商业活动中，每个人的时间都是如此宝贵，这就要求在沟通之前组织好语言。人与人的语言组织能力是不相同的，它分为两个层面：
第一，脑力思考层。这一层面属于内在层面，意思是指在人接收到信息的时候，大脑会非常有组织性地将接收到的信息按照不同层面、不同角度、不同思维的方式拆分成若干个能够组成这一事件的基本条件。由此，它们在你脑中也形成很清晰的脉络，把问题在脑中拆解开，既节省了思考的时间，同时也保证了问题的正确性。
第二，语言组织表达层。这一层面属于外在层面，意思是对脑力思考层分解出的几个部分加以总结和表述。前文已经指出，有效地表述自己的思想是一件非常重要的事，因此，表达的准确性、适应性、延续性都是这一层面的重点。众所周知，准确性就是要精准地表达出自己的思想，减少歧义发生的概率。适应性，就是要根据环境、场合、对象的不同，组织出最合适的表述方式。延续性，就是在表述的过程中要注意技巧，不能是百分之百的完全表述，而是需要留下一些“潜台词”，吸引对方进行有针对性的提问和补充，达到互动的作用，也可以在这种问答的过程中进一步了解和分析对方的思维方式和需求，这在交流的过程中也会更加灵活地对待话题的转换。
既然沟通过程中组织好信息如此重要，那么，为什么会有人在沟通的过程中组织不好语言信息呢？麦肯锡的咨询人员提杰·亚尔弗列得经过研究，在他的半自传性质的《我在麦肯锡学沟通》一书中，把这一现象归纳为如下成因：
第一，脑中词汇储备混乱。那些无法恰当组织好语言信息的人，每次说话前准备使用的那些词汇，在他们的脑海中还没有稳定的“根基”。这里所谓的“根基不稳”，是指还没有详细地分析过那些词的特定用法，每个单词在不同语境下的意义和含义，尤其是在不同情境下的含义。所有词汇只是在他们的大脑中被匆匆写在小卡片上随意留存，当他们在紧急的时候想要从脑子里抽取一个写着词汇的卡片来表达个人观点时，看看这个、瞅瞅那个，无法果断地抽取出合适的卡片，表达混乱的现象就在所难免了。
第二，实战循环次数太少。就是实际与人沟通协调的练习比较少。大脑中存储的词汇再丰富、意义再明确，依旧不能代表最终使用的效果。有效的沟通是在模拟和实战中不断练就的。在臻于完美的过程中，一些不必要的过分细致最终会被抹掉；另一些必须掌握的词汇和沟通技巧要在实战中添加到储备中；还有一些需要慢慢修正思路。
提杰先生在书中指出，对大多数无法组织好表达信息的人来说，以上两个问题基本上同时存在，但二者的重要性是有先后之别的。能够进行有效沟通的早期阶段，词汇和语句的储备是最重要的，这一点需要人们各自查缺补漏。在储备基本到位的时候，实战中演练更重要，这就需要在日常的沟通交流中多动动脑筋了。
另有一些人会在沟通的过程中出现语序混乱、前后不对应的情况。这个问题相较于之前的两点，是个基本功的问题，需要长期花费精力去积累。短期的积累往往是看不到成效的。
除去这些关于沟通的“基本功”问题，提杰还提到了个别无法清晰定义的东西，这会对沟通时信息的组织产生影响。例如，接受能力、反应速度、心态控制，这些因素不是可以简单说明的。
那么，应当如何提升自己组织信息的能力？麦肯锡研究小组同样给出了一些行之有效的方案。
首先是要具备结构化的思维，才谈得上有逻辑、准确清晰的形象化表达。当我们在沟通的过程中的技能和经验在朝着模式化转化的时候，更多的是归纳的过程。同时，当我们把归纳的结果向他人传递的时候，则更多需要的是演绎的能力。
想要具备结构化的思维，你就需要勤学苦练，通过不同场景下的实践来进行自我总结，以求发现事物的通用本质和共性的内容，从而找到一些通用的方法论和模式，在这个过程中培养自己归纳的能力。归纳能力更多属于左脑思维，需要的是逻辑分析能力、结构化思考能力、计划安排、分解和提取的能力。
组织好相应的内容之后应当如何传达？提杰在书中指出，一个是开门见山的从根基到分支的分解；另一个是分解的方法要遵从MECE原则，保证各分支的完全穷尽和相互独立。结构化思维本身，即强调了在某人传播观点的时候其实是把自己的思维进行演绎的过程。
人们在吸收知识的时候更多的是用的右脑，右脑强调的是感性，对图形、直觉和形象更为敏感。因此在演绎的时候，需要考虑的是如何进行更加形象化和图形化的演绎过程。例如，通过讲故事的方式来演绎，把内容描述得更加生动和容易理解。
归纳强调理性、逻辑和结构化，演绎则强调感性、形象和故事化。归纳的过程是自我思维总结的过程，演绎的过程是把总结出来的东西向他人传播的过程，归纳更多是智商和理论知识的积累，演绎更多是情商和沟通表达的水平。
麦肯锡在对新员工进行培训的时候，从一开始就注重员工的逻辑思维和对信息的表达能力的培养。麦肯锡的领导层为新员工提出了如下的建议：
第一，夯实基础。闲暇时间要有针对性地积累一些词汇、短语、事件。至少备下几本权威的词典和百科书，把之前积累当中不够准确的精细化，记忆有误差的重新进行积累。假以时日，效果自然显著。
第二，积极阅读，同时尝试写作。至于读什么、写什么，不要带着太多的功利心态。最终，条条大路通罗马。在和词句亲密接触的过程中，语感和逻辑思维自然而然会培养成。有书本和键盘陪伴你的日子将裨益良多。
