习惯78：整理分散的文件
类型：分而治之的习惯
最佳完成时间：任何时间
执行频率：每日或每周
优点：你很容易发现自己每天被一堆杂乱的文件所包围，如票据、杂志、垃圾邮件和重要文件。这就会产生一个问题：当你需要找某些文件时，你就会在将这一堆乱糟糟的文件分类上浪费很多时间。如果你想要改善自己归整物品的习惯，那么你需要每天将纸质文件整合起来或者每周结束时专门安排一段时间整理。
内容：首先你应该建立一个基本的归档体系来管理你的纸质文件。（下面我会对你家庭办公室用到的18种文件进行归类。）
接下来，你需要将下列文件分为几个主要的类别。
1.法律记录：
· 出生证。
· 社保卡。
· 护照。
· 房产证。
· 汽车所有权证明。
· 遗嘱。
2.财务记录：
· 贷款记录。
· 租赁记录。
· 银行记录。
· 信用卡账单。
· 投资记录。
· 纳税申报单。
· 收入和消费记录。
3.保险记录：
· 医疗记录。
· 汽车险、人寿险和家庭保险。
4.其他记录：
· 主要购物/修理单。
· 质保单。
· 使用说明。
· 教育记录。
· 任职记录。
文书工作的黄金法则（或者至少涉及政府文件时）就是将纸质文件保存7年。不论你是否遵从这一建议，你也应该至少将去年的文件放入盒子中储藏，至少保存数年时间。
最后，当将所有文件归档后，你应该在归类时遵守以下5个步骤：
1.将账单（或其他需要回执的纸质文件）放入你每周都会处理的文件夹中。
2.将所有重要文件归入指定文件夹中。
3.为你感兴趣的广告或优惠券指定一个文件夹。将其置入文件夹内，每个月查看1~2次。
4.清理广告、信用卡办理广告和其他垃圾邮件，或者将其放入提醒你清理的文件中（见习惯17）。
5.阅读贺卡和个人信件。将它们放在需要回复之处并保存好。
做到这些并不难。关键在于每周或每天定期归置。只需按照我列出的5步法即可根除这一问题。
