就信息时代的职场应该如何进行注意分配这一问题，格洛丽亚·马克（Gloria Mark）知道的比任何人都多。马克是美国加州大学欧文分校信息与计算机科学布伦学院的信息学教授，她研究了许多有效和无效的工作方式。在一群大学生的帮助下，她调查了员工的工作习惯，特别是信息从业人员的工作习惯。通过测量他们在每小时、每分钟、每秒钟内分心的次数，她发现现在的员工大约平均每3分钟转换一次任务。5通常这种转换不仅仅是从一个工作转换到另一个工作，有时也是工作背景或合作方式上的转变。一旦工作被打断，这些员工就需要25分钟才能回到他们原先的工作状态。6
信息产业的员工可能是一个极端的例子，但这正是她想说的。如果我们想去理解当代职场中人们是如何分配注意力的，那为什么不去了解一下信息时代的创造者是如何进行时间管理的？如果连他们都不能在同一任务上保持超过3分钟，其他人又怎么可能专注呢？生活在信息时代的人们是不是注定无法保持高效率的工作状态？这肯定是这个时代令人关心的焦点。
马克的研究不仅是为了测量多任务状况下的分心次数，更关注的是人们的注意力如何从一件事情转移到另一事情上。她发现，在现代这种快节奏、高科技、多任务处理、软件协作和信息密集型的工作场所，44%的工作不是被外在的东西而是被内在的东西所打断的，有将近一半的分心刺激来自我们的大脑。
这个现象非常有趣。仔细考虑一下，如果我觉得自己这一天的工作效率低，那么我可能会责怪电子邮件、电话和未经预约就闯入我办公室的同事，但是有一半的时间其实是我自己打断了自己，没有任何真正的外部分心源可以去责怪。不用任何外在刺激，思维就可以从一个工作漫游到另一个工作或某件非工作的事情上：上网、打游戏、检查社交网站页面、去走廊打水喝或者就是望着窗外发呆。7
比起那些认为互联网会“迫使”我们分心的观点，马克对不同形式注意力的强调更符合现代注意力科学。从生物学上讲，在大脑中不存在把注意力关闭的开关。相反，人类的注意力从小就被训练为朝一个方向。如果我们只关注一件事情，则不可能同时关注另一件，但是无论如何我们总是在注意某件事物。这种特点是大脑的构造所决定的。甚至在我们睡觉的时候，大脑对自己的思维也在保持关注。当清醒的时候，在任意一个时刻，我们会把注意力集中于某一事物，可能在幻想晚餐或沉浸在昨晚公牛队赢得篮球赛的画面中。15分钟的白日梦很快就过去了，因为我们完全沉浸其中。当我们非常专注的时候，时间在飞逝。然后，我们从白日梦中惊醒，看到距那可怕的截止时间又近了15分钟，开始暗骂自己的分心。
但是现在呢？我们可以把分心归罪于互联网了。但责怪技术实际上意味着我们习惯的活动方式，并不能以一种舒服和自动的方式服务于人们，但我们却需要它。当我们发现自己习惯的方式不像以前那样自然时，就开始责怪技术，因为我们还没有发展出新的习惯，让自己不需要集中注意力就能自然完成。变化总在发生并且也不可避免。当我们不能轻松地应对变化时，就责怪技术。就像注意力一样，只有成为问题时，才会被发现。
正是由于我们总是会对某些具体事情投以更多关注，所以需要设计一个合适的工作场所来帮助我们以有助于提高工作效率的方式来集中注意力，这种工作效率正是职场所提倡的。注意力或效率不是抽象的，就是指我们想要从办公室中得到什么，如何安排办公室来达到这个目标。
众所周知，人们在某些情境下集中注意力会更加容易或更加困难，一些工业心理学家曾研究过工作场所中的什么因素会致人分心。8由于很多时候思维都在自由地漫游，因此将外部刺激最小化是有意义的，这样我们才可能反思一些内在的诱因。基于这个原因，分析工业时代的工作习惯是如何被互联网所颠覆是非常有价值的。
