随着时间的推移，你构思过各种文章的序言。你也许发现，文章的序言具有某些共同的模式，你也可能发现，你写文章的目的通常是回答以下4类问题之一：
1. 我们应该做什么？
2. 我们应该如何做(将如何做/是如何做的)？
3. 我们是否应该这样做？
4. 为什么会发生这种情况？
多数文章的目的是告诉人们在某种情况下应采取什么行为。更多人关注将采取哪些行为，而很少有人想知道为什么发生了某种情况，除非这是一篇关于研究报告的最初发现的文章。
当然，你常用的文章模式取决于你工作的内容。下面我将逐个介绍在商务文章中最常见的4种模式：
1. 发出指示式(针对“我们应该做什么”或“我们应该如何做”等问句)
2. 请求支持式(针对“我们是否应该这样做”等问句)
3. 解释做法式(针对“我们应该如何做”等问句)
4. 比较选择式(针对“我们应该做什么”等问句)
发出指示式
“指示”是所有商业备忘录中最常见的一种，其目的是要求或告诉某人做某事。作者通常不是要提醒读者想起某个问题，而是要告诉他们某个问题。
举个例子，假设你准备召集销售人员开会，教给他们一种在连锁商店中 .管理货架的新方法。但是，为了收到更好的效果，你需要每一个销售人员，提供其所在地区一家存在问题的连锁店的有关信息。你该如何组织你的开场白呢？基本上是以这种方式开场：
· 背景(S)=我们打算在销售人员会议上教会你们管理货架的新方法。
· 冲突(C)=为了收到效果，需要你们提供你们所在地区一家存在问题的连锁店的有关信息。
· 疑问(Q)=我们如何向你提供信息？
也可以更简单地以这种方式呈现：
· 背景(S)=我们打算做X。
· 冲突(C)=需要你们做Y。
· 疑问(Q)=我们如何做Y?
在本例中，读者的疑问可能不会挑明，而是隐含的，因为按照作者的思路，并不一定要明确提出该疑问。但是，你在写出开场白前，必须为自己明确提出该疑问；否则，你就有可能无法确定文章将要回答的问题。
在本例中，读者的疑问是“如何提供信息”，而针对疑问词为“如何”的问句，回答必然是有关“步骤”。因此，你的文章结构会类似图4-5所示。还要注意的是:本例中的“冲突”和“答案”基本上是相互配对、正好相反的，“冲突”是引出“疑问”的前提，“答案”则是釆取措施后的效果，而这些措施必然能够解决以上“疑问”。
再举一个例子。假设你的企业有一个工作流程手册，各个部门都可以对其进行更新或增删，你希望确保各部门都以相同的方式更新手册：
· 背景(S)=我们有一个工作流程手册，任何违反工作流程手册的行为都可能损害公司利益。工作流程手册需要持续更新。
· 冲突(C)=为确保手册的兼容性，更新手册时必须遵循同一方式。
· 疑问(Q)=这个方式是什么？
在此例中，读者的疑问仍然是隐含的，而不是明确提出的。以上模式还可用更简单的方式表示：
· 背景(S)=你做X。
· 冲突(c)=必须按Y方式进行。
· 疑问(Q)=什么是Y方式？
背景=我们想教你一种商品展
图4-5将疑问强加给读者的发出指示式文章
请求支持式
另一类常见的备忘录是要求批准经费的申请。在此类备忘录中，读者的疑问必定是“我应该批准这一申请吗”，此类疑问通常也是隐含的。
要求批准经费的备忘录通常具有以下结构：
· 背景(S)=我们遇到了一个问题。
· 冲突(C)=我们的解决方案需要______美元经费。
· 疑问(Q)=我应该批准吗？
如果更详细一点，也可以这样表示：
· 背景(S)=正如您所知道的，在过去4年中，我们部门的业绩每年都增长了20%。但是，根据总部的规定，我们部门的员工编制一直为14人。这造成了员工必须超时工作、周末加班，但工作仍不断积压。
· 冲突(C)=目前我们部门积压的工作盤已经达到22周，这对任何机构来说都无法承受，我们已没有再增加工作时间的余地。通过研究，我们认为，购买一台价格为___美元的BM___既可以减少积压的工作量，又可以减少超时工作的次数。
· 疑问(Q)=我应该同意吗？
· 回答(M =我们请您尽快批准此申请。
为了使请求经费的申请得到支持，通常有3个(有时有4个)标准的理由：
您应当批准此申请，因为：
· 解决该问题刻不容缓；
· 此方案能够解决该问题(或者是：此方案是多种解决该问题方案中最好的一种)；
· 采用该方案后节约的成本(或其他合理的财务方式)将超过此方案支出的成本；
· 我们还可以得到其他好处。
