商务公文中的很多思想都是行动性语句，即可以用“步骤”、“措施”、“流程”、“建议”、“目标”或“改革”之类的名词表示的语句。在编制操作手册、制订行动计划、介绍系统功能，或说明解决问题的方案时，都会用到行动性语句。但是，对行动性思想进行介绍、建立联系和总结概括，以说明釆取某项行动的方式或某事运作的方式，是我所知道的最艰难的思维过程。世界上难以读懂的操作手册不胜枚举，以管理目标为手段进行管理而失败的例子更是数不胜数。
难点在于行动性思想之间的联系方式。我们知道，由于釆取行动总是要达到某种目的，因此，对一系列行动的概括也必定是实施这些行动所产生的结果。任何一组相互独立、完全穷尽的行动性思想，加上其产生的结果，就能够形成一个独特的封闭体系。也就是说，如果某人釆取了一系列具体的行动，就肯定能够产生此前已经说明的特定结果。由很多行动性思想组成的过程，可能包括一系列在不同层次上的独特的封闭体系，如图7-4所示。
原因 图7-4根据行动性思想产生的结果分组
到这一步还没有什么难处。问题在于：任何一组中的行动性思想，除了共同导致特定结果外，没有任何明显的关联。换句话说，虽然某些行动性思想可能分属不同层次上的原因或结果，但是所有的行动性语句看起来都相似，都可以用“你应该……”或“我们将……”之类的词开头，然后接上一个动词。因此，你无法从单独的句子看出行动性思想之间的联系，而必须根据你希望达到的结果作出判断。
也就是说，当你罗列出了一些你认为实现某一目标应当采取的行动时，你必须先指出这些行动应当达到的结果，然后才能判断自己是否遗漏了任何行动。但是，行动可能达到的结果又取决于共同实施的具体行动。这种行动与结果的相互依赖性使你难以理顺自己的思路，尤其是当你准备说明一个包括许多步骤和阶段的流程时更是如此。
别着急，还有一些能够帮助你理顺思路、轻松表达的技巧：
· 在将各行动（步骤、流程等）联系起来之前，先用明确的语句描述各行动（步骤、流程等）。
· 找出明显的因果关系组合，尽量将每一组中的行动、步骤控制在 5个以下。
· 直接从这些行动、步骤、流程，总结、概括行动的结果、目标。
