我曾经询问过很多人：你平时被什么事情所困扰？
得到的回答千奇百怪、五花八门。但真正进行总结后，我发现有两个最常见的烦恼经常出现在我们的日常生活中，影响我们的效能：
多余且没必要的讨论与会议。
突然出现的打扰。
高效会议法
一位工作于香港摩根士丹利的朋友，跟我提起过他们的“高效会议法则”：在每场会议开始之前，都会有主讲人把这场会议的时间、地点和内容提纲发送到所有参会人的邮箱，并抄送部门负责人。
凡是开会，必定会提前约好时间，而且会预先确定好主题、组织者、流程，会前需要阅读的材料会由部门秘书提前发送至邮箱，就连会议过程中的分工都会提前预设好。
这种方式对外企的工作者来说司空见惯，但在其他地方却很不常见。在国内大多数的企业里，大家都只是约定一个主题和时间，等全员都到齐后，再慢悠悠地开始讲前因后果、阅读资料，然后安静片刻，再由比较活跃的人先发言……以至于当我给在这些地方工作的朋友们介绍外企的会议方式时，他们都十分惊讶。
不过，另一种高效会议的方式，是我从国内的一家互联网公司学到的。BAT等大型互联网公司充满了二十几岁的年轻人，他们特别善于“头脑风暴”，也就是一群人围绕一个单独的问题聚在一起，限时5～15分钟，独立思考、奋笔疾书，并在到点后按顺序分享自己刚才的思考与灵感。
根据过往的经验，你把一个议题通过邮件交给这群员工，让他们“带回家”去思考，第二天开会的时候再分享——肯定分享不出什么。因为大多数人都是临开会前才想起来还有这回事。
而现场头脑风暴就不同了。在这极短的时间里，所有人的大脑都在全速运转，思维高度集中，产生灵感的可能性要比慢悠悠的状态下高得多。在大家彼此分享观点之后，现场讨论，现场投票，很容易就能解决一个议题。
像这样的头脑风暴模式，反而是注重会议流程和规矩的外企不怎么去采用的。
所以，我建议你把这两种方式结合起来用。
如果是例会之类有固定主题和流程的会议，那就要提前做好准备工作，依次确认：
会议的主题。
时间、地点、与会人员。
流程、环节与内容。
每个环节下的发言人。
想要得到什么结果。
在开会之前，每一个参会人员都要阅读完相对应的材料，准备好自己要说的内容（哪怕只是个提纲），并且对全流程有清晰的认知。这样的话，会议进程就能最快速、最高效地完成，而不至于浪费时间。
但如果你面对的是“解决问题”的会议（而非例会），那我更建议你采用头脑风暴的办法：
一场会议只定一个主题。
创造一个绝对安静的空间。
5～15分钟的头脑风暴时间。
按顺序分享观点与灵感。
会议主持人对大家提出的内容进行归纳总结。
进行不记名投票。
这样的会议方式更加集中，一针见血、切中要害，确保能得到一些还不错的观点和想法（无论是否“足够好”），并高效率地筛选出现阶段比较合适的那一个，形成一个解决方案。
选择哪种会议方式，取决于会议的形式和目的。不过，无论你选择哪一种，你都要防止一些常见的“会议病”。
病症一：本来会开得好好的，只是中途不知道谁先提了句题外话，接着你一言、我一语，整个会议就跑偏了。众人开始聊起了不重要的内容，甚至开启“唠家常”模式，并且根本没有收回来的意思。
病症二：明明会议已经结束了，但大家仍旧不愿意散。这往往是病症一的延续，本来半个小时的会议能拖成一个小时茶话会，还能混混时间逃避一下工作。
病症三：大家倒是很专注于解决问题，但却时不时在一些不必要的细节上死抠，甚至越扯越远。想法都很美好，然而实际上已经偏离主题很远了。
病症四：会议上产生了不同意见，越说越激动，硬是把会议变成了辩论赛现场。最终不仅问题没有解决，还使得队友之间相看两相厌，得不偿失。
这四种“会议病”相当常见，几乎人人都遇到过。不仅仅是工作场合，就连家庭会议，学校里的社团会议、班委会议等等，都处处体现着会议病。
所以，你一定要记住：开会务必拒绝跑偏，该结束的时候就结束！
杜绝“会议病”，就意味着需要有一个强有力的引导者。如果组织者做不到，那为了不耽误你宝贵的时间，我建议你亲自上。
其实你只要做好两点就行：
在大家试图跑偏的时候，立刻把他们拉回来。
“这个问题我们一会儿再讨论好吗？先把眼下这个解决一下。”有的时候，只是需要一句这样委婉的话，就可以把不必要的时间浪费减到最少。
在会议开始前，评估和确定结束的时间，会前告知所有人，并且到点绝不拖延。
不要小看高效会议法则。按年来算，它真的可以帮你节约大量的时间。我们为什么要把效能浪费在无意义的会议拖延和争吵上呢？冷静、理智、高效地把问题讨论完、汇报完，你便离强大的执行力又近了一步。
避免干扰