以上第一要点详细说明了存在的问题，第二要点详细说明了解决方案。第三要点是通常的财务分析。第四要点有时可表示成“此方案还将创造新的业务机会”，但这一要点并不总是成立。不过，如果成立，就应该将这一要点包括在内。换句话说，你并不是要出于这一原因而釆用该方案，但在准备方案时，还是应当指出这一额外的好处。
图4-6是该文章基本的金字塔结构。
图4-6请求支持式文章的基本金字塔结构
解释做法式
经常地，尤其是在提供咨询时，你写作的目的是因为某人遇到了问题而你要告诉他如何解决这个问题，即向读者解释解决问题的方法。解释方法式文章的关键，要点结构是有关“步骤”，如图4-7所示：
图4-7解释做法式文章到关键句要点结构
根据你告诉读者的是如何做他们以前没有做过的事，还是如何正确地做他们正在做的事，文章序言的结构会略有不同。本书第2章列举的关于董事会作用的备忘录就是第一类的例子：
· 背景(S)=必须做X。
· 冲突(C)=还未做好做X的准备。
· 疑问(Q)=如何做好准备？
假设有一家企业的市场预测系统作出了错误的预测，他们希望你告诉他们如何使该系统作出正确的预测。那么其结构必然是：
· 背景(S)=你们目前的系统是X。
· 冲突(C)=该系统不能正常工作。
· 疑问(Q)=如何改进，使其正常工作？
在此例中，你的思路应当是首先列出该企业目前釆用的流程，如图4-8 所示，然后列出你认为正确的流程。两个流程之间的差异就能够告诉你文章的关键句要点应该怎么写。
我想强调一下，在你开始写作之前，在纸上列出两个流程进行对比是非常重要的。也许你认为，你都已经在这方面工作了很长时间，完全了解问题出在哪儿，但是，如果你不将这两个流程列出来进行比较，那么你遗漏某个重要因素的可能性就很大。
正因为我在这一类文章中发现过许多考虑不周全的例子，所以我才要特别强调。我在本书的附录2中对此还有更详细的说明。事实上，我们在第3章中提到的关于饮料公司大客户的备忘录就是一个典型的考虑不周全的例子。
建议结构
图4-8两个流程间的差异决定了关键句的要点
比较选择式
管理者们经常会要求下属就某一问题进行分析并提出解决方案，他们还经常加上一句：“再提出几个替代方案。”严格地说，如果你对问题作出了正确的界定，那么就根本没有什么替代方案。你建议的方案要么能够解决该问题，要么不能解决该问题。从这个意义上说，没有什么替代方案。在第8章我们将详细讨论问题的界定。
因此，管理人员的意思实际上是要求你“如果不能提出能够彻底解决我们所界定问题的方案，那么就对我们可以尝试的一些方案提出建议”。也就是说，在要求你写真正关于替代方案的备忘录之前，备忘录的读者肯定已经了解这些替代方案，可能这些替代方案还在企业内讨论过。在这种情况下，文章的序言就很容易写了：
· 背景(S)=我们希望做X。
· 冲突(C)=我们有各种不同的做X的方案。
· 疑问(Q)=哪一种方案最合理？
如果更详细些，也可以这样表示：
· 背景(S)=正如您所知，最近的一项评估认为，5-105马力发动机在低温下采油的效率最高，我们最大的客户因此提出要放弃我们的10马力发动机，改用其他公司的7*(3/4)马力发动机。
· 冲突(C)=我们有3种可能采取的措施： —将我们的马力发动机的价格降至7*(1/2)马力发动机的价格 —改进7*(1/2)马力发动机，使之达到7*(3/4)马力发动机的效能 —专门设计5-105马力发动机
· 疑问(Q)=哪一种方案最合理？
—旦你选择了某种方案，你通常可以用两种方法组织关键句要点，回答“为什么此方案优于其他方案”这个疑问。具体釆用哪种方法取决于你的分析结果。最好也最简单的方法是围绕评估的标准写关键句要点(如图4-9所示)：
图4-9围绕评估的标准写关键句要点
但是，问题在于方案C并不一定在所有3个标准上都优于方案A或方案B。这时，你只能通过说明所有可能的方案提出你的观点(如图4-10所示)：
图4-10通过说明所有可能的方案提出观点
也就是说，你需要说明选择方案C的主要原因，以及放弃方案A和方案B 的主要原因。
如果任何一种方案都无法达到你的目标，或者在事先没有可选方案的情况下，你无法提出能够达到所有目标的建议，那么这时的“疑问”要么是“哪一个”，要么是“我们应该做什么”，而对此的回答则应为(如图4-11所示)：
图4-11 对“疑问”的回答
注意，即使在这种情况下，你的文章也不是围绕解决问题的“替代方案写作的，而是围绕“替代目标”写作的，这两者之间有很大的区别。