目前工作场所的物理空间设计是为了应对19世纪末20世纪初的工作理念。正如我们在学校中测试一个学生是否成功的方式一样，当前的工作场所是分离了客体、科目、年龄水平、成就、能力、技能和任务的结果，把任务和工人分离开来，而没有使他们产生联结和合作。大部分工作场所都是一大块开放的场地，用墙或塑料板将其分割为不同的小隔间。即使在开放、自由流动的空间，桌子，包括桌子上大量的文件也通常是以直线摆放，以此创造出象征性的分割空间。
目前的工作场所中，时间也被人为地分割。工作日是预先安排好的。预先设定好的工作日是为了将工作时间与家庭、出游和娱乐的时间分开。9在学校和办公室，休息时间都是正式地与工作日中的工作时间分开，通常还规定一个工作日中有多少非工作时间可以分配，不管是由雇主还是由劳工联合会规定的，都是如此。这种开或关、工作或休息的二分法，在21世纪中仍然被大部分人所采用。连着网线的电脑却将这种二分法的规则破坏。当只需要点击鼠标，就可以从工作中摆脱，去聊天、购物或玩游戏时，谁不需要在工作中休息一小会儿呢？
当前这种由砖和混凝土构筑的工作场所是为了将外界的分心刺激最小化。在数码时代带来无限可能性的世界里，很少有企业反思过他们的办公机制和规则。不管是集体还是个体，即使我们工作做得非常出色，雇主也很难将生产率量化，如果使用以前的标准来测量的话就更加困难。在这个时代有许多工作已经无法量化了。
以电子邮件为例。不知道你的情况如何，我那颗热爱劳动的心不会因为在8小时工作时间内不断地处理电子邮件而自豪。一天回复30～100封电子邮件需要不断地切换注意焦点，会产生了管理专家所说的“心理附加费”，因为它要求不断调整注意中心和转换工作背景。每封电子邮件都有其独特风格和隐含的规则，都是一个小型的跨文化互动，需要管理学上所说的代码转换（codeswitching）。10
为了应对生活中如雪崩一样的信息，一些设计者正在设计一些数字工具来帮助我们管理由数字流带来的外部干扰。比如，一款叫“自由”的软件，由软件开发者和教育家弗雷德·斯塔茨曼（Fred Stutzman）所开发，它让你可以在特定的时间将互联网屏蔽。如果你需要在电脑上工作并且想在未来几个小时中只集中于屏幕上的工作，你可以通过设置“自由”来控制信息流。还有一款软件叫“罗克的焦点”（Rocket's Concentrate），售价是29美元，开启它后，你就只能打开那些你在工作中需要的软件。比如，有一项工作的截止时间即将来临，通过软件设置就可以屏蔽掉电子邮件，并禁止访问社交网络。
这些小工具可能对一些人来说非常有用，但我忍不住想到了马克的研究。如果我使用“自由”或“焦点”这样的软件，我得有多想知道那些我没看见的信息是什么？软件程序可能可以控制流入我电脑里的信息，但是他们无法控制住好奇心的产生和大脑中的焦虑。
我们需要的不仅是新的软件，而是重新设计工作场所的结构和规则。我们需要更多好的、有力的、实证的研究来弄清在现代的工作场所应该如何分配注意力及什么可以帮助控制注意力的转换。
这就是为什么我去求助阿萨·拉斯金（Aza Raskin）。他曾是摩斯拉（Mozilla）的用户体验负责人，现在是火狐浏览器的负责人。火狐浏览器的历史有点像《圣经》中大卫和歌利亚的故事。没有人会预期到一个开源的、众包的、合作式开发的浏览器会这么优秀，甚至打败“软件巨人”微软公司的IE浏览器。11
2009年我第一次碰到拉斯金，当时他是HASTAC–麦克阿瑟基金数字媒体和学习竞赛的决赛裁判。当时他二十四五岁，少年得志，是一个思想深刻、精力充沛的人，他想让数字时代的工作场所变成一个能让所有人都更加快乐的地方。由于他在人机交互方面的专业知识，他有点担心那些关于应该或者不应该分配注意，或者怎么分配注意的论调。他的工作是在人们能力与电脑设计之间找到更好、更有效的交互方式。他没有不断地说应该做，而是非常努力地用实际行动来做到这一点。