为什么我们总说要“专注”？因为“专注=高效”。我们常用的番茄工作法，就是为了让你的精神集中起来，在某一段时间里集中精力去处理某一件事，把效能开发到最高。
但是，现实生活中总是充满了各种各样的打扰。自从移动通信设备被发明以来，我们的生活就在被碎片化所割裂。你无时无刻不在接触着外界的信息，专注似乎成了一件奢侈品。
我们平时为什么会被打扰？因为有人找。现代通信设备让人与人之间的联系变得更加高效和紧密，也就不再有从前车马邮件都很慢的旧日时光。但真的所有的信息传达都需要那么高效吗？都需要我们立刻着手去解决吗？这可不见得。
你可以试着回忆一下，如果他人真的因为很紧急的情况要联系你，那多半一个电话就打过来了；反而是不那么紧急的事情，会在微信里联系你，加一句“收到请回复”；时效性要求再低一些，往往会先发一句“在吗”，看你反应再考虑要不要接着说下去；篇幅更长一些的，甚至会通过邮件来进行通知。
这就是我们防打扰的突破点——你一定要相信，如果真的有极为要紧的事需要你立刻解决，那么对方想尽一切办法也能联络到你。所以，你大可不必每时每刻都去理会那些不那么要紧的信息。
但我们现实中的做法往往本末倒置。我相信不少人有着手机静音却开启了各类App信息推送的习惯。结果就导致真正重要的来电我们因为静音而接不到，反而是手机上不断弹出的信息不断地分散我们的注意力，消耗着我们的专注力。
所以，你需要做的是：
首先，关掉QQ、微信、邮箱等通讯软件的信息推送与横幅通知，仅保留小红点。
其次，在每日的固定时间检查邮箱，在一件事情的专注结束后再清理社交软件的信息。
再次，不要再让你的手机保持静音状态，确保想找你的人通过电话能找到你。
最后，不要立刻去解决没那么紧急的突发状况。
记住，如果有人在你保持专注时打扰你，你一定要告诉对方：我手上现在有事情在忙，预估几点钟结束，然后再开始处理你现在说的这件事。
做到这些后，你会发现你能过滤掉一大半“不那么紧急的干扰”。这会使得你的注意力更加集中。一次只执行一件事，那自然是高效的。主动隔绝不必要的打扰，是在为提升执行力做减法。
但光做到屏蔽社交软件还不够，因为很遗憾的是，我们日常生活中的很多打扰都是“自找的”。不信你回忆一下，你是不是每天都花费很多时间在今日头条、抖音、微博、知乎等App上？是不是你主动打开，然后就“刷”得停不下来了？
最可怕的是，我们主动寻找干扰而不自知，让生命慢慢地从指尖溜走。
美国媒体文化研究者、批判家尼尔·波兹曼在他的学术著作《娱乐至死》（Amusing Ourselves To Death）中提到，从印刷到电视，社会公共话语权的特征由曾经的理性、秩序、逻辑性，逐渐转变为脱离语境、肤浅、碎化，一切公共话语以娱乐的方式出现。
到了当代，从电视到移动互联网，从几分钟一条的电视新闻资讯到30秒的抖音小视频，我们原本已经被割裂、被碎片化的公共话语，再进一步进行了二次割裂。如果电视的年代是娱乐至死的年代，那当下又该用怎样的言语来形容呢？
我们自己所能做的最简单的事情，就是让自身离碎片化的娱乐话语远一些，再远一些。把你手机上的通知全部关闭，特别是资讯类，就连小红点也不要留下。
不过，完全让自己不接触外界信息当然是不可能的，也是矫枉过正的。我更建议你将效能型设备和娱乐性设备分开。比如说，我曾经尝试过卸载手机上的所有娱乐类、资讯类App，但是把它们都装在平板上。这样既可以避免我在日常生活中主动寻求资讯打扰，又能让我休假在家拿起平板这一娱乐性设备时获得足够的放松。
结果出乎我的意料。我的手机统计我花在屏幕上的时间减少了50%以上。而我虽然在平板上保留了这些App，但我不会随身携带平板，也不会在工作时间拿起平板，这就意味着我又为自己隔绝了很多不必要的干扰。这样，即使我还是会主动接触娱乐内容，我也是在休闲时间去接触的，既没有负罪感，也不会影响我的效能。
小结
开源节流的效率培养法
你周围肯定有那种“能人”，他们效率惊人，能把24小时掰成48小时来用。我一度脑洞大开地觉得他们是不是像《哈利·波特》里的赫敏那样拥有一个时间转换器，能回到过去，再多做一些事情。
后来我发现，效率并非天赋，而是可以后天培养的。它不仅没有那么神秘，相反，还非常质朴。
提升单位时间的效率，在某种意义上来说，有点像“攒钱”的过程，其核心都是开源节流。
开源，是指你不断通过方式方法的优化，去给自己加速：区分优先级、以结果为导向、发挥自身的优势、学会团队合作等等，这些都是你对单位时间下效率的优化。节流，则是减少能耗，节约时间和精力，特别是那些干扰你的人和事，尽可能地都摒弃掉。双管齐下，你就给自己创造了一个“时间转换器”，将能更好地利用时间，在有限的时间里做更多的事。
