既然任务太多而时间太少，那么就删掉点任务吧，只聚焦在那些重要的事情上！
小锤听到后，立刻跳起来：“什么？这怎么可以！它们每一件事都很重要啊！”
真的是这样吗？
你眼里觉得每一件事都很重要，很可能，是因为你还不知道什么才是重要的事情。
斯蒂芬·柯维在他的著作《高效人士的7个习惯》里提出了“要事第一”这个习惯。他告诉我们，想要提高工作效率，你首先要把事情按重要性和紧急程度分成“重要/不紧急，重要/紧急，不重要/紧急，不重要/不紧急”这四类。
然后，你每天需要用大部分的时间来做那些“重要/不紧急”的任务，这样“紧急”的任务就会越来越少，而不重要的任务可以授权他人或者直接放弃，这样你的效率就会大幅提升！这个叫做“时间管理优先矩阵”。
但现在很多人却说这个管理矩阵过时了，因为你并不知道重要的事情是什么，所以这种方式无效...
Emmmm...
这个就好比说，iPhone已经过时了，因为它太贵了，我买不起，而且有很多功能我也用不来，因此我觉得它没用...
但这并不是iPhone的问题啊，这是…我的问题。
并不是这个管理矩阵过时了，而是我们需要拥有“识别重要性”的能力。
那什么才是重要的事情呢？
具有累计效应的事情？对未来影响更深更远的事情？对其他任务有巨大影响的事情？
那这些事情是什么呢？
我们可以把所有的任务大致分成两类：一类叫做“建设类任务”，一类叫做“运营类任务”。（当然，还有一类叫做“结束类任务”，这里暂不做讨论）
一、建设类任务
所谓“建设类任务”就是指那些你要“开启/建造”某个“系统/项目”的任务。比如说，你要造一栋楼，那么“选址、买地、设计、建造、装修...”等等这些都是建设类任务。
建设的标的有很多，不仅可以是建设一栋楼，也可以是建设一个APP，建设一个团队，还可以是建设自己的知识体系，建设自己的家庭，建设自己的社交圈子等等...总之，它是你把一个东西从0到1打造出来的过程。
我们在之前讲角色化的时候提到过一本书：Jesse James Garrett的《用户体验要素》，它是讲怎么建设一个网站的，但我们可以把其中的核心框架（用户体验要素的5个层面）剥离出来，迁移到任何“建设类”的项目中，小到一篇文章，大到一栋大厦、一个软件系统，你都能通过这个框架，非常清晰的看到整个建设过程中各个任务的主次轻重之分。
这个核心框架从下到上分别是：
战略层：为什么要建设这个系统/项目，对方能获得什么，我能获得什么？也就是这个项目的战略定位，它为什么而存在？
范围层：在这个系统中需要包含哪些内容，要什么，不要什么？比如要建设一个游乐场，里面需要包含哪些设施？摩天轮、旋转木马、过山车、还有肯德基、冰激凌店、消防、巡警、急救中心...
结构层：有了这些内容，现在该如何把他们互相连接起来，组成一个完整的系统？这时候你就需要对整个系统进行功能布局、结构设计、动线规划等等...然后出设计图、施工图。
框架层：这里开始就是用户能直接感触到的部分，比如大楼的实体钢结构、水泥墙、楼道、水电消防...比如软件的界面布局、信息排列等等，这个层次相当于未装修的毛坯房。
表现层：最上方的这层是美化的部分，比如房屋的外墙设计、软装布置，软件的视觉样式等等，这是对方最能直观感受到的部分。
这个就是建设类任务的五个阶段。如果你面对的是建设类任务的话，首先应该意识到：建设任务无小事，任何阶段都应该非常专注，因为每一处细节都会影响最终的成败，一颗螺丝钉，就可能毁了整架飞机！
但其中的任务也是有先后轻重之分的，一颗坏螺丝所在的位置，带来的影响程度也是不同的：
这5个阶段逐级递进，先做好下面一层，上面一层才不会跑偏。比如你“结构层”里的设计图画好了，发现“范围层”里有些功能没加进去，或者“战略层”根本就定错了，那就得推导重来，甚至直接放弃...