拉斯金现在的工作是改进电脑上难以处理的标签系统。他通过追踪数百万用户在一天所产生信息来收集数据，这些数据显示我们越来越依赖于标签而不是收藏夹里的书签，但是标签系统一片混乱。如果只有8～10个标签还可以，超过这个数目之后，标签就与页面脱节，以文本为基础的架构不能帮助我们记住已经打开的内容。拉斯金认为，很明显，标准电脑的产品设计已经跟不上用户的使用方式了。为了完成工作我们不得不挑战机器的极限。
拉斯金的工作就是去掉这些限制。他希望能找到一些途径，让互联网帮助我们有效完成工作，甚至如他所说的“快乐地完成工作”。我觉得他认为两者之间并没有什么区别，因为在前面我们已经看到了，认知科学已经表明如果在某件事情上做得更好，会让我们更加快乐，这从情绪上给我们以奖励，带给我们满足的感受。因此，他要挑战的是让互联网更加好玩，从而让我们更加高效。
拉斯金鄙视那种认为多任务处理是新鲜事情的观点。用电脑工作并不比传统方式需要更多地多任务处理，比如用套索套住一只受伤的公牛，在严重雷暴天气下修理电线，在照看一个婴儿和一个刚学会走路的小孩时做晚餐。很难想象这些工作怎么可以被看作是“单任务”的。
当身边发生多件重要的事情时，注意力会被分散，这就是注意力工作的方式。拉斯金以寻找最佳方式来最大程度地利用认知能力和日常习惯为己任。因为认知能力和日常习惯已经存在，是可供我们自由使用的工具，也是他和团队可以着手改进的地方。
他正在收集数据，同时进行试验，想要找到可以通过视觉和其他感觉来保持专注的线索。如果标签不是一串文字，而是以声音、颜色、图标徽章的形式呢？拉斯金正在研究的是我们在现实中使用电脑的方式，因为人类其实并不了解自己所做的，就像在注意盲视实验中看到的那样。除非有心理学家或人口学家的记录，大部分人都不能以局外人的角度发现有什么方式可以让我们最高效。如果放任自由的话，我们会倾向于用最轻松的方法工作，这意味我们会停留在当前舒适的行为模式中，即使这些行为从长远来看并不好。他坚信，交互设计师需要在思考互联网如何帮助我们更聪明的问题上变得更加聪明一些。
这引发了一个新问题：不管是从3.6亿火狐用户那里收集数据，还是管理自己的工作场所，这些想改造互联网让生活更轻松的人是如何组织他们自己的工作信息流的？
我从其他朋友那里也听到过拉斯金管理电脑的小技巧。他将工作分给两台不同的电脑，并把这两台电脑并排摆放相隔较小但有意义的距离，每台电脑有自己的功能。他坚持认为让一个机器完成所有的功能并不符合人类大脑。就像使用一台传统的打字机，里面每次只有一张纸，不管我们是否乐意，打字机控制着我们的工作流程。可能未来的电脑会具备多重功能。然而现在，拉斯金使用两台电脑，每一台都承载着被预先安排好的使命。
拉斯金对工作的分类没有基于功能标准划分，而是把他要注意的东西按等级进行整理。他用主要的电脑来进行主要的项目，这些项目是他希望在一天中集中注意力进行的。这是第一原则，他得确定自己需要在这台主要的电脑上得到什么结果，直到完成之后才离开。这个工作可能是正在写的代码、处理中或分析中的数据、实验的结果、修改一篇署名的科学论文。除此以外没有任何事情是在这台电脑上处理的。与主电脑相邻的，是一台完全不同功能的电脑，它将拉斯金与世界相连，包括工作邮件、网络社交活动等。如果他需要从编程中离开，他只需转动身体转向另一台电脑。
