自下而上——构建金字塔

很多时候你会发现你还没想清楚，无法构建金字塔结构的顶部。譬如，有时你无法准确确定要讨论的主题，有时尚不清楚读者头脑中的疑问，有时则无法确定读者了解什么、不了解什么。遇到这些情况时，可向下移动一个层次，从关键句层次上着手。

如果你能够确定任何关键句要点，那很好；但多数情况下你可能无法确定。别着急，你可以按照以下“三步走”的步骤自下而上地组织你的思想。

提示

自下而上思考：

1.   列出你想表达的所有思想要点。

2.   找出各要点之间的逻辑关系。

3.   得出结论。

还是让我们以一篇需要重写的文章（如表3-2所示）为例，说明此方法的作用。这是一位年轻的咨询顾问在参加工作两周后，呈送给上级经理的一篇备忘录。客户是英国的一家印刷厂TTW公司。

表3-2思路混乱的例子

收件人：

主题：TTW

以下是本人近两周工作成果的总结。

我们都知道，排版成本是所有新书成本中最重要的部分，约占精装书成本的 40%和简装书的50% ~55%。

排版成本主要包括：

设备排版： 30%~50%

校对： 17%-25%

初校样及校:才10%-16%

编排 :10%~20%

整版及布版 :10%~15%

将TTW公司的排版成本与平均水平比较后可以发现，TTW在排版工艺上的效率相对较低。目前，排版评估人员正在研究我向他们提供的一些典型案例。

TTW公司对每一项排版工作基本都要重复相同的步骤，以保证较髙的质量。这也是其在简单业务的排版上缺乏竞争优势的原因之一。

爱斯伯雷公司对TTW公司排版成本较高的原因非常感兴趣。我已经与罗伊·沃尔特、布赖恩·汤普森和乔治·肯尼迪谈过此事，肯尼迪愿意进行一项实验，以发现：(1)该企业的排版工序是否有可以简化的步骤，尤其是针对某些排版任务，（2)其效率较低的原因，即为什么低于平均水平。

TTW公司目前的排版任务已经超负荷了。排版部门的大部分工作都无法按时完成。目前这种生产能力低下的现象在手工排版工序上尤为突出。TTW公司支付的工资比该地区其他印刷厂都低，因而越来越难以吸引和保留排版人员。

现在，TTW公司正面临工会提出的一项新要求。有两名排版人员已经辞职。

该企业排版部门的员工目前少于编制，而员工的加班工作量超过50%。

结论：

1. 降低排版成本似乎可以采用以下办法：

(1) 简化价格较低排版任务的工序。

(2) 改变工作方法，提高生产效率。

2. 为了简化某些项目的工序，必须进行一些实验，对整个工序进行全程跟踪，控制因改变校对次数和时间而对排版质i造成的边际效应，并观察客户的反应。此举节约的费用可以达到排版总成本的10%。

我认为，第二种降低排版成本的方法需要进行细致的研究。TTW目前在手工排版上的效率低于平均水平20%~50%。该企业应当能够有所改善。

3. 如果我们将TTW与贝德尔公司、波耐尔公司等进行比较，也许可以有一些发现。乔治·肯尼迪和罗伊·沃尔特乎有兴趣进行这项对比研究。但是，我已经告诉过他们，也许他们不会有很多发现。

4. 爱斯伯雷对TTW公司的排版成本也有不同的看法。卡尔认为TTW公司的排版成本肯定过高，乔治·肯尼迪则认为尚没有确凿证据显示其排版成本过高，而罗伊·沃尔特则认为他还无法对此下结论。他们似乎都非常愿意对此进行调查研究。

发件人：

日期

除了备忘录中所述的内容，我对有关情况或主题一无所知。因此，我们所做的一切都只能根据这篇文章提供的信息进行，对这名咨询顾问建议的正确性也不妄加评论。我们要做的只是使文章的思路更加清晰。

步骤1:列出所有要点

我们首先看看表3-3中的解决方案。因为确定行动性思想（即介绍需要釆取的行动）的有效性，比确定描述性思想（即说明背景，或介绍信息）的有效性更容易一些（参见第7章“概括各组思想”）。简化工序与改变工作方法之间存在什么逻辑关系呢？答案是没有任何关系，这两者说的都是同一件事。因此，这一步分析没有什么收获。

