人际交往首先源于个人内心。对方先是有一些感受或者想法想告诉你。为了传递这个信息，他首先必须将其转换成语言以及非语言代码，以便你能够理解。至于他选择什么样的代码，什么样的语言和动作，以及说话时的音调，会由他的目的、所处环境、和你的关系亲密程度，以及他的年龄、教育背景、社会地位、文化背景和感情状况所决定。这个把内心的想法和感受转换成信息的过程被称为编码。
例如，假设你在给一个朋友播放音乐。他很喜欢，却希望能柔和一些。你无法知道他头脑中的想法，于是为了让你知道，他把自己的感受编码，用盖过音乐的声音对你说：“声音关小点儿！”
一旦发送出去，信息就会通过一定的渠道传播（通常是双方之间的空气或者电话线）。这一渠道中的其他声音则经常会歪曲传递的信息。在这个例子中，高声播放的音乐声会造成一定的歪曲，你耳朵接收到的信息很可能会与对方发出的信息有很大差别。
在你进行解码、给接收到的语言和非语言信号赋予一定的意思时，不可避免地又会发生进一步的歪曲。你的脚趾、耳朵、眼睛、手以及身体的其他部分每秒钟会接收到将近4万个脉冲，而你只能将注意力集中于其中很小的一部分。至于你会注意到哪些部分，则受到你的期望值、需求、信念、兴趣、态度、经验和知识的很大影响。萨斯雷、奥尔森和惠特尼（Sathré，Olson and Whitney）在《交谈》（Let’s Talk）一书中写道：“据说，我们说出来的只是我们所想的一半，而我们听到的又只有一半，能够记下来的还要再减一半。”④我们总是倾向于听我们想听的内容，看我们想看的东西。正如格式塔治疗运动的创始人福里茨·帕尔斯（Fritz Perls）所说：
这个世界的图象并不是自动进入我们大脑的，而是有选择的。我们不是在看，而是在寻觅着什么。我们不是听见世界上所有的声音，只是在听我们想听到声音。⑤
正因为这样，对方发出的信息往往与你根据各种信号判断出来的信息有着很大不同。你的印象往往并不与对方的意图相吻合。
在以上的例子中，如果你正确地理解了对方的信息，你就会得出结论：他希望把音乐声调低一些。但是如果你理解成：“你让我生气了。”你可能就会给出不恰当的回应。信息经常被错误地解码，而双方都对出现的误解一无所知。
这就是为什么积极倾听如此重要。你不应该过分地相信自己的直观感受并以此来行事，而应当掌握技巧，保证你准确地进行解码，了解了对方真正的意图。
在这个例子中，你可能会说：“我惹你生气了，对吗？”
“没有啊。”对方也许会回答说，“我只是想让你把音乐的声音调低些。”
积极倾听，就是告诉对方你对他的信息的理解。这样，信息的发出者知道你在用心听，而你产生的印象会进一步得到证实或澄清。
以下是一些这方面的例子：
1. 科洛：我永远也调动不了。玛丽：你有些灰心啊。（积极倾听）科洛：是的。每去一个地方，都叫我留一份简历，就再没有回信了。玛丽：你觉得自己被敷衍搪塞了吧！（积极倾听）科洛：没错。如果没有职位，为什么不明说呢？
2. 丈夫：今天晚上我不想让你去打牌。妻子：你不希望我一个人出去玩吧！（积极倾听）丈夫：没有，我只是不想一个人呆在家里。
3. 苏·埃伦：我想回家。伯特：玩得不开心吧！（积极倾听）苏·埃伦：是的，如果导游不是每过五分钟就催促一次，也许会好些。伯特：你想让他给我们更多的时间。苏·埃伦：没错，我想现在就告诉他好了。
4. 朵娜：我们从来都没有出过门。乔：你厌烦了，想去旅行吧！（积极倾听）朵娜：是啊。好多年了我们都说退休后去看看乡村的风光，现在就去吧！
5. 积极倾听曾经挽救了我和一位女性朋友的友情。
我当时理解的意思是她不想再见到我。但是我并没有认为这样的印象就是事实，也没有对她冷冷相待（那样的话她也会以为我在鄙视她）。我很好地使用了积极倾听，问她：“你是说不想再见到我了么？”
她拥抱了我一下，微笑着说：“当然不是，别傻了。我没有明说，只是想让你能够多陪陪我。”
积极倾听的技巧
积极倾听在两种情况下尤其有用：
1． 当你不确定对方的意思时。
2． 当对方给予的是重要的或者感情上的信息时。对方会通过一些方式向你暗示，他们所说的事情是非常重要的：
a． 直接指出要特别注意（“首先要做的是……”“你必须明白……”）
b． 同一个信息重复几遍。
c． 在开始或结尾进行总结。
d． 停顿或在说话前寻求目光的交流。
e． 在一句话之前加语气词“啊”。
f． 比平时说得更大声或更柔和。
g． 比平时说话更缓慢。
