我们在前面提到过，写作中表达的思想或者是行动性思想，或者是描述性思想，这些思想或者是告诉读者做某事，或者是告诉读者关于某事的情况。描述性思想通常可以用“原因”、“问题”或“结论”之类的单一名词表示。将此类思想分类的基础，是这些思想具有某种共性。
我们先回顾一下第6章“确定逻辑顺序”中介绍的关于分类的知识。当你说“该公司存在3个组织问题”之类的话时，实际上你是从该公司所有可能的组织问题中分出了一部分，如图7-9所示：
图7-9根据某一共同特点分类
因此，将这3个组织问题作为一类，本身并没有太大的意义。这只是思维过程中的第一步，列出一些可能值得思考的思想。我们要做的第二步，是通过找出这些思想之间的共同点，证明这些思想确实属于同一类，因而有理由将其与其他思想区分开。我们要做的第三步，是明确说明这些思想之间的共同点所具有的普遍意义，即要提出一个新的思想。至此，我们才能说完成了自己的思维过程。
许多商务公文的作者都止步于第一步，这也许是因为他们没有认识到第二步和第三步的重要性，但更有可能是因为从一系列思想中得出推论是一项艰难的工作。你必须做到以下几点：
· 找出将这些思想联系在一起的结构上的共性。
· 寻找这些思想间更密切的联系。
· 完成归纳跃进，概括出主题思想。
找出结构上的共性
如果某些思想具有某种共同的特点，这些思想就可以联系在一起。我们在第5章“演绎论证与归纳推理”中已经了解到，表达思想的语句必定有一个由主语和谓语组成的结构。因此，如果这些语句符合以下要求，就说明这—组思想具有某种共性：
· 针对同一类主语。
· 针对同一类谓语（动作或对象)。
· 具有同一类隐含的思想。
这里所说的“同一类”不是指完全相同，而是指属于同一范畴，或能够用同一个单一名词表示。
如果这组句子的主语完全相同，你就要找出谓语之间的共性；如果谓语的动作或对象完全相同，你就要找出主语之间的共性，如果主语和谓语都不相同，你就要找出其隐含的意义之间的共性。
找出语句之间的共性，尤其是当语句的用词比较正规时，可能比你想象的难得多，因为句子所用的语言可能妨碍你进行细致的思考。譬如，我们都看过关于“5个因素”、“7个主题”、“4个要点”、“7个习惯”之类的文章，可能很少对其这种说法提出疑问。实际上，我们应当透过语言的掩饰，看到其思想的本质结构。
例如，下面这篇文章的结构是我们经常看到的：
新的计划与控制体系具有4个特点:
这两组思想实际上是对原有思想又进行了一次分类。那么，为什么只有这两类问题，而不包括其他问题呢？这两组问题之间有什么共同点，从而使作者认为应当将其列在一起呢？也许是因为，这些问题都表明，该系统产生的信息对计划目的没有帮助。因此，作者应当得出的概括性思想应为：
目前建立的计划体系所产生的信息，对计划目的没有帮助。（为什么？）
· 或者所需信息不存在；
· 或者所需信息存在，但不充分。
确定了概括性思想之后，你就可以应用逻辑顺序的概念，检查该信息系统是否还有什么问题被作者遗漏了。譬如，此例中的作者也许可以再检查一下是否存在“所需信息存在，也很充分，但提交的格式不适当”之类的问题。
找到适当的概括性语句的主要价值，是可以帮助你发现自己的真实思想。概括性语句还可以提前把作者的思路告诉读者，使读者做好准备，以便更快地理解作者的思想，更有把握信任作者的思路。当然，如果你说明的问题没有遗漏之处，读者也不太可能质疑你的思路。总之，适当的概括性语句能够减少文章的枯燥感，增加阅读者的兴趣。
下面这段文字就比较枯燥乏味：
如您所知，我们的信息系统评估结果显示：
1. 您要求信息系统项目经理提供有关到期日期的信息，以不延误战略性业务项目。
2. 有些项目经理缺乏经验。
3. 信息系统允许错过预定日期，而不是用创造性的方法满足预定日期的要求。
4. 现有的系统开发方法、工具和技术不统一。
5. 项目经理们没有安装过如此大型、复杂的重要系统。
6. 项目经理接受的脱产或在职项目管理培训较少，实践经验有限。
7. 您的重要项目（如：集团及个人项目）的预算、时间和计划的要求都很高——在您的时间期限内完成工作可能有一定风险。
8. 现有的系统开发周期不支持快速应用开发、联合应用开发及原型开发等客户端或服务器端的开发技术。
按照我们的检查流程，可以很容易找出最核心的内容：
1. 需要到期日期信息
2. 项目经理经验不足
3. 错过日期的危险
4. 工具的使用不统一
5. 未做过如此大型的项目
6. 经验有限
7. 担心误期
8. 没有适用的工具
然后，无论你是否了解这一主题，你都可以将以上思想组织得更清楚、更有意义。
我们对贵公司信息系统部门的评估显示，贵公司的项目经理们有可能无法按预定日期完成工作。（3、7)
· 他们在此类项目上的经验有限。（2、6)
· 他们未安装过如此大型、复杂的系统。（5)
· 他们缺乏对所需方法、工具和技术的应用能力。（4、8)
在上面这些例子中，找到能够总结其下一个层次思想的概括性思想相对比较容易。但是，有时一些具有共性的句子所隐含的意义却难以被揭示出来。这时，就需要进行所谓的归纳跃进（inductive leap)，以便将其隐含的意义明确呈现出来。而想象该组思想之间关系的来源，则是为归纳跃进准备的“跳板”。
完成提炼总结概括的完整思考过程
以下是一名咨询顾问在一次说明会上，就是否应当进入汽车配件市场（火花塞、轮胎等)，提交给客户的说明材料的要点。