表3-3列出所有要点

然后来看看间题。我们能很快看出来，其中显然隐含着一些因果关系。我们应尽可能清楚地将其结构画出来。

步骤2:找出逻辑关系(因果关系）

对因果关系的分析(如图3-3所示)揭示出两条单独的思路(如图3-4所示)。当然也有可能某些应当列出的要点并未被列出。现在你可以得出一些结论:那名咨询顾问或者想说，因为该企业的生产效率低、加班过多，导致其成本过髙；或者想说，为了降低成本，必须简化工作方法、提高员工工资。

图3-3 找出逻辑关系

图3-4 两条单独的思路

步骤3:得出结论

那名咨询顾问想说明的究竟是哪一个呢？你可以结合序言部分进行思考。原备忘录暗示读者已经了解的情况是什么？显然，读者知道成本是一项重要因素，知道TTW公司在报价上不具竞争力，可能还知道在TTW公司没有人知道其成本是否过高。这样，你的思路应当如下表所示：

1.  主题 = 排版成本。

2.  疑问（1）= 排版成本是否过高？

3.  答案（1）= 是的。

4.  背景 = 排版成本是总成本中最重要的一部分。

5.  冲突 = 不知道排版成本占总成本的比重是否过高，但竞争优势较低的事实说明可能如此。  疑问（2) = 排版成本可以被降低吗？  答案（2）= 可以。

6.  新的疑问=如何实现？

7.  关键句要点=省略排版过程中不必要的步骤，并且将员工工资提高到具有竞争力的水平。

表3-4的例子，是包括以上思想但更容易被接受的一种写法。你可能不同意这位年轻咨询顾问的思路，但至少这样可以将其思路清楚地表达出来，

表3-4结论清晰的例子

收件人：

主题：TTW

我过去两周在爱斯伯雷公司研究排版的成本。我们知道，排版成本占精装书成本的40%，占简装书成本的50%~55%, TTW公司并不知道其排版成本是否过高，但是大家认为该公司在简单排版任务方面缺乏竞争优势。

经过初步调査，我们认为该公司可能能够通过以下方法大幅降低其排版成本：

1.   省略排版过程中不必要的步骤。

2.   将员工工资提髙到具有竞争优势的水平。

省略步骤

TTW公司在手工排版方面的工作效率比平均水平低20%~50%。观察其排版方法可以发现，该公司对每一项排版任务，不管是圣经还是恐怖小说，基本都采用相同的步骤，以保证质量。这是该公司缺乏竞争优势的部分原因。

我就这一发现与罗伊·沃尔特、布赖恩·汤普森和乔治·肯尼迪讨论过。肯尼迪愿意进行一项实验，以找出：1.该企业的排版工序中是否有可以简化的步骤，尤其是针对某些排版任务而言，2.其效率低于平均水平的原因。

下周我们将全程跟踪几项简单的排版任务，控制因改变校对次数和时间而对排版质量造成的边际效应。此举节约费用可能达到排版总成本的10%。我们还将进行一项细致的方法研究，以尽贵缩小该公司与平均水平的差距。

提高工资

TTW公司支付给员工的工资比该地区其他印刷厂的低，因此难以吸引和保留排版人员。有两名排版人员刚刚辞职，使该公司排版部门的员工人数低于编制。因此，大多数排版任务都无法按时完成，员工的加班工作蛩也超过了 50%。

该公司目前正面临着工会提出的一项新的要求，可能会被迫增加员工工资。如果这样，该公司应该能够招聘到合适的人选，降低加班费用。

发件人：

日期：

读者也才能够决定是同意他的观点，还是找出可质疑之处。

我将该备忘录完整地重写了一遍，因为我想说明一点，总的序言可以包括关于关键句要点的表述，读者就可以在开始阅读的最初30秒内了解你的全部思路。由于文章的其余部分都是为了解释或支持你已提出的观点，读者在之后的阅读过程中肯定不会遇到会使其大吃一惊的重要思想。这样，如果读者的时间有限，他就可以简单地浏览一下文章。实际上，如果读者在阅读的最初30秒内还不能清楚了解你的全部思路，你就应该重写这篇文章。

此外，标题及小标题能够突出文章结构中的重要部分，以便读者迅速找到关于某一个问题的详细论述。如果文章篇幅较长，加小标题的做法尤其有效。为了达到较好的效果，你还应当注意标题的用词（参见第10章），即标题应呈现某种思想、观点或论点，而不是只说明要讨论问题的类别。例如，不要用“我们的发现”或“结论”这类的标题，因为对于读者快速了解文章的主要内容和观点没有太大帮助。

最后，我简单说说写作风格。你可以发现，TTW备忘录原文及改写后的备忘录在语言的使用及句子的措辞上几乎没有区别。这说明，改写后的文章的清晰思路来自于金字塔结构，而不是写作风格的变化。