当你的办公桌上乱七八糟、堆满了待复信件、报告和备忘录时，就会导致你慌乱、紧张、忧虑和烦恼。
良好的工作习惯之一：清理桌上所有文件，除非那些与手头所做工作有关的东西
芝加哥和西北铁路公司总裁罗兰·威廉斯说过：“那些桌上总是堆满东西的人会发现，如果你把桌上清理干净，只保留与手头工作有关的东西，这样会使你的工作进行得更加顺利，而且不会出错。我把这一点称为好管家，这也是迈向高效率的第一步。”
如果你到华盛顿的国会图书馆参观，就会看到天花板上有几个醒目的大字，那是诗人波普所写的：“秩序是天国的第一要律。”
秩序也应是商界和生活的第一要律。但事实果真如此吗？只要我们稍加留心就会发现，很多人的桌上老是堆满了文件和资料，其中有些东西一连几个星期也不曾看一眼。一位新奥尔良的报刊发行人告诉过我，他的秘书有一天为他清理办公桌的时候，终于找到了失踪两年的打字机。当你的办公桌上乱七八糟，堆满了待复信件、报告和备忘录时，就会导致你慌乱、紧张、忧虑和烦恼。更为严重的是，一个时常担忧万事待办却无暇办理的人，不仅会感到紧张劳累，而且会引发高血压、心脏病和胃溃疡。宾州大学药剂研究教授约翰·斯托克博士在美国药剂协会宣读过一份报告，题为《机能性神经衰弱所迸发的器官疾病——病人的心理状态需要什么？》，这份报告共列举了11种情形，其中第一项是：
“强迫性履行义务的感觉，没完没了的一大堆待办事项。”
但是，这种“没有止尽，做不完又必须做”的感觉，又怎么可能凭借清理桌面这样如此简单的方法而加以避免呢？对“连续不断的待办事件”，真的必须处理完毕吗？著名精神病医师威廉·萨德勒提起过这么一件事，他有一个病人，就是用这个简单方法免除了精神崩溃。
这位病人是芝加哥一家大公司的高级主管，第一次去见萨德勒的时候，整个人充满了紧张、焦虑和郁闷不乐。他工作繁忙，也知道自己状态不佳，但又不能停下来，他需要帮助。
“这位病人向我陈述病情的时候，电话铃响了，”萨德勒医师说道，“电话是医院打来的。”我丝毫没有拖延，马上作出了决定。只要有可能，我一向速战速决，马上解决问题。挂掉电话不一会儿，电话铃又响了，又是件急事，颇费了我一番唇舌去解释。接着，有位同事进来询问我有关一位重病患者的种种事项。等我说明完毕，我向这位病人道歉，让他久候了。而这位病人却精神愉快，脸上流露出一种特殊的表情。
“别道歉，医师。”这位病人说道，“在这10分钟里，我似乎明白自己什么地方不对劲了。我得回去改变一下工作习惯……但是，在我临去之前，可不可以看看您的办公桌？”萨德勒医生拉开桌子的抽屉，除了一些文具外，没有其他东西。
“告诉我，你要处理的事务资料都放在什么地方了？”病人问。
“都处理了。”萨德勒回答。
“那么，有待回复的信件呢？”
“都回复了，”萨德勒告诉他，“不积压信件是我的原则。我一收到信，便交代秘书处理。”
6个星期之后，这位公司主管邀请萨德勒到其办公室参观。令萨德勒吃惊的是，他也改变了——当然桌子也变了，他打开抽屉，里面没有任何待办文件。“6个星期以前，我有两间办公室，三张办公桌，”这位主管说道，
“到处堆满了有待处理的东西。直到跟你谈过之后，我一回来就清除了一货车的报告和旧文件。现在，我只留下一张办公桌，文件一来便当即处理妥当，不会再有堆积如山的待办事件让我紧张忧烦。最奇怪的是，我已不药自愈，再不觉得身体有什么毛病啦！”
前联邦最高法院院长查理·伊文斯·休奇斯说：“人不会因为过度劳累而死，却会因放荡和忧烦而去。”不错，放荡会消耗人的精力，而忧烦——因为这些人不曾把工作做完——确实为害最烈。
良好工作习惯之二：做事分清轻重缓急遍布全美的都市服务公司创始人亨利·杜赫提说过，人有两种能力是千金难求的无价之宝：一是思考能力；二是分清事情的轻重缓急，并妥当处理的能力。
白手起家的查尔斯·卢克曼经过12年的努力，被提升为派索公司总裁一职，年薪10万，另有上百万其他收入。他把成功归功于杜赫提谈到的两种能力。卢克曼说：“就记忆所及，我每天早晨5点起床，因为这一时刻我的思考力最好。我计划好当天要做的事，并按事情的轻重缓急做好安排。”
全美最成功的保险推销员之一弗兰克·贝特加，每天早晨还不到5点钟，便把当天要做的事安排好了——是在前一个晚上预备的——他定下每天要做的保险数额，如果没有完成，便加到第二天的数额上去，以后依此推算。
长期的经验告诉我，没有人能永远按照事情的轻重程度去做事。但我知道，按部就班地做事，总比想到什么就做什么要好得多。
假使萧伯纳没有为自己定下严格的规定，保持每天写出5页稿子的文字，他可能永远只是个银行出纳员。他度过了9年心碎的日子，9年总共才赚了30块钱稿费，平均每天才一分钱！由于他一直把写作当成最重要的事去做，终于成了世界著名的作家。就连漂流到荒岛上的鲁宾逊也不忘每天定下一个作息表呢！
良好工作习惯之三：碰到问题，当即解决。如果你有所事实，即刻作出决定，而非拖延。将问题搁置一旁，而不是马上解决或做出决定
已故的H·P·赫威尔是我以前的学员，后来成为美国钢铁公司董事会的董事之一。他告诉我，董事会开会常常拖拖拉拉，许多问题被提出来讨论，却很少作什么决定，以致大家得把一大堆报告带回家研究。
后来，赫威尔说服董事长作出了一个规定：一次只提一个问题，直到解决为止，决不拖延。表决之前或许需要研究其他资料，但为了让问题真正得以解决，除非前一个问题得到处置，否则不讨论第二个问题。这种办法果然奏效，备忘录上的有待处理的事项解决了，行事表上也不再排满有待处理的事务了。大家不必再抱一大堆资料回家，也不用被尚未解决的问题弄得惴惴不安了。
这不仅是美国钢铁公司董事会的好方法，也是你我适用的有效原则。
良好工作习惯之四：学会组织、授权与督导
在日常工作中，许多人常因不懂得授权他人，因而提早进入失败的坟墓。这些人事必躬亲，结果被那些烦琐细节所淹没，难怪他们常常感到匆忙、忧烦、急躁和紧张。我知道学会授权给别人是非常困难的，至少对我是这样。尽管如此，身为主管者还是得学会如何委派他人，否则永远免不了疲于奔命，因为你终究只是一个人！
一个大企业的高级主管，如果不懂得组织、授权与督导，通常在五六十岁即死于心脏疾病——这是长期紧张忧烦的结果。想要具体的例子吗？查看一下地方报纸的广告吧！