我们的结论：
1. 市场巨大，且正以较高的速度增长。
2. 配件市场有利可图。
3. 市场的主要特征显示，进入该市场有较大的障碍。
4. 总体趋势可喜，但由于一些不确定性，部分细分市场的前景尚不明确。
5. 总体上看，该市场有吸引力，但是也高度分散。
这些思想实际上可以分为两组：
· 有利因素：市场巨大、正在增长、有吸引力、有利可图、形势可喜。(1、2、4、5)
· 不利因素：进入市场的障碍较大、存在不确定性、市场分散。（3、4、5)
我们可以立刻总结出有利条件。显然，如果市场巨大、正在增长、且有利可图，那么肯定有吸引力。此外，形势可喜也说明该市场具有吸引力。我们先将这一有吸引力的市场想象成一个圆圈，如图7-10所示：
图7-10有吸引力的市场
不利因素概括起来就不太容易了。市场分散说明这个圆圈中必须分成若干部分。但是不确定性却使其中一些部分的前景不太明确，也就是说，有一些部分看上去必须与其他部分不同'，如下图所示。最后，由于还存在进入市场的障碍，我们在圆圈的前面画了一条线表示障碍。
现在，来看看图中的两个句子之间是否存在归纳性的关联。通过以上这种想象，我们能够得出什么结论呢？
· 只有部分细分市场具有吸引力。
· 这些细分市场将难以进入。
这两个句子之间是否存在归纳性的关系呢？“具有吸引力”和“难以进入”之间有没有共性？答案是没有。因此，如果这两个句子之间存在逻辑关系，这种逻辑关系只能是演绎性关系：
只有部分细分市场 → 这些市场将 → 因此，……
有吸引力难以进入
因此什么？这次推理无法得出结论。因此就算了？因此花大本钱也要进？还是因此要请我们制定一个谨慎的战略？这个例子再次说明，人们在难以得出明确结论的时候，很容易写一句“缺乏思想”的句子应付了事（如本例），而不是努力完成自己的思路。
有时你会遇到一些看上去像描述性，但实际上是行动性的思想。这时，你可以先认为它们具有某种共性而分为一组，然后，如果你能够想象出这些思想可以共同产生的结果，再将其转变为行动性语句。例如，假设你读到下面这些句子：
在资源分配过程中有4个需要管理的变量：
· 活动的顺序和时机
· 定义负责人的任务
· 定义对信息的需求（内容和形式）
· 决策过程
为什么只有这4个变量，而没有其他变量？这4个变量之间有哪些共同点，使作者把它们列在一起？如果你试图用更明确的语言表达这些思想，以找出其中的逻辑顺序，你就会发现原作者实际上谈论的是4个步骤，他的本意应该是这样：
在资源分配过程中的主要管理任务，就是使适当的人员及时、充分地参与工作。（如何做到？）
· 说明项目计划活动的顺序和时机。（1）
· 确定需要作出决策的问题。（2)
· 配置参与工作的人选。（4)
· 确定所需的信息。（3)
这并不是说描述性思想不能釆用时间顺序。例如，下面是关于某家企业销售方案的一些语句，我们可以用时间顺序重新整理：
我们的销售方案可以通过改善以下方面，向客户展现全新的形象：
1. 进行更有效的机会分析，以保证我们充分利用资源。
2. 协调各种方案，包括设计一个关于方案编制的单一质量工序、制订方案内容和形式的标准，以及建立一个连续提高质量的系统。
3. 尽量再利用方案信息。
4. 与整个企业及整个行业一起分享制订方案过程中的经验教训。
5. 使方案的准备更具成本效率。
6. 进一步缩短反应时间。
7. 将制订方案的过程作为关注客户需求的销售工具（而不是传递技术信息的机制）。
如果按照我们的标准检查过程（找出共同点、得出结论），我们可以将以上句子合并为3个句子，并按各个句子的行为发生的顺序排列。
我们的方案不是有效的销售工具：
1. 我们没有提供有说服力的信息。(1、4、7)
2. 我们没有使销售方案看上去很优秀。（2)
3. 我们制订方案的过程过长。（3、5、6)
在你准备费尽心思地概括出一句总结性的思想之前，我想先说明一点：你没有必要在通篇写作中，每次都非常严格地执行这一步骤。这并不是因为这样做没有用，而是因为你没有必要每次都使用非常精确的语言——读者都有一种将所获信息纳人其已有知识体系，进而理解和预测的倾向。因此，如果你确定你的推理过程是有效的，你也可以使用一个不是很精确的概括性语句。
如果我们做到下面几点，我们的销售方案就能够向客户展现我们全新的形象：
1. 提供更有说服力的信息。
2. 使方案看上去优秀。
3. 迅速完成方案。
从本章的讨论中，你可以了解到：不能简单地把一系列思想堆放在一起，并假定读者能够看出其中的意义。每一组思想都隐含着一个总结性的思想，这个思想能够呈现该组思想之间关系的本质。你应当首先使自己明确了解各组思想之间的关系，然后向读者指明这种关系。
进行任何一次分组时，都要问自己一个问题：“为什么我只列出了这些思想，而不列出其他思想？”对此的答案应当是：
· 这些思想都具有某种共性，而且是以这种方式相互关联的仅有的一些思想。
—在这种情况下，该组的概括性思想，应当是该组思想的共性所隐含的意义。
· 这些思想都是为实现某一结果而必须同时采取的行动。
—在这种情况下，该组的概括性思想，应当表明采取以上行动后产生的直接结果。
如果你按照这种方法，强迫自己认真思考和检查每一组思想，那么你向读者表达的思想将会非常清晰、明确、具体，而且你还有可能发现一些在此之前没有想到的有意义的思想。
