到更高的目标？譬如：

·    我怎样才能知道各地区制定的计划是否正确？

·    年度计划提交给我以后，我该怎么办？

也许除了授权，我还应当建立一个审核年度计划目标的体系；也许我还需要成立一个计划评估小组，管理整个计划编制过程。

但是，对于“加强地区作用”，我能够想象到什么？地区作用应当是怎样的一种意象？这种不明确性无法促进下一步思考。

在前面的图7-4中，你可能已经注意到：在多级结构中，一项行动可能既是原因又是结果。因此，不论处于哪一个层次，每一个步骤（行动）的措辞都必须非常明确。如果某一项结果的表述不明确，你就无法判断你是否已经列出了达到这一结果的所有步骤。

例如，以下是另一作者建议釆取的一系列行动步骤：

统计和追收逾期应收账款：

1.  定期统计大额和中等金额应收账款的遗期时间。

2.  根据欠账金额和遗期时间发出催款通知。

3.  追收逾期账款。

4.  长期遗期应收账款由公司董事解决。

5.  必要时使用收账公司。

该作者认为，如果公司釆取了这些行动步骤，就能实现最上面列出的目标。但是，这些目标本身就不明确（究竟如何“追收”逾期应收账款），而且多数步骤也不明确。听到我提出的质疑后，该作者说：“这很容易”，并画了表 7-2。

表7-2 逾期账款时间表

他说，应收账款的逾期时间在1~6个月之间，金额在100美元到10万美元之间，他会这样做：

1.  逾期1个月的账款，不要采取任何行动，只让财务部门按正常途径寄出账单。

2.  逾期2个月的账款，由财务部门寄出催款通知。

3.  逾期3个月的账款，由销售人员上门催收。

4.  逾期4个月的账款，由公司董事催收。

5.  逾期超过4个月的账款，交由收账公司办理。

他忽然说：“啊，我知道我应该怎么说了。”他在纸上写下了这样的文章结构：

减少应收账款：

1.  将逾期账款按遗期时间和金额分类。

2.  根据逾期账款的严重性分别按以下方式催收：

·    财务部门 -销售人员

·    公司董事 -追账公司

这样的思路显然更清晰，但是文章的主题思想仍然有问题。只有在收到账款后，才能减少应收账款。但是，以上任何步骤都无法直接导致收到账款。因此，如果该公司采取这两个步骤，将得到什么结果呢？也许是追收逾期账款的机制。

这时，我们可以看到明确的语言对指导思维的实际意义。一旦你明白你希望公司达到的明确的目标，是建立一个追收逾期应收账款的机制，你就可以回过头来再仔细想一想，这两个步骤是否足以建立这样的机制。我想，至少你还应当加上某种后续的步骤，也许是“要求销售部门不再向长期未付款的客户发货”。

使用明确的语言表达最终结果的必要性，无论怎样强调也不过分。除非你使用的语言达到了这一要求，否则你根本无法客观判断你列出的行动、步骤，是否包括了所有应当包括的步骤。

有人认为，他们可以通过使用疑问句绕过必须使用明确的语言这个要求。他们认为，对问题的回答将引出明确的结果。但是，这种方法实际上只能使你的思路更复杂，因为你避免不了要想象最终的结果，并确定这一结果是否正是你想要的。

请看下面的例子：

为了使内部和外部股东都能够看到战略联盟带来的广泛利益，并提供支持（股东同意），必须回答以下问题：

1.  相关的股东是否相信此结盟行动符合其利益？

2.  此举将对公司的声誉产生哪些影响？市场将作出什么反应？

3.  主要高层管理人员是否愿意结成联盟（意识到此举不会对其权力和位置构成威胁）？

4.  如果联盟可能对公司的任何个人或群体构成威胁，如何说服他们继续努力工作，以便在形成联盟后取得成功？

5.  客户、供应商、现有的合作伙伴、金融机构和竞争者将如何反应？

判断这种提问方式是否有意义的最简单的方法，就是想象你派出5名亲信为你收集有关信息。他们每一个人回来后都会向你提供一份答案。你会得到5类不同的信息，这些信息之间也未必存在关联，如表7-3所示。

表7-3 5类不同的信息

你也可以想象，只有一名不很精干的同事为你提供帮助，时间非常有限，并且没有任何预算。什么方法能够最有效地指导该同事合理利用时间，最终使你得到一份让使股东们看到战略联盟的好处的计划？你可以这样做，如表7-4所示：

表7-4 合理利用时间的有效方法

这样，所有的人都能够理解这一过程，而且这一过程的第一步（第一列) 已经完成了。你现在只需派出一名同事完成第二步（第二列），完成第二步之后你进行第三步（第三列）。

再重复一遍，在讲述行动、步骤、流程等时，理顺自己思路最简单的方法，就是想象自己确实采取了这些行动，然后根据完成这些行动将产生的明确结果，修改各行动步骤的措辞，使之更明确、更具体。

提示

总结句要说明行动产生的结果：

·    在将各行动联系起来前，先用明确的语句描述各行动、步骤、流程等。

·    找出明显的因果关系，将每组中的行动、步骤控制在5个以下。

·    直接从这些行动、步骤、流程，总结、概括行动的结果、目标。