习惯79：将纸质文件扫描储存
类型：分而治之的习惯
最佳完成时间：任何时间
执行频率：每日或每周
优点：将纸质文件储存在我之前所说的档案柜中并没错。但是，如果只储存复印件，一旦遭受火灾或水灾，便有永远丢失的风险。如果你经常要处理重要文件，那么你应该考虑将这些文件扫描并储存在云端服务器中。
内容：首先，我建议你选择高速扫描仪。我喜欢这种扫描仪，因为它不用每次只复印一张，而是处理数张。另外，每个文档都可以进行搜索，这就意味着你可以用关键词或标签快速检索。
其次，扫描这些文件后，你可以将它们储存到云端服务器中。这些云服务器能够使你无论身在何处，都能够获取所有重要纸质文件。
最后，如果你的纸质文件较多，或者你正在建立电子归档系统，那么这是个大项目，可能需要花费一天时间。但是，你也可以将其当作分而治之的习惯，每天花 5~10分钟扫描文件。如果你将这些任务分成很多小块去完成，这一任务便不再枯燥单一。
建议按照下列流程扫描文档：
· 确保经常将重要文件复印储存，如纳税申报单、结婚证明、出生证明、社会保险信息、投资文件和遗嘱。
· 使用快速扫描仪扫描文件。根据你所使用的扫描类型和所需扫描的文件数量，这一任务的时长从几天到一个月不等。只需坚持到所有文档都扫描完毕即可。
· 使用标准命名规则，这样便可以轻松地找到这些文件。你可以将这些文件以收到的日期命名，如“好市多-收据-2-7-2017”。
你不必在自己周围摆满文件柜。相反，你可以在收到时，将文件扫描并储存起来。这不仅能够使你的工作环境保持整洁，并且也能让你快速找到你所需的文件。