因此，重要性也是越早的阶段越重要，比如“战略层”的重要程度就是五颗星，它是这里最重要的任务，甚至也是你所有任务中最重要的任务，它决定你要建什么，为什么要建这个，一旦战略层错了，后面的努力都是浪费精力，这个也是我们第25课重点讲的内容，好的开始是成功的一半；而“表现层”的重要程度就要低很多，样子好不好看直观感受最强烈，但对最终的成败影响却是最小的。
所以，当你遇到一个建设类任务时，你可以拿出这个框架来对照一下，你就能很快明确它们的重要程度，从而决定你对某个任务应有的投入度。比如：
小锤要和女友小美结婚，“筹备婚礼”就是一个建设类任务。
从什么都没有变成一场完美的婚礼。那小锤需要重点跟进的任务是什么？
首先是战略层：
也就是小锤，小美，双方家长这几个核心成员对婚礼的要求，比如婚礼的时间、地点、规模、预算；形式是中式还是西式？需要向来宾们展示一种什么样的氛围？带去什么样的感受？主题是浪漫感动，还是热辣激情？场面是尊贵奢华，还是低调朴实？…
这些看上去很虚，但他们却是整个婚礼的基石，如果在这个环节上大家达不成共识，后期就会有无止境的修改、返工，甚至争吵、伤心。
因此，平衡各方要求，对婚礼的定位达成共识是小锤最重要的任务。
然后是范围层：
为了实现“战略层”的这些要求，需要放入哪些“要素”？比如婚礼中需要包含哪些环节，需要哪些道具？需要找什么风格的司仪？需要请哪些亲朋好友？吃什么晚餐？配什么烟酒糖？等等…
这是小锤、小美其次重要的任务。
准备好了这2层，整个婚礼就不会跑偏，满分是100分，现在至少拿到了60分。如果时间充裕，小锤可以继续往上走深入各个细节，但现在时间有限，那么他就可以把剩下的三层分包出去，比如：
- 把“结构层”分包给婚庆总指挥，让他帮小锤把这些人、事、物串联起来，变成一个整体；
- 把“框架层”分包给司仪，让他把所有的环节串联起来，变成一台连贯的晚会；
- 把“表现层”分包给小美，让她来决定各个环节的服装配饰、舞台灯光、视频配乐；
这样，小锤在整个过程中需要参与的环节就会大大减少，却又能最大程度确保婚礼的质量。
一场完美的婚礼，即将上演…
二、运营类任务
我们在专栏第20课《如果你能穿越，现在会变得更好吗？》中讲到过“系统”和“系统性思维”的概念，你看的见的人、事、物叫做“要素”，但它们不是孤立存在于这个世上的，他们之间有一种看不见的“关系”把彼此连接在一起互相影响。把这些“要素”以一定的“关系”组合在一起，具有某一特定功能的“整体”，就叫做“系统”。
人体是一个系统，APP是一个系统，公司是一个系统，一幢办公大楼也是一个系统，建设类任务就是从0到1建设一个系统，而运营类任务就是要保证这个系统能正常甚至更好的运行。比如说APP上线后的技术维护、用户运营、营销推广...公司的日常管理，财务、人事、进销存…等等这些就是运营类任务。
那你该如何在这些多如牛毛的运营类任务中找出关键点呢？
他们看上去都稀松平常、杂乱无章，但其中就埋藏着一些对整个系统的未来能起到决定性作用的工作，想要找出这个关键点，你就需要先看到整个系统的全局。
这时候，你就需要拿起“系统性思维”这把思考利刃来进行一次解剖，比如把锤子奶茶店日常运营的主要部分简化成如下的一个系统图：
注：此处省略绘制步骤，关于“系统性思维”的具体方法了，请点击此处回顾专栏第20课。
有了系统图，那关键任务在哪呢？
1. 推动增强回路