拉斯金强调的是，这个方法看似简单，但简单的就是好用的。这对他来说是一种理想的方法。这种简单的分工背后有着大量关于大脑和生理的相关研究。他提到，每次转身的动作，实际上他都会移动一下他的椅子和身体，他迫使自己在身体上进行运动，改变姿势。这个转换既是身体上的，也是心理上的。可能他要在非主电脑上花25分钟的时间，但是通过把主要电脑和主要任务放在自己视野边缘的方法，当他回到主任务时，正好可以回到原来的工作上，就像没有被打断一样。
“我仍然在进行多任务处理，”他说，“但是在我的大脑中有很清楚的等级划分，在主电脑上的任务是重要的，然后在另一台电脑上所进行的每件事都是为了那个不变的主要任务。这个很有帮助。”
拉斯金的方法不止如此，他还有另一台电脑是放在房间里有一定距离的地方，甚至在客厅中，这需要他离开桌椅。他把所有可能诱惑他的有趣事情保留在一天中特定的时间里。他的博客和推特在那里，他的个人邮件、喜欢的在线或单机游戏、社交网络等都在那里。要享受这些好玩的东西，就必须站起来走过去。“从人体工程学的角度讲，这非常重要，我让那些诱惑变成对身体有益的事情。当我再回到工作中时，身体姿势的变换有助于保持思维敏捷”。
他在用来娱乐的电脑上也写了一个程序来提醒自己回到主要工作中。一个待办事项列表会自动地更新并且弹出，这也只会在他使用那些耽搁时间的网站时弹出，而不会在他进行有效的工作时弹出。比如，在他欢乐地发完推特10分钟后，一条信息会弹出提醒他必须在下午6点之前将新的程序发给他在多伦多或多哈的助理。因为在你享乐的时候，时间总是飞逝，所以程序会提醒他已经过去了多长时间及待完成工作的截止日期。
拉斯金最近又想出了一个更加巧妙的方法来控制拖延。他编写了一个非常有趣的网站，在这个网站上停留的时间越长，网站就会变得越慢，就像网速不好一样，而且画面上的斑点会越来越多。这种方法将拉斯金从拖延中解脱出来！以上无疑都是用来解决当代工作场所中困境的绝妙方法。与拉斯金做的其他事情一样，不管是训练自己的工作习惯，还是其他人的，他的座右铭是“简化”。
换句话说，拉斯金不仅仅是一个软件开发者。他还为人机之间的交互模式提供了更好的方案。正如我们亲自经历的，互联网与传统计算工具的主要差别在于互动性，拉斯金相信从根本上讲互联网就是我们所有人一起制造出来的。我们不必变成机器人，机器由人类操控。这是一个网络开源的时代，网络就是我们每个人！
但并非所有人都像拉斯金那样，有多台电脑可供使用，但每个人都可以根据自己的需要将工作和娱乐分开。我敢说，如果消费者关注这种区分功能的软件，电脑行业将在几年之内提供给用户们多种更加便捷的方式来实现这种区分，它们会适用于不同风格的注意模式、不同特点的工作内容，甚至可能有的软件会让你停止工作去饮水机旁休息15分钟。
在目前这个转换的阶段，当我们还没有发展出新的习惯时，在新颖灵活的工作情境下，认识到自己分配注意的方式，并将工作流程与这种方式进行匹配是非常关键的。现在，我们在家工作的时间越来越长，没有经理监督并指示工作内容的情况也日益增加，该如何进行合理的注意分配呢？
对我的一个朋友来说，幽默很重要。约在6个月前，他购买了一个造型奇怪的菲力猫厨房计时器，并且把它带到他在高科技公司的办公室里去，就放在鼠标旁边。当有一个项目快要截止的时候，他早上的第一个任务就是将这个计时器设置为60分钟或90分钟的倒计时，然后投入工作，直到菲力猫开始大笑并摇动手臂，整个钟不停地抖动。这是在提醒他要思考一下工作完成的进度如何。他用去拿一杯咖啡的时间来进行反思，边喝咖啡，边在整幢楼里转转。当他回到办公桌前的时候，他决定是否再次设置一下菲力猫计时器。如果项目完成了，他就打开邮箱，准备将文件发给合作者。然后闹钟指针滴答前行，他又给自己设置了邮件时间，直到午餐。如此反复。