一个以增长为目标的系统，首要任务是找到能推动增长的关键环节，比如这个奶茶店的核心目标是盈利，而盈利就需要不断增长的客户量，那么整个系统就应该围绕“客户量”这一关键变量来搭建，所有工作是围绕它来展开的。
那如何让一个变量在系统中不断增长呢？
你需要推动一个“增强回路”，增强回路就是一个系统中的A能增强B，而B又能反过来增强A，他们两者能形成一个互相增强的循环。
那在这个案例中，什么能与“客户量”形成增强回路？
是“宣传量”。
宣传量越大，奶茶店的知名度就越高，就会吸引越多的人来购买；而越多人购买，奶茶店的现金流就会变得越多，小锤就可以不断拿钱去做更多的宣传，这就形成了一个增强回路。
因此，小锤在运营类任务中的第一个关键任务就出现了，就是要重点去做那些能提高“宣传量”的工作，比如找中心化媒体投放广告，找网红自媒体做定向推荐，设计自传播活动让用户分享裂变等等...一圈圈持续推动这个增强回路。
全球第一大饮料公司“可口可乐”，能保持100多年兴盛不衰的核心秘密之一，就是永不停歇地投入大量的广告来推动这个增强回路，其发明人彭伯顿曾说：“如果我有25000美元，我愿意花24000美元来为可口可乐打广告，再用剩下的1000美元来进行生产。”
2. 消除风险因素
所谓风险因素，就是指会限制系统增长，或者导致一个负增长循环出现，甚至会让整个系统崩溃的因素。
比如刚才锤子奶茶店系统图里的风险因素就是“次品率”，次品率越高，用户口碑就越差，客户就会流失的越多。
如果对“风险因素”放任不管而继续增加宣传量或快速扩张，那么就会带来更多的负面评价，口碑进一步下跌，客户流失会更加严重；而客户量的减少，收入也会跟着跌，没钱打广告，知名度也会随之下降，这又导致新客的获取越来越难，收入继续锐减...进而走入一个恶性循环。
所以，运营类任务中第二重要的，是找出系统中的“风险因素”并想办法控制甚至消除，让系统至少可以正常运行而不至于崩溃。
比如，为了解决因“管理复杂度”增加而带来的“次品率”提升，小锤可以改变分店的经营模式，从加盟变成直管，甚至直营；强化品控，将奶茶的制作从依赖经验变成依赖流程，提供统一的原料供应，提前压缩好茶饮配方，设立严格的监管机制等等。
再比如，老化的煤气管道，积油的抽油烟机，损坏的电源电器等等...这些是消防的“风险因素”，如果放任不管就会越来越严重，最终酿成大祸。因此，日常排查的重要性要远远大于火灾来临时的紧急施救，等风险发生，整个系统会迅速崩塌，损失急速扩大，多年的心血付之一炬，届时再想挽回已杯水车薪，为时已晚。
短期成功靠增长，长期成功靠安全。
放入矩阵，精简任务
总结一下，有3类任务非常重要，你需要把它们从众多任务中挑选出来重点对待，成为你每天工作的重心，他们是：
第一，建设类任务。特别是前三层：战略层、范围层、结构层的任务，他们对系统的最终成败影响巨大；
第二，能推动增强回路的任务。这是你的核心推动力，它能让系统快速的发展；
第三，能消除风险因素的任务。比起救火更重要的是防火，不做防范，风险因素就会演化成真正的危机，让你苦心建起的大厦瞬间崩塌。
如果此时，你竟然发现自己手头并没有以上这三类任务，那你目前最重要的任务就是去找到它们：或去开启一个建设类任务；或去构建一个增强回路；或去寻找到可能的潜在风险...
好，知道了什么事情重要，你就可以应用“时间管理优先矩阵”来精简并管理自己的任务，把每天的注意力都聚焦在这些最重要的事情上了。