拉斯金比我那位幽默的朋友以一种更加复杂的方式来与电脑互动，但是他们的核心是一样的，即认识到我们是有身体的人，而不是只有大脑、眼睛和用来敲键盘的手指。由于电脑是从打字机进化而来，所以目前的信息是由文字主导的，但是拉斯金从未忘记人是一个整体，这就是为什么他设计了强迫自己移动、转身及其他让身体参与到注意力切换中去的办公方案。有人可能认为声音会对注意力切换更有帮助，将不同的主题音乐分配给不同的任务，每个任务完成后都可以享受音乐。还有的人可能会使用标记，就像游戏玩家赢得挑战之后获得的徽章一样，也是一种非常有效的记录进展的方法。还有颜色，我们要思考是能理解17种颜色的意义，还是被彩虹般的颜色弄得更加困惑。
这个问题还没有得到解答，但关键是拉斯金从这个角度来提出问题。他没有使用那些20世纪的测量方法来告诉我们应该如何使用21世纪的办公室。那种办公室已不符合我们大脑思考的方式，甚至电脑本身也是如此。桌面工作这种陈旧的工作方式并不擅长利用互联网的核心价值：互动、合作、个性化、交融、迭代和再次迭代。
“我们总以为一个错误的问题在有了一个正确的答案时，才算是解决了这个问题。”拉斯金说。他在忘却方面做得非常好，他将其称为启发。记住，摩斯拉建立在开源、众包的模式下，这意味着，如果你在第一次做某件事时出错，请不必沮丧，因为你正在接受挑战。当你做对的时候，你就升级到下一关了。开源就像一种游戏机制，它诱惑每一个人来玩，这样他们就可以一起到下一关。如果最终的产品是非常诱人的，过程是令人兴奋的，那每个人都会加入，不仅仅是解决当前的问题，也是去扩展从而解决更加复杂的问题。火狐就是这样诞生的。
“你不可能通过建设铁路来让大家对乘火车感兴趣，”拉斯金说，“你也不可能告诉他们必须坐火车。你得把火车开往他们最想去的地方。然后你建造前100千米的铁轨，邀请他们一起建设后面的路程。”
这有点像吸引你离开桌子去娱乐的电脑，强迫你在走过去的路上拉伸筋骨。很简单，但也很吸引人。这些原则就是拉斯金的基本原则。他甚至称自己为“耀眼小玩意儿”的制造者。他相信简单、有吸引力的东西可以把我们在数字时代的办公室变成一个充满可能性和创造性的地方，而不是焦虑和限制的来源。这种想法真的与许多办公室使人分心、困惑的焦虑式论调完全相反。
阿萨·拉斯金生于1984年，而且他的父亲杰夫·拉斯金（Jef Raskin）1979年就在苹果公司的Macintosh项目工作，其论文《百万人的电脑》（Computers by the Millions）是对个人电脑的早期展望之一。12可见，阿萨·拉斯金在成长中就受影响且认定了未来的办公室应该是一个吸引人的、简单的地方。
我们这些在1984年以前出生的人怎么办呢？我们并没有在一个由互联网组成的无缝的、连续的互动世界中成长。许多人并不是“百万人的电脑”中的一人，他们将数字化的办公室看作是一团糟，将电脑看作是把我们从商业工作中吸引走的诱惑。坦白地说，很少有人有能力获得两台电脑来帮助我们实现理想的工作条件。
我并不想驱散我们的焦虑。正如任何一个真正理解弗洛伊德的学生都会说的，除非你知道焦虑的原因，否则不可能为它找到治疗方法。我们大部分人需要治疗方法。在劳动速率加快与多任务处理和分心“问题”的双重束缚下，劳动者已经失去对理想工作的展望。
从历史的角度来看这个问题的根源，很容易看清。我们把工业时代的工作场所设计沿用到了21世纪。我们继承的是为砖瓦匠所设计的企业文化，而不是为信息工人所设计的，这种注意模式让思维只集中于一个任务。这就让格洛丽亚·马克和其他人要求我们注意的监控、时间、测量和对效率的评估变得非常有意义。
